Guía completa para tu proyecto SIRH

Para optimizar los procesos de negocio de gestión de recursos humanos, las empresas difícilmente pueden prescindir hoy en día de la implantación de un proyecto SIRH (sistema de información para la gestión de recursos humanos). Este designa, en la empresa, el conjunto de procesos digitales y soluciones de software. Permiten optimizar, gestionar y hacer seguimiento del rendimiento de los recursos humanos. Para garantizar los mejores resultados, el proyecto SIRH debe ser objeto de una organización metódica que tenga en cuenta las necesidades reales de gestión de los recursos humanos. ¿Cómo llevar a cabo con éxito la gestión del proyecto SIRH de su empresa?

Comprender la importancia del proyecto SIRH

Hoy en día, la transformación digital y la mejora de la experiencia laboral de los colaboradores son imperativos para la mejora del rendimiento en la empresa. Implantar un proyecto SIRH coherente permite automatizar, simplificar, homogeneizar y agilizar todos los procesos de RRHH de la empresa. El responsable del proyecto SIRH se encarga de encontrar e implementar los programas informáticos que respondan realmente a las necesidades de la empresa en materia de gestión de nóminas, gestión del reclutamiento, dirección de equipos, etc. La gestión de la movilidad interna y de la formación continua también puede informatizarse.

Un software de RRHH también ayuda al empleado a disponer de un espacio digital seguro para centralizar y acceder en tiempo real a sus datos profesionales confidenciales. Esta información concierne a diversos procesos de negocio:

• formación continua,
• contratos de servicio,
• gestión de nóminas,
• gestión de ausencias, etc.

La implantación de un proyecto SIRH busca así reducir las solicitudes al departamento de RRHH por parte de los empleados. También debe reducir la generación de trámites administrativos importantes para la gestión de los recursos humanos. El SIRH también le permite cumplir con todas las obligaciones legales previstas en el Estatuto de los Trabajadores en lo que respecta al trato de los empleados.

Estrategias para llevar a cabo con éxito su proyecto SIRH

Para llevar a cabo con éxito un proyecto SIRH, la iniciativa debe contar con el pleno respaldo del equipo directivo de la empresa. Esto facilita la disponibilidad de financiación para implementar las mejores soluciones. También debe obtener la adhesión y la implicación incondicional de los sindicatos de trabajadores, de la DRH y de la DSI para impulsar juntos el proyecto. Cada actor debe conocer con precisión las ventajas de la adopción de un SIRH eficaz para la evolución de cada puesto y el rendimiento de su empresa.

Lo más importante sigue siendo encontrar un responsable serio y competente para dirigir la elaboración, la gestión y el seguimiento-evaluación del proyecto SIRH. Su empresa tiene principalmente dos opciones aquí para optimizar la gestión de los recursos humanos. Puede designar un responsable del proyecto SIRH perteneciente bien a la dirección de recursos humanos, bien a la dirección de sistemas de información. El responsable del proyecto designado internamente puede seguir una formación en un organismo acreditado para completar sus competencias y conocimientos en materia de gestión de los sistemas de información de RRHH.

Si solicita los servicios de un consultor independiente SIRH, debe analizar minuciosamente sus experiencias laborales, su reputación y su nivel de formación. Idealmente, este consultor debe dominar el entorno operativo y las perspectivas de evolución para una empresa de su tamaño y sector de actividad.

Las etapas esenciales de un proyecto SIRH

Para lograr que sus colaboradores sean autónomos y liberar a los equipos de RRHH de las tareas de gestión que consumen mucho tiempo, ninguna etapa del proyecto SIRH debe abordarse a la ligera. El responsable del proyecto garantiza la organización armoniosa de los medios humanos, financieros y técnicos para la consecución de los resultados.

La definición de necesidades de la empresa

Debe delimitar el alcance del proyecto para llegar a la redacción del pliego de condiciones para la implementación del sistema de información de recursos humanos. En concertación con los actores implicados, el jefe de proyecto SIRH deberá identificar los retos, los riesgos y los beneficios esperados de la iniciativa. Deberá realizar una auditoría de las herramientas digitales de RRHH y de los procesos de RRHH ya implantados.

Esto permite encontrar vías de mejora para gestionar la nómina, la contratación, los gastos, las entrevistas, los calendarios de actividad, etc. El pliego de condiciones del proyecto SIRH tendrá en cuenta los objetivos de implantación del proyecto, el presupuesto, las mejoras deseadas, las evoluciones previstas, los plazos de despliegue, etc.

La elección del software de gestión de RRHH

El jefe de proyecto SIRH se basa en las necesidades y expectativas de los futuros usuarios para elegir la solución dotada de las mejores funcionalidades. Su sistema de información debe poder adaptarse a la evolución de la normativa laboral y de las necesidades del negocio. Deberá elegir un software de RRHH accesible desde todos los soportes informáticos. Debe poder desplegarse fácilmente e integrarse con las herramientas existentes.

El editor del software debe ofrecer además un soporte eficaz para facilitar el uso continuo de su solución. El consultor SIRH gestiona la configuración de su solución de RRHH y la realización de las pruebas unitarias, la etapa de pruebas del software en su entorno de trabajo y, por último, la etapa de puesta en producción y explotación de la solución.

La gestión del cambio

Antes, durante y después del despliegue del SIRH, debe tranquilizar a los empleados que muestran reticencias respecto a la digitalización de los procesos de RRHH. Se trata de proporcionar un acompañamiento personalizado a cada empleado para superar las dificultades técnicas en el uso de las nuevas soluciones. El acompañamiento debe ser diario para responder a las preguntas, recoger los comentarios sobre el uso de las soluciones y realizar las actualizaciones necesarias en la herramienta.

Pueden ser necesarias formaciones intensivas personalizadas para facilitar el manejo completo y eficaz de las nuevas herramientas de RRHH. El uso de una solución web eficaz como Lemon Learning permite integrar directamente guías interactivas y tutoriales contextuales en los programas para facilitar el aprendizaje.

Maximizar los beneficios del proyecto SIRH

Para maximizar los beneficios del proyecto SIRH, debe obtener el compromiso de los equipos a largo plazo. Solicite regularmente las opiniones de los usuarios para realizar reajustes constructivos y participativos en el proyecto de sistema de información. Siguiendo una lógica de mejora continua, deberá definir indicadores clave de rendimiento (KPI) para analizar progresivamente los resultados e impactos del proyecto.

Para que un proyecto SIRH tenga éxito, debe implicar a todas las partes interesadas de la empresa en cada etapa del proceso. El jefe de proyecto SIRH debe poder identificar con precisión las necesidades y los objetivos del negocio en cada etapa. Podrá entonces proponer soluciones económicas y eficaces para alcanzar los objetivos de optimización de la gestión de los recursos humanos.