La gestión del cambio es el conjunto de acciones y estrategias utilizadas para acompañar el cambio y la transformación dentro de una empresa. El marco ayuda a una organización a gestionar el cambio, paso a paso, para planificar, preparar, implementar, medir y anclar una transformación exitosa y duradera entre todas las partes interesadas.
¿Por qué es necesaria la gestión del cambio?
La gestión del cambio es un marco utilizado para guiar a las empresas a través de cambios a nivel micro y macro en una organización. Estos marcos ayudan a simplificar los proyectos; nuevos procesos de negocio; implementación de herramientas, cambio organizacional y más.
Su beneficio principal es simplificar el proceso de cambio para todas las partes interesadas y permitir una transformación sostenible. Sin una gestión de cambios adecuada, las transiciones pueden encontrarse con la resistencia de los empleados y, en el peor de los casos, fracasar.
¿Cuál es el vínculo entre la gestión del cambio y la transformación digital?
¿Por qué es imprescindible hoy en día realizar una gestión del cambio?
La pandemia de COVID-19 aceleró la transformación digital y la adopción de tecnologías digitales por varios años. Como resultado, necesitan preparar mejor a su fuerza laboral y a las partes interesadas para el cambio. Específicamente, en el ámbito de la transformación digital, la gestión del cambio juega un papel vital en la implementación e integración efectiva de nuevas herramientas y procesos.
Qué pasa si una empresa implementa una nueva herramienta digital sin incorporar la gestión del cambio:
Después de la implementación de la nueva herramienta, algunos usuarios muestran resistencia al cambio, mientras que otros luchan con la transición. La ausencia de gestión de cambios puede conducir a una utilización inadecuada de la herramienta y, en el peor de los casos, al abandono total.
El cambio efectivo en el lugar de trabajo a menudo se asocia con el estrés de los empleados, la falta de confianza y el fracaso del proyecto. Sin embargo, el problema no radica en el cambio en sí mismo, sino en cómo se implementa el cambio. La gestión del cambio facilita la transición al promover la comunicación, la transparencia, la promoción, la cultura digital y la agilidad, lo que aumenta la probabilidad de un cambio sostenible.
Gestión del cambio y herramientas digitales
Sin la guía y el apoyo de un marco de gestión del cambio, los empleados pueden resistirse o tener dificultades para adoptar nuevas herramientas. La adopción digital insuficiente o ineficaz puede provocar un aumento de las solicitudes de soporte, mayores costos de soporte y una presión adicional sobre los equipos de soporte técnico.
¿Quién se ve afectado por la gestión del cambio?
Uno de los primeros pasos en un marco de gestión del cambio es establecer las diferentes partes interesadas involucradas en un proyecto. El objetivo es involucrar a cada parte interesada antes, durante y después de la transición.
El cambio tiene consecuencias en dos niveles diferentes:
- macro (a nivel global de la empresa)
- micro (a nivel individual)
Si los empleados cuentan con un buen apoyo durante el cambio y lo adoptan con éxito, es más probable que la empresa logre sus objetivos de transformación.
El cambio exitoso solo se logra a nivel macro y micro. Las necesidades de los empleados, así como las de la empresa, deben tenerse en cuenta en la implementación de la gestión del cambio.
Cuando los empleados reciben el apoyo adecuado y aceptan con éxito el cambio, la empresa tiene una mayor probabilidad de lograr sus objetivos de transformación. El cambio exitoso ocurre tanto en el nivel macro como en el micro, y considera las necesidades de los empleados y de la empresa durante la implementación de la gestión del cambio.
¿Cuáles son las etapas de la gestión del cambio?
La gestión del cambio se puede resumir en dos palabras; apoyo y comunicación, y se desglosa en 4 etapas.
- Analiza la situación.
Hacer un diagnóstico inicial de la situación te permite crear objetivos claros y manejables. Esto incluye:
- Establecimiento de los jugadores clave
- Identificar las necesidades de cada grupo de interés (el cambio afectará a cada perfil de forma diferente)
- Determinación de los resultados esperados
- Describir todos los posibles riesgos y contratiempos del proyecto.
- Comunicar el cambio
La comunicación es igual de importante antes, durante y después del despliegue. Cuando los empleados no son conscientes del cambio y sus implicaciones, es probable que la resistencia y la desconfianza surjan como resultados significativos.
- Capacitar a los empleados.
La formación de los empleados es vital en el proceso de transición. La capacitación garantiza que los empleados no se queden solos sin apoyo. La formación debe adaptarse al perfil de cada grupo de interés, en función de sus necesidades y nivel de responsabilidad. Un método de aprendizaje efectivo que acompaña a los usuarios a través del cambio es la metodología ‘Learning by doing’. Permite a los usuarios aprender en la práctica.
- Calcular el impacto.
Mida los objetivos y los KPI descritos al inicio del proyecto para calcular la tasa de éxito. Utilice métricas cualitativas y cuantitativas para comprender a sus usuarios y adaptar el proyecto en el futuro. Un enfoque de cambio claro y paso a paso puede ayudar de manera efectiva a las partes interesadas a largo plazo.
¿Cuáles son los desafíos encontrados durante un proceso de gestión del cambio?
El principal desafío y objetivo de la gestión del cambio es reducir la resistencia de los empleados al cambio.
El 70% de los proyectos de gestión del cambio fracasan, principalmente por la resistencia de los empleados.
McKinsey
Si bien no todos los empleados aceptarán un cambio, el apoyo constante es la clave del éxito. Si los empleados creen que los líderes están implementando el cambio en su mejor interés, son transparentes sobre los factores que impulsan el cambio y pueden mostrar su valor, puede reducir considerablemente la resistencia al cambio.
