El departamento de recursos humanos es la columna vertebral de cualquier organización en crecimiento. Conocido tradicionalmente por tareas administrativas, de oficina y de gestión de talentos, el Covid-19 descubrió la verdadera adaptabilidad de los equipos de recursos humanos. Los profesionales de recursos humanos se convirtieron en estrategas, facilitadores y empáticos a la vez, tomando la iniciativa para guiar a los gerentes y empleados a distancia. Y todo mientras encuentra soluciones inmediatas para mantener, si no aumentar, los niveles de compromiso de cada equipo en la organización.
El trabajo desde casa, los nuevos procedimientos de trabajo, el reclutamiento e incluso la incorporación remota llegaron para quedarse, lo que hace que las soluciones de recursos humanos adecuadas sean esenciales para centralizar la información de los empleados. En pocas palabras, las empresas en expansión requieren una transformación digital de recursos humanos para realizar un seguimiento de las condiciones de su recurso más valioso: los empleados.
Pero con todas las nuevas tecnologías vienen nuevos desafíos. Si bien la transformación digital de recursos humanos es esencial para convertirse en el lugar de trabajo del futuro, la nueva tecnología requiere una gestión del cambio en toda la empresa.
En este artículo, nos sumergiremos en 4 desafíos recurrentes de la implementación de HRIS. Comencemos con el software.
¿Qué es un sistema HRIS?
A medida que el papel de los departamentos de recursos humanos continúa evolucionando, también lo hace la demanda de sistemas de recursos humanos. 3 soluciones comunes de recursos humanos ayudan a automatizar las tareas diarias en su negocio:
- HRIS: HRIS le permite manejar los datos relacionados con los empleados con precisión mediante el seguimiento de la adquisición de talentos, la contratación, la evolución de los datos de los empleados y la garantía del cumplimiento de las políticas y los procedimientos. Se recomienda la implementación de HRIS para empresas con un mínimo de 25 empleados.
- HCM: un sistema de gestión de capital humano, muy parecido a HRIS, facilita la realización de funciones de recursos humanos y prácticas estratégicas, incluido el reclutamiento, la gestión de nómina, la formación y la gestión del rendimiento.
- HRMS: un sistema de gestión de recursos humanos es un conjunto de aplicaciones que reúne las funcionalidades de HRIS y HCM.
Cualquiera que elija, superar los desafíos de la adopción de software es esencial para el éxito de su implementación de HRIS. ¿Pero por qué? A diferencia de otro software de su organización, todas las personas de la organización utilizan HRIS.
La implementación de software no es una solución
El software solo se convierte en una solución comercial una vez que los usuarios pueden alcanzar la adopción digital, un estado que se logra a través de la capacitación y la práctica activa. Hoy, su HRIS debe ser funcional y accesible para todos, donde sea que estén. Pero no todos los usuarios son iguales, con diferentes niveles de habilidad digital, ubicación geográfica y autonomía.
En Lemon Learning, ofrecemos soporte completo en software de Recursos Humanos, incluidos SAP SuccessFactors , Cornerstone, Workday y Sage en nuestra integración de plataforma de adopción digital. Echemos un vistazo más de cerca a los 4 desafíos para la implementación de HRIS y la adopción de software.
4 desafíos y soluciones para la adopción de software de Recursos Humanos
Identifique los desafíos de la adopción de software para anticipar, prevenir y mitigar los problemas de los usuarios en su organización.
1. Gestión del cambio de empleados
Así que está invirtiendo en una nueva solución HRIS. Además de los desafíos técnicos que encontrará, el primer cambio debe ser humano. Sin una fuerza laboral ágil y adaptable, acostumbrada a una cultura de cambio, los ajustes más pequeños podrían afectar negativamente sus operaciones comerciales. Entonces, ¿qué pasos se deben tomar? Los proyectos de implementación de HRIS deben seguir los principios básicos de la gestión del cambio utilizando un enfoque centrado en los empleados.
- Comunicación consistente: Involucre a sus empleados desde el primer día, utilizando sus comentarios para identificar los requisitos y problemas existentes para mejorar su uso del HRIS.
- Promoción de la gestión y el liderazgo: la implementación de una nueva herramienta requiere tanto el apoyo como la promoción del liderazgo para impulsar el proyecto entre los equipos.
- Desarrolle una cultura de cambio: Facilite el cambio a través de los valores y la cultura corporativa de su empresa para garantizar que todos entiendan los beneficios concretos.
- Implemente capacitación personalizable: capacite a su fuerza laboral en una plataforma de adopción digital para flujos de trabajo de capacitación personalizados y personalizados.
Cambiar la planificación de la implementación a los empleados puede aumentar la probabilidad de éxito en un 12 %. Las organizaciones exitosas capacitan a los empleados para que experimenten con soluciones y nuevas ideas, pero también establecen barreras para evitar que las acciones descarrilen el cambio.
(Fuente: Gartner, 2020)
2. Capacitación HRIS para gerentes y empleados
Cada miembro de su organización utilizará el HRIS, lo que significa diferentes perfiles de usuario, usos y frecuencia de uso. Significa que HRIS debe beneficiar a todos en la organización, ayudando a los empleados, gerentes y recursos humanos a colaborar sin problemas para una mayor eficiencia.
Gestión
Los gerentes necesitan tiempo para administrar. La estandarización de procesos puede ahorrarles a los gerentes horas, si no días, cada año, validando las solicitudes de su equipo. ¿Quieres comprobar el tiempo y la asistencia? Llevar a cabo la gestión del rendimiento? ¿Seguir la formación de los empleados en el LMS? La capacitación HRIS significa que los gerentes poseen el conocimiento para agilizar los procesos y realizar la administración de varias personas a la vez, en el mismo lugar, dejándoles más tiempo para concentrarse en las tareas operativas.
Empleados
El autoservicio para empleados o ESS permite a los usuarios manejar sus asuntos con facilidad y autonomía. ¿Cita con el médico? ¿Vacaciones? ¿Gastos? No hay necesidad de papelitos complicados y correos electrónicos sin responder para validar sus solicitudes. ESS ayuda a simplificar los procesos que antes consumían mucho tiempo y eran costosos, reduce los errores de entrada de datos y aumenta la eficiencia, lo que hace que la capacitación en HRIS sea indispensable.
Recursos Humanos
Los departamentos de recursos humanos siempre requieren una visión general de la salud organizacional y el desempeño de los empleados. Una implementación de HRIS en toda la empresa para más de 1000 empleados sin administración de cambios ni capacitación podría generar lo siguiente:
- Resistencia al cambio
- Errores de entrada de datos
- Aumento de las solicitudes de soporte
- Abandono de herramientas
La implementación de HRIS sin la capacitación suficiente puede afectar en última instancia a los recursos humanos, los gerentes, el aprendizaje y el desarrollo, las finanzas y los propios empleados. Considere la capacitación y la gestión del cambio, pasos no negociables para impulsar un proyecto de implementación.
🍋 Consejo de Lemon Learning: realice la capacitación directamente dentro de su HRIS
Cornerstone, SAP SuccessFactors, Workday? ¿Basado en la nube, SaaS o autohospedado? Independientemente del software o formato HRIS que elija, la plataforma de adopción digital Lemon Learning puede ayudarlo a capacitar a sus usuarios.
Con Lemon Learning, puedes acompañar a los usuarios durante todo el proceso de aprendizaje. La plataforma de adopción digital le permite:
- Entrene a sus usuarios directamente desde su HRIS con una biblioteca de guías interactivas accesibles bajo demanda.
- Cree una experiencia de usuario sostenible gracias al soporte paso a paso en el HRIS.
- Comuníquese directamente desde HRIS mediante notificaciones automáticas e información sobre herramientas (alertas, noticias y actualizaciones de HRIS).
3. Implemente un portal de autoservicio
El compromiso de los empleados dentro del HRIS es un desafío crítico, desde la perspectiva de los datos, pero también en términos de su empoderamiento y autonomía. Pero es solo una herramienta? Una menor dependencia del departamento de recursos humanos ahorra tiempo a todas las partes involucradas, centralizando los datos para obtener una descripción clara y actualizada de la nómina, ausencias, beneficios, procedimientos, políticas y más. El compromiso de los empleados con HRIS significa una mejor alineación con los valores comerciales, los objetivos corporativos y la comprensión general de la estructura de la organización.
En un estudio, el 66 % de las razones por las que los empleados renunciaron fueron problemas relacionados con el compromiso, la cultura, el bienestar y el equilibrio entre la vida laboral y personal.
(Fuente: Onboarding Statistics, B2B Reviews)
La implementación de un portal de autoservicio dentro de su HRIS permite a los empleados hacerse cargo de sus perfiles con regularidad. En una organización mediana a grande en crecimiento, estos procesos de recursos humanos aparentemente simples son la base de una gestión de capital humano de calidad. En un estudio de 587 proyectos HRIS, el 16 % de las empresas implementaron HRIS para respaldar el crecimiento.
4. Formación interactiva para usuarios poco frecuentes
Uno de los principales desafíos para la implementación exitosa de HRIS es la frecuencia de uso. Aunque el HRIS es utilizado por todos en la organización, los empleados e incluso los gerentes no necesariamente requieren sus funciones (por ejemplo, solicitud de ausencia, vacaciones, nóminas, etc.) día a día. El uso poco frecuente significa que los usuarios pueden pasar más tiempo poniéndose al día con la herramienta, cada vez que la usan. Pero también podría ser más perjudicial. El uso poco frecuente de una herramienta puede conducir a:
- Errores de entrada de datos
- Aumento de las solicitudes de soporte
- Pérdida de tiempo mitigando errores
Ya sea HRIS, ERP, CRM, software comercial o una aplicación interna, la capacitación interactiva con una integración de adopción digital es indispensable para todos los proyectos de implementación.
Si desea seguir un ejemplo de la vida real de implementación, incorporación y adopción de software de Recursos Humanos, eche un vistazo a nuestro estudio de caso de DPD. Alternativamente, si tiene alguna pregunta, ¡póngase en contacto!
