Pour optimiser les process métier de gestion des ressources humaines, les entreprises peuvent difficilement se passer aujourd’hui de la mise en place d’un projet SIRH (système d’information pour la gestion des ressources humaines). Il désigne, en entreprise, l’ensemble des processus numériques et solutions logicielles. Ils permettent d’optimiser, de gérer et de suivre la performance des ressources humaines. Pour garantir les meilleurs résultats, le projet SIRH doit faire l’objet d’une organisation méthodique prenant en compte les besoins réels de gestion des ressources humaines. Comment réussir la gestion du projet SIRH de votre entreprise ?
Comprendre l’importance du projet SIRH
Aujourd’hui, la transformation digitale et l’amélioration de l’expérience de travail des collaborateurs sont des impératifs pour l’amélioration de la performance en entreprise. Mettre en place un projet SIRH cohérent permet d’automatiser, de simplifier, d’homogénéiser et de fluidifier tous les processus RH de l’entreprise. Le chef de projet SIRH se charge de trouver et déployer les logiciels qui répondent réellement aux besoins de l’entreprise en matière de gestion de la paie, de gestion du recrutement, de pilotage des équipes, etc. La gestion de la mobilité interne et de la formation continue peut aussi être informatisée.
Un logiciel RH aide aussi le salarié à profiter d’un espace digital sécurisé pour centraliser et accéder en temps réel à ses données professionnelles confidentielles. Ces informations concernent divers process métier :
- formation continue,
- contrats de service,
- gestion de la paie,
- gestion des absences, etc.
La mise en place d’un projet SIRH cherche ainsi à réduire la sollicitation du service RH par les employés. Vous devez aussi réduire la production des démarches administratives importantes pour la gestion des ressources humaines. Le SIRH vous permet aussi de respecter toutes les obligations légales prévues dans le Code du travail en ce qui concerne le traitement des salariés.
Stratégies pour réussir votre projet SIRH
Pour réussir un projet SIRH, l’initiative doit être entièrement soutenue par l’équipe dirigeante de l’entreprise. Cela facilite la mise à disposition du financement pour déployer les meilleures solutions. Vous devez également obtenir l’adhésion et l’implication sans faille des syndicats des travailleurs, de la DRH et de la DSI pour porter ensemble le projet. Chaque acteur doit connaitre précisément les avantages de l’adoption d’un SIRH performant pour l’évolution de chaque poste et la performance de votre entreprise.
Le plus important reste de trouver un responsable sérieux et compétent pour conduire l’élaboration, la gestion et le suivi-évaluation du projet SIRH. Votre entreprise a principalement deux choix ici pour optimiser la gestion des ressources humaines. Vous pouvez désigner un chef de projet SIRH appartenant soit à la direction des ressources humaines, soit à la direction des systèmes d’information. Le chef de projet désigné en interne peut suivre une formation auprès d’un organisme agréé pour compléter ses compétences et connaissances en matière de gestion des systèmes d’information RH.
Si vous sollicitez les services d’un consultant indépendant SIRH, vous devez minutieusement analyser les expériences de travail, sa réputation et son niveau de formation. Idéalement, ce consultant doit maitriser l’environnement opérationnel et les perspectives d’évolution pour une entreprise de votre taille et de votre secteur d’activité.
Les étapes essentielles d’un projet SIRH
Pour parvenir à autonomiser vos collaborateurs et à libérer les équipes RH des tâches de gestion chronophages, aucune étape du projet SIRH ne s’aborde à la légère. Le chef de projet s’assure de l’organisation harmonieuse des moyens humains, financiers et techniques pour l’atteinte des résultats.
La définition de besoins de l’entreprise
Vous devez délimiter le périmètre du projet pour aboutir à la rédaction du cahier des charges pour l’implémentation du système d’information des ressources humaines. En concertation avec les acteurs concernés, le chef de projet SIRH devra identifier les enjeux, les risques et les bénéfices attendus de l’initiative. Vous devrez réaliser un audit des outils numériques RH et des processus RH déjà mis en place.
Cela permet de trouver des pistes d’amélioration pour gérer la paie, le recrutement, les notes de frais, les entretiens, les plannings d’activité, etc. Le cahier des charges du projet SIRH prendra en compte les objectifs de mise en place du projet, le budget, les améliorations souhaitées, les évolutions à prévoir, les délais de déploiement, etc.
Le choix du logiciel de gestion RH
Le chef de projet SIRH se base sur les besoins et attentes des futurs utilisateurs pour choisir la solution dotée des meilleures fonctionnalités. Votre système d’information doit pouvoir s’adapter à l’évolution des règlements de travail et des besoins métier. Vous devrez choisir un logiciel RH accessible depuis tous les supports informatiques. Il doit pouvoir se déployer facilement et s’intégrer aux outils existants.
L’éditeur du logiciel doit enfin offrir un support efficace pour faciliter l’utilisation continue de sa solution. Le consultant SIRH gère le paramétrage de votre solution RH et la réalisation des tests unitaires, l’étape des tests du logiciel dans votre environnement de travail et enfin l’étape de mise en production et exploitation de la solution.
La conduite du changement
Avant, pendant et après le déploiement du SIRH, vous devez rassurer les salariés ayant des réticences par rapport à la numérisation des process RH. Il s’agira de fournir un accompagnement personnalisé à chaque salarié pour surmonter les difficultés techniques dans l’utilisation des nouvelles solutions. L’accompagnement doit être quotidien pour répondre aux questions, recueillir les feedbacks sur l’utilisation des solutions et réaliser les mises à jour nécessaires sur l’outil.
Des formations intensives personnalisées peuvent être nécessaires pour faciliter la prise en main complète et efficace des nouveaux outils RH. L’usage d’une solution web efficace comme Lemon Learning permet d’intégrer directement des guides interactifs et des tutoriels contextuels dans les logiciels pour faciliter l’apprentissage.
Maximiser les bénéfices du projet SIRH
Pour maximiser les bénéfices du projet SIRH, vous devez obtenir l’engagement des équipes sur le long terme. Sollicitez régulièrement les avis des utilisateurs pour faire des réajustements constructifs et fédérateurs sur le projet de système d’information. Dans une logique d’amélioration continue, vous devrez définir des indicateurs clés de performance (KPI) pour analyser progressivement les résultats et impacts du projet.
Pour réussir un projet SIRH, vous devez impliquer l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise à chaque étape du processus. Le chef de projet SIRH doit pouvoir recenser précisément les besoins et objectifs métier à chaque étape. Il pourra alors proposer des solutions économiques et efficaces pour l’atteinte des objectifs d’optimisation de la gestion des ressources humaines.
