As Compras são mais do que nunca estratégicas para as empresas. À medida que termina um ano marcado pela crise da Covid-19, vários factos impõem-se: a digitalização das Compras já não é uma opção e a utilização das soluções e-Compras é uma evidência. Mas qual é o valor acrescentado das soluções e-Compras para as empresas? Que impacto teve a crise da Covid-19 nas atividades de Compras em 2020? E qual é o lugar da adoção digital no mundo das e-Compras em plena transformação digital?
Perspetivas cruzadas de especialistas sobre os desafios das Compras na era digital.
Novos desafios, novas ferramentas, novos usos... A transformação digital perturbou completamente as Compras. Habituados durante muito tempo a utilizar ferramentas como o Excel, os departamentos de Compras orientam-se hoje para soluções e-Compras para gerir a atividade. Das soluções e-procurement às soluções e-sourcing, as soluções e-Compras permitem às empresas responder aos desafios modernos tais como:
Em suma, as soluções de e-Compras permitem ter Compras mais ágeis e mais eficientes, favorecendo uma melhor gestão das despesas. Thomas Decamp (Proactis) explica: "As Compras têm como objetivo manter a cadeia de "abastecimento". Ou seja, não se deve criar rutura entre a empresa e os seus fornecedores. Isto diz respeito tanto às Compras estratégicas da empresa como às Compras não estratégicas. Não romper o vínculo é também preservar o seu ecossistema de fornecedores e considerar os mais pequenos." Uma atividade mais do que nunca estratégica, como salienta Anne Tessier-Chênebeau (Synertrade):
"As Compras, hoje, posicionam-se como parceiro de negócio dos COMEX, verdadeiros contribuidores de valor para apoiar os planos estratégicos das suas organizações".
E se as Compras já ocupavam um lugar estratégico no seio das empresas, essa posição acentuou-se durante a crise sanitária de 2020.
Reveladora: foi isso que a crise sanitária representou para as Compras. Arnaud Malardé salienta:
"A crise exacerbou a situação das empresas que não estavam equipadas".
Enquanto alguns departamentos já tinham de recuperar o atraso em matéria de digitalização, toda a função teve de enfrentar novos desafios. Em pouco tempo, as prioridades das Compras mudaram. O especialista da Ivalua prossegue: "Antes, a prioridade das Direções de Compras incidia sobre a melhoria do desempenho das Compras a médio e longo prazo: a transformação digital, a otimização dos processos e procedimentos e a agilidade das Compras. A crise obrigou a pensar a mais curto prazo. Outras prioridades voltaram ao primeiro plano: a preservação do cash, a geração de poupanças e a segurização dos abastecimentos.".
Se o papel das Compras foi estratégico durante a crise, continua a sê-lo ainda hoje.
"As Compras são mais do que nunca chamadas a contribuir para o desempenho da empresa. Cada euro poupado será valorizado no P&L da empresa. Uma colaboração mais fluida deve operar-se entre o departamento de Compras e as finanças da empresa. […]
As soluções de compras devem também oferecer novas opções destinadas a transformar centros de custos em aceleradores de produtividade e de poupanças (descontos) graças à automatização e à redução do tempo de tratamento da encomenda até ao pagamento do fornecedor." explica Thomas Decamp.
Embora tenha forçado os departamentos de Compras a pensar a curto prazo, a crise sanitária da Covid-19 fez também nascer novas pistas de reflexão. Anne Tessier-Chênebeau assinala nomeadamente uma nova tendência. "Esta tendência é um questionamento, hoje, das organizações de Compras sobre a forma de reinventar um novo modelo, uma vez que nos apercebemos que esta pandemia impactou todas as empresas em todo o mundo. As estratégias de sourcing em países de baixo custo têm talvez os seus limites. Por isso, pensa-se em temas que dizem respeito a um espetro muito mais alargado.
"Localização, relocalização e negócio sustentável são temas que se impõem nos COMEX dos grandes grupos, a par de temas já chave como a competitividade das empresas."
Por outro lado, esta crise revelou também outros desafios igualmente importantes, como é o caso da adoção digital.
Enquanto os departamentos de Compras já não têm outra opção senão adotar soluções de e-Compras para assegurar a competitividade das empresas, a adoção digital surge como um indispensável sem o qual o sucesso da transformação digital não terá lugar.
Do departamento de Compras aos fornecedores, a adoção das soluções de e-Compras pelos utilizadores afeta diretamente o desempenho das atividades. No entanto, se o momento é o do tudo digital, está longe de ser a norma. Para Pierre Leroux, CEO da Lemon Learning, o diagnóstico é claro:
"As soluções de Compras enfrentam desafios importantes em matéria de adoção e gestão da mudança".
Um risco considerável em muitos aspetos. Pois ao serem pouco, mal ou nunca utilizados, os SI de Compras podem ser fonte de erros ou de abrandamento nos processos, ou ainda de rutura na cadeia de abastecimento, tão essencial à sobrevivência das empresas.
Para enfrentar o desafio da adoção digital, alguns fundamentos como a formação dos utilizadores nas e-Compras são indispensáveis. Mas para ser eficaz, esta deve adaptar-se às necessidades dos utilizadores em matéria de aprendizagem. Anne Tessier-Chênebeau refere: "Acabou a época dos guias de utilizador, dos tutoriais em vídeo onde nunca reconhecemos o nosso ecrã porque não é igual ao que temos à nossa frente". Arnaud Malardé apresenta o caso da formação para fornecedores: "É primordial que a ferramenta seja simples de utilizar para um fornecedor. Um fornecedor liga-se menos frequentemente do que um utilizador comum à solução, por vezes menos de uma vez por mês. Não tem tempo para aprender como funciona.". E com razão, "os SI de Compras já não estão reservados apenas aos compradores", como explica Anne Tessier-Chênebeau, "temos toda uma gama de perfis de utilizadores finais que está a evoluir e a abrir-se. Os departamentos de finanças, risco, qualidade, supply chain... são, juntamente com os fornecedores dos nossos clientes, utilizadores das nossas soluções.
"Assim, a simplicidade de utilização, a UI/UX tornam-se fundamentais para garantir uma adoção massiva. Nesse sentido, o mundo da tecnologia hoje é orientado pelos utilizadores e temos de nos adaptar com eles!".
Então como conjugar soluções de e-Compras e adoção digital para favorecer uma melhor experiência do utilizador? Para a Diretora-Geral Adjunta da Synertrade, as soluções de e-Compras e as plataformas de adoção digital andam a par e são precisamente uma resposta aos desafios modernos das Compras. "Não é por acaso que trabalhamos diariamente com a Lemon Learning junto dos nossos clientes: esta adoção deve ser apoiada por uma tecnologia como a que a Lemon Learning disponibiliza, que permite guiar o utilizador, ocasional ou habitual, numa solução digital.
"Hoje, o apoio à navegação integrada que a Lemon Learning oferece é também uma das respostas aos desafios de adoção junto dos nossos clientes".
Em jogo: a redução das resistências e das frustrações relacionadas com o digital, tudo com o objetivo de facilitar a apropriação e a otimização das Compras.
Da digitalização à crise sanitária, o ano esteve repleto de desafios para os departamentos de Compras. E embora estejam longe de chegar ao fim, uma coisa é certa: a escolha das ferramentas utilizadas para enfrentar esses desafios é profundamente estratégica.
Lukas Joseph conduz a estratégia de inbound marketing e adoção digital da Lemon Learning. Explora os usos concretos das plataformas de adoção digital nas empresas e as tendências emergentes do setor, combinando marketing de produto, crescimento B2B e formação de utilizadores.