RASCI e RACI: differenze principali e quando usarle

RASCI e RACI sono entrambe matrici di assegnazione delle responsabilità utilizzate nella gestione dei progetti. L'unica differenza strutturale è che RASCI aggiunge un quinto ruolo, Supporto (S), ai quattro ruoli presenti in RACI. RACI comprende Responsabile, Approvatore, Consultato e Informato. RASCI inserisce il Supporto tra Approvatore e Consultato, rendendola più adatta a progetti complessi in cui l'assistenza operativa deve essere formalmente assegnata. Entrambe le matrici si sono evolute gradualmente nell'ambito della gestione dei progetti nella seconda metà del XX secolo e non sono attribuite a un singolo autore.

Che cos'è la matrice RASCI?

RASCI è uno strumento visivo di assegnazione delle responsabilità che aiuta i team di progetto a definire chi fa cosa per ogni attività o deliverable. Il suo nome è un acronimo che indica cinque ruoli distinti.

• Responsabile (R): La persona o il gruppo che esegue l'attività. A ogni attività deve essere assegnato almeno un Responsabile.
• Approvatore (A): L'unico titolare che ha l'autorità finale sull'attività e ne garantisce il rispetto degli standard richiesti. Deve esserci esattamente un Approvatore per ogni attività.
• Supporto (S): Le persone che assistono attivamente il Responsabile durante l'esecuzione. Il ruolo di Supporto è più operativo rispetto a quello di un Consultato: chi fornisce supporto contribuisce con risorse o sforzi concreti, anziché limitarsi a offrire consigli.
• Consultato (C): Le persone o i gruppi la cui competenza o opinione viene richiesta prima di prendere una decisione o intraprendere un'azione. La comunicazione è bidirezionale.
• Informato (I): Le persone che vengono aggiornate sull'avanzamento o sui risultati. Non contribuiscono direttamente all'attività e la comunicazione è unidirezionale.

Che cos'è la matrice RACI?

RACI è una matrice di assegnazione delle responsabilità a quattro ruoli. Assegna ogni attività di progetto a uno o più dei seguenti ruoli: Responsabile, Approvatore, Consultato e Informato. Poiché comprende un numero inferiore di ruoli, una matrice RACI è più semplice da costruire e mantenere, risultando particolarmente adatta a progetti di piccole dimensioni o meno complessi.

L'esempio seguente illustra come potrebbe apparire una matrice RACI per un'azienda SaaS che lancia una nuova funzionalità di prodotto, con parti interessate che includono un Chief Information Officer (CIO), un Chief Technology Officer (CTO), un Chief Executive Officer (CEO), project manager, un team di vendita e un team di marketing.

Quali sono le principali differenze tra RASCI e RACI?

Le differenze tra RASCI e RACI riguardano la struttura, la complessità e il modo in cui vengono riconosciuti i contributori che forniscono supporto attivo. La tabella seguente riassume le principali distinzioni.

Il ruolo di supporto: la differenza fondamentale

La differenza più significativa tra RASCI e RACI è il ruolo di Supporto. In RASCI, questa designazione identifica le persone che collaborano attivamente e assistono il Responsabile durante lo svolgimento del compito. Un contributore di Supporto fornisce aiuto concreto piuttosto che limitarsi a offrire consigli, che è invece ciò che il ruolo di Consultato prevede. Questa distinzione è particolarmente utile quando un progetto coinvolge team specializzati che contribuiscono con il loro impegno senza detenere la responsabilità ultima di un deliverable.

Complessità e dimensione del progetto

Entrambe le matrici aiutano a identificare le attività orfane (compiti senza un responsabile assegnato) e a segnalare i casi in cui troppe persone sono elencate come Consultate o Informate, il che può rallentare le decisioni. RASCI tende a essere scelto per progetti più complessi con team più grandi, dove la maggiore chiarezza riguardo al supporto attivo vale la colonna aggiuntiva. RACI è generalmente preferito quando la semplicità conta più della granularità.

Allocazione delle risorse e riduzione dei conflitti

Entrambi i framework consentono ai project manager di analizzare la distribuzione del carico di lavoro tra i ruoli e di ridurre i conflitti causati da assegnazioni ambigue. Formalizzare chi ha un ruolo di Supporto in RASCI aiuta a prevenire la confusione tra coloro che contribuiscono direttamente a un compito e coloro che vengono semplicemente consultati. Le linee guida dell'IT Service Management della Cornell University indicano che un grafico RASCI è una variante specificamente progettata per chiarire il ruolo dei team e delle persone di supporto.

Quale matrice dovresti utilizzare?

Scegli RACI quando il tuo progetto è semplice e i ruoli delle parti interessate sono chiari senza una distinzione formale del Supporto. Scegli RASCI quando il tuo progetto è grande, interfunzionale o coinvolge specialisti che contribuiscono attivamente senza essere titolari dei deliverable.

In entrambi i casi, la disciplina fondamentale è la stessa: un unico titolare Approvatore per ogni compito, almeno un Responsabile, e nessuna duplicazione inutile nelle colonne Consultato o Informato. Entrambi gli strumenti si integrano naturalmente con i flussi di lavoro più ampi di pianificazione dei progetti e di gestione del cambiamento, contribuendo a chiarire i ruoli fin dall'avvio di qualsiasi iniziativa.

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