Descubre los 4 desafíos clave al adoptar un software de RRHH (HRIS, HCM, HRMS) y las soluciones prácticas para una implementación exitosa en tu
La adopción de un software de nómina o de cualquier solución de RRHH fracasa con más frecuencia por razones humanas que técnicas. Los equipos crecen más rápido que su software de recursos humanos, los perfiles de usuario son heterogéneos y la formación tradicional no se traslada al uso real de la herramienta. Este artículo identifica los cuatro desafíos recurrentes de la implementación de un HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos, por sus siglas en inglés) y propone soluciones concretas para cada uno.
El trabajo en remoto, los nuevos procedimientos y la incorporación a distancia han consolidado la necesidad de centralizar la información de los empleados en una única plataforma. En pocas palabras, las empresas en crecimiento necesitan una transformación digital de RRHH para hacer un seguimiento fiable de su activo más valioso: las personas. Si aún no has explorado qué implica construir un entorno de trabajo digital moderno, es un buen punto de partida antes de elegir herramienta.
Existen tres soluciones principales de software de recursos humanos que automatizan las tareas diarias del departamento. Conocer sus diferencias es clave antes de acometer una implementación:
| Solución | Nombre completo | Funciones principales |
|---|---|---|
| HRIS | Sistema de Información de Recursos Humanos | Gestión de datos de empleados, adquisición de talento, contratación, nómina, cumplimiento normativo. Recomendado a partir de 25 empleados. |
| HCM | Gestión del Capital Humano | Reclutamiento, gestión de nómina, formación y gestión del rendimiento. Los SaaS de gestión del capital humano son especialmente populares en organizaciones medianas y grandes. |
| HRMS | Sistema de Gestión de Recursos Humanos | Conjunto de aplicaciones que integra las funcionalidades de HRIS y HCM en un único entorno. |
Superar los retos de adopción digital del software empresarial es esencial para el éxito de cualquier implementación de HRIS. La razón es sencilla: a diferencia de otras herramientas corporativas, el HRIS lo utilizan todos los empleados de la organización, desde el operario hasta el director general.
El software solo se convierte en una solución real cuando los usuarios alcanzan la adopción digital, es decir, cuando son capaces de utilizarlo de forma autónoma y eficiente en su trabajo diario. Esa adopción se logra a través de la formación continua y la práctica activa, no únicamente con la puesta en marcha técnica.
Hoy, un HRIS debe ser funcional y accesible para todos, independientemente de su ubicación o nivel de competencia digital. No todos los usuarios son iguales: distintos perfiles, distintas brechas de habilidad y distintos ritmos de aprendizaje hacen que una formación estándar rara vez sea suficiente.
Lemon Learning ofrece soporte completo para los principales software de Recursos Humanos, incluidos SAP SuccessFactors, Cornerstone, Workday y Sage, mediante su plataforma de adopción digital. A continuación, analizamos los cuatro desafíos clave y sus soluciones.
Identificar estos desafíos con antelación permite anticipar problemas, reducir la resistencia y garantizar que la inversión en HRIS genere valor real.
Antes de abordar cualquier reto técnico, el primer cambio debe ser humano. Sin una plantilla adaptable y una cultura favorable al cambio, incluso los ajustes menores pueden afectar negativamente a las operaciones. Los proyectos de implementación de HRIS deben seguir los principios básicos de la gestión del cambio con un enfoque centrado en las personas:
"Puedes llevar a cabo el proyecto más interesante del mundo, pero si no hay apoyo para los usuarios, la adopción será muy limitada. Por eso necesitas herramientas que permitan a las personas desarrollar competencias sobre estas nuevas herramientas de forma fácil e intuitiva."
Pierre-Alexandre Mass, DSI de transición, en el podcast CIO Pioneers de Lemon Learning
Cada miembro de la organización utiliza el HRIS, pero con perfiles, necesidades y frecuencias de uso muy distintos. La formación debe adaptarse a cada colectivo para maximizar la eficiencia.
Los mánagers necesitan tiempo para gestionar a sus equipos. La estandarización de procesos puede ahorrarles horas cada año en la validación de solicitudes, el seguimiento de la asistencia, la gestión del rendimiento o el control de la formación en el LMS (Sistema de Gestión del Aprendizaje). Una formación adecuada en HRIS les permite realizar la administración de varias personas en el mismo lugar, liberando tiempo para tareas de mayor valor estratégico.
El autoservicio para empleados, conocido como ESS (Employee Self-Service), permite a los usuarios gestionar sus propios asuntos con autonomía: bajas médicas, vacaciones, gastos o solicitudes de cualquier tipo. El ESS reduce los errores de introducción de datos, elimina los cuellos de botella administrativos y aumenta la satisfacción de la plantilla, lo que hace que la formación en HRIS sea imprescindible.
Los equipos de RRHH necesitan una visión global de la salud organizativa y el rendimiento de los empleados. Una implementación de HRIS para más de 1.000 personas sin gestión del cambio ni formación puede generar:
La formación y la gestión del cambio no son pasos opcionales: son condiciones necesarias para que un proyecto de implementación tenga éxito.
Consejo de Lemon Learning: realiza la formación directamente dentro de tu HRIS, ya sea Cornerstone, SAP SuccessFactors o Workday, en la nube, en modalidad SaaS o en entorno autohospedado. La plataforma de adopción digital de Lemon Learning te permite:
El compromiso de los empleados dentro del HRIS es un reto crítico, tanto desde la perspectiva de la calidad del dato como del empoderamiento del usuario. Una menor dependencia del departamento de RRHH ahorra tiempo a todas las partes, centraliza los datos y ofrece una visión actualizada de la nómina, las ausencias, los beneficios, los procedimientos y las políticas internas.
En organizaciones medianas y grandes en crecimiento, estos procesos aparentemente sencillos son la base de una gestión del capital humano de calidad. En un análisis de 587 proyectos de implementación de HRIS, el 16 % de las empresas adoptaron el sistema específicamente para apoyar su crecimiento organizativo. El compromiso real con el HRIS también mejora la alineación con los valores corporativos y la comprensión de la estructura de la organización.
Uno de los principales obstáculos para una implementación exitosa de HRIS es la frecuencia de uso. Aunque el sistema lo utilizan todos los empleados, muchos solo acceden a él de forma esporádica: para pedir vacaciones, consultar la nómina o registrar una ausencia. El uso poco frecuente provoca que los usuarios tengan que reaprender el funcionamiento cada vez que acceden, con las siguientes consecuencias:
Tanto si se trata de un HRIS, un ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales), un CRM (Sistema de Gestión de Relaciones con Clientes) o una aplicación interna, la formación interactiva con una integración de adopción digital es indispensable. Descubre cómo aplicar esta solución en la práctica en nuestra página de soluciones de RRHH y onboarding de empleados.
Si quieres ver un ejemplo real de implementación, incorporación y adopción de software de Recursos Humanos, consulta nuestro estudio de caso de DPD. Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con nuestro equipo.
Las soluciones de Recursos Humanos son sistemas tecnológicos, plataformas y servicios que ayudan a los departamentos de RRHH a automatizar y gestionar tareas como la nómina, la contratación, la formación, el control de asistencia y el cumplimiento normativo. Los tres tipos principales son el HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos), el HCM (Gestión del Capital Humano) y el HRMS (Sistema de Gestión de Recursos Humanos).
Los cinco problemas más habituales son: 1) la dispersión de datos de empleados en múltiples sistemas, 2) los errores manuales en la gestión de nóminas, 3) la baja autonomía de los empleados para gestionar sus propias solicitudes, 4) la resistencia al cambio durante la implementación de nuevas herramientas, y 5) la falta de formación continua que provoca un uso poco frecuente y errático del sistema.
Los cuatro pilares fundamentales de la gestión de Recursos Humanos son: 1) la adquisición y gestión del talento (reclutamiento y selección), 2) la formación y el desarrollo profesional, 3) la gestión del rendimiento y la compensación, y 4) la administración operativa de RRHH (nómina, contratos, cumplimiento legal y políticas internas).
Para resolver los problemas más comunes durante la implementación de un HRIS conviene seguir cuatro pasos: aplicar un plan de gestión del cambio centrado en los empleados, ofrecer formación interactiva directamente dentro del software, habilitar un portal de autoservicio para empleados y mánagers, y usar una plataforma de adopción digital que guíe a los usuarios paso a paso en el propio sistema.
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