Onboarding degli utenti

L’onboarding degli utenti si riferisce all’orientamento iniziale e alla formazione forniti a chi è nuovo a un determinato processo o strumento digitale. È specificamente progettato per i nuovi dipendenti e per gli utenti di nuovi software. All’interno di una piattaforma di adozione digitale, l’onboarding degli utenti avviene direttamente nello strumento, utilizzando guide interattive per promuovere l’indipendenza degli utenti. È essenziale che l’onboarding degli utenti sia orientato pedagogicamente, permettendo loro di sviluppare una padronanza a lungo termine degli strumenti.

Quando fare l’onboarding?

Ecco tre scenari in cui l’onboarding degli utenti è necessario all’interno di un’azienda:

1. Onboarding di nuovi dipendenti:
   Quando nuovi dipendenti si uniscono all’azienda, l’onboarding degli utenti è essenziale per familiarizzarli con gli strumenti e i processi aziendali, fornendo loro le competenze necessarie per svolgere efficacemente i loro ruoli.
2. Implementazione di un nuovo strumento:
   Quando viene introdotto un nuovo strumento, gli utenti necessitano di formazione sul software principale, come CRM, HRIS, ERP, ecc., per svolgere efficacemente le loro mansioni. Questa formazione aiuta a incrementare la loro fiducia e facilita l’autonomia degli utenti nell’adozione del nuovo strumento.
3. Introduzione di funzionalità aggiuntive in uno strumento:
   I software cloud subiscono frequenti trasformazioni, spesso integrando nuove funzionalità e moduli. La formazione consente agli utenti di sfruttare continuamente queste innovazioni e di massimizzare le funzionalità in evoluzione.

Perché l’onboarding degli utenti è essenziale?

L’assenza di un onboarding degli utenti comporta il rischio che questi gestiscano in modo errato gli strumenti digitali o addirittura li abbandonino, generando costi imprevisti per l’azienda. Un’esperienza utente negativa può innescare una serie di eventi che ostacolano l’adozione digitale degli strumenti:

• Gli utenti possono sperimentare frustrazioni legate alla tecnologia digitale.
• Gli strumenti abbandonati creano lacune di competenze tra gli utenti e il resto della forza lavoro.
• Le lacune di competenze contribuiscono all’abbandono dei dipendenti, poiché questi possono lasciare l’organizzazione a causa di una bassa soddisfazione, mancanza di fiducia e frustrazione.

L’onboarding può essere un processo standardizzato o personalizzato che aiuta a ridurre il tempo necessario per ottenere valore dal software. È un processo fondamentale che garantisce che gli utenti non vengano lasciati a se stessi, poiché un onboarding negativo può compromettere gravemente l’uso a lungo termine del software. Guidare gli utenti verso le giuste pratiche digitali durante l’onboarding facilita la formazione e aumenta la fiducia nella loro capacità di utilizzare gli strumenti.

Quali sono le fasi di un onboarding efficace degli utenti?

L’onboarding degli utenti può essere personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche, i dipartimenti e i ruoli all’interno di un’azienda. Ecco alcuni passaggi per garantire un processo di onboarding efficace:

• Comunicazione chiara sul nuovo strumento:
  Una comunicazione chiara riguardo al nuovo strumento e alle aspettative degli utenti aiuta a comprendere come integrarlo nelle loro attività quotidiane.
• Formazione sul software:
  La formazione condotta utilizzando una piattaforma di adozione digitale consente agli utenti di comprendere le funzionalità rilevanti dello strumento in tempo reale, supportandoli nell’utilizzo di funzionalità quotidiane e meno utilizzate.
• Integrazione dell’onboarding nella routine quotidiana degli utenti:
  Fornire risorse di onboarding accessibili oltre l’introduzione iniziale dello strumento aiuta gli utenti a lungo termine, riducendo la necessità di richieste di supporto e accelerando l’adozione.
• Onboarding personalizzato in base ai profili degli utenti:
  Adattare il processo di onboarding ai diversi dipartimenti, operazioni o ruoli consente un supporto personalizzato. Mentre gli utenti possono ricevere una formazione standardizzata, necessitano anche di competenze specifiche per i loro ruoli.

Come valutare l’efficacia dell’onboarding degli utenti?

Un supporto efficace agli utenti porta a una migliore esperienza utente e a una maggiore soddisfazione dei dipendenti (uso efficace del software, meno frustrazioni digitali, soddisfazione lavorativa, ecc.).

Per valutare l’efficacia dell’onboarding, è importante selezionare indicatori di prestazione in grado di misurarne l’impatto. Considera i seguenti indicatori:

• Efficacia della formazione (ad esempio, autonomia degli utenti con gli strumenti):
  Analizza metriche come il numero di richieste di supporto dopo l’onboarding, il tempo trascorso sui moduli di formazione, la ripetizione dei moduli di formazione e il numero di domande di supporto poste. Un processo di onboarding efficace si tradurrà in una riduzione delle richieste di supporto.
• Implementazione della formazione sul software:
  Monitora il numero di sessioni di formazione annuali condotte e le sessioni di formazione aggiuntive seguite dagli utenti. Raccogli feedback qualitativi per valutare la soddisfazione e le prestazioni degli utenti. Man mano che gli utenti acquisiscono competenze con gli strumenti, dovrebbe esserci una diminuzione delle richieste di formazione sugli stessi argomenti e un aumento dei tassi di soddisfazione.
• Ottimizzazione dei processi interni:
  L’onboarding degli utenti forma gli individui sugli strumenti digitali utilizzati dall’azienda, favorendo un uso corretto degli strumenti e processi standardizzati all’interno dell’organizzazione.
• Miglioramento dell’esperienza utente:
  Un supporto efficace agli utenti migliora l’esperienza utente e la soddisfazione dei dipendenti (uso efficace del software, meno frustrazioni digitali, soddisfazione lavorativa, ecc.).