Una plataforma de adopción digital (DAP) es un software de incorporación, capacitación y soporte que puede integrarse directamente en aplicaciones y software basados en la web. Apoya a los usuarios en el manejo de herramientas digitales utilizando una biblioteca de recursos y funcionalidades interactivas (guías interactivas, notificaciones push, etc.). Una plataforma de adopción digital guía a los usuarios paso a paso a través de sus herramientas digitales para garantizar una adopción de usuario eficaz y eficiente. A largo plazo, una plataforma de adopción digital facilita la transformación digital sostenible dentro de las empresas.
Cómo funciona una plataforma de adopción digital
Una plataforma de adopción digital integra a la perfección cualquier software basado en web. Esta integración se puede lograr a través de una extensión del navegador o integrando una línea de código en la herramienta. La plataforma se integra efectivamente con una amplia gama de software, incluidos CRM, ERP, HRIS, sistemas de compra, intranets, software interno y cualquier otra aplicación basada en la web.
Diseñada para ser fácilmente accesible e intuitiva, la plataforma de adopción digital garantiza que los usuarios puedan maximizar la utilización de las herramientas digitales sin necesidad de abandonar su entorno de software actual. Esto promueve el manejo eficiente de las herramientas digitales.
Los usuarios de la plataforma de adopción digital pueden beneficiarse de las siguientes características:
- Pueden acceder a módulos interactivos paso a paso para recibir orientación y resolver cualquier duda que puedan tener sobre el software que están utilizando.
- Reciben actualizaciones en tiempo real sobre las nuevas funciones de su software tan pronto como inician sesión, incluidas nuevas funcionalidades, módulos, actualizaciones, anuncios y más.
Características de una plataforma de adopción digital
Una DAP consta de tres componentes clave:
- El reproductor (interfaz de usuario): este componente sirve como plataforma para que los usuarios accedan a diversos contenidos, como guías interactivas, videos y una biblioteca de recursos.
- El editor (herramienta de creación): la interfaz del editor permite la creación de contenido de soporte y capacitación. Los autores pueden generar sin esfuerzo contenido según sea necesario, incluida documentación para nuevos procesos relacionados con actualizaciones de herramientas, elementos de comunicación para usuarios finales y más. No se requiere experiencia técnica, y la creación y las actualizaciones de contenido se pueden realizar con solo unos pocos clics.
- Back-office (Dashboard): La interfaz de back-office brinda a los autores la capacidad de administrar proyectos, usuarios y cursos de capacitación. También ofrece capacidades de análisis estadístico para rastrear el progreso en múltiples proyectos.
Características de una plataforma de adopción digital
Una DAP presenta varias funcionalidades:
| Guías interactivas integradas | Tooltips |
| Notificaciones push | Dashboard |
| Analítica | Segmentación educativa |
Diferentes plataformas de adopción digital pueden ofrecer características adicionales basadas en sus ofertas específicas. Para obtener una comprensión completa de las funciones proporcionadas por la plataforma de adopción digital Lemon Learning, recomendamos visitar nuestra página pilar titulada Adopción digital: el qué, cómo y por qué.
¿Para qué se utiliza una plataforma de adopción digital?
Una DAP ayuda a acelerar la adopción digital de software. El software alberga los recursos y las respuestas a los problemas digitales y técnicos que comúnmente se interponen en el camino de la adopción digital.
Por ejemplo, una DAP se puede utilizar para:
Incorpore una nueva llegada, implemente una nueva herramienta o facilite el uso de una nueva actualización de software. Con una DAP, los tres se pueden realizar a distancia, con total autonomía y soporte.
En situaciones en las que la capacitación está desconectada del uso del software, pueden surgir varios problemas:
- Es posible que los empleados no posean una comprensión integral de las funcionalidades del software cuando se necesitan, lo que a menudo genera demoras e ineficiencias, incluso meses después de la capacitación inicial.
- Cuando se encuentran problemas o dificultades, los empleados pueden buscar apoyo de fuentes externas, lo que genera una interrupción en el flujo de trabajo.
- En última instancia, los empleados pueden abandonar el software por completo debido a los desafíos que enfrentan.
Cuando se implementa una DAP:
- La formación en software se integra directamente en el software, fomentando la metodología Learning by doing.
- Los empleados se incorporan y entrenan de forma autónoma, lo que reduce significativamente las llamadas de soporte y las distracciones entre colegas. El contenido es accesible “just in time”, es decir, en tiempo real en la plataforma de adopción digital.
- Cuando el software experimenta actualizaciones periódicas, los cursos de capacitación se pueden actualizar con unos pocos clics desde el editor de la DAP.
¿Quién se beneficia de las soluciones de adopción digital?
Una DAP es beneficiosa para cualquier organización que implemente un proyecto de transformación digital, capacitación, incorporación, soporte o gestión de cambios.
Es particularmente relevante para organizaciones más grandes que buscan escalar implementaciones internacionales (gracias a la función de contenido multilingüe, la capacitación se puede personalizar y adaptar a las necesidades de los diferentes perfiles de usuario).
El software de la DAP es particularmente relevante para los tomadores de decisiones, incluidos:
| CIO | Directores de RRHH | Gerentes de compra |
| Responsables de formación | Gestión del cambio | Gerentes de Innovación |
Una plataforma de adopción digital también está dirigida a administradores de aplicaciones y profesionales a cargo de implementar herramientas digitales y capacitación para garantizar la adopción digital:
| Gerente de SIRH | Gerente ERP |
| Gerente de CRM | Compra de IS |
Los beneficios de una plataforma de adopción digital
Una plataforma de adopción digital ofrece valor a las empresas y sus usuarios.
Beneficios de una plataforma de adopción digital para empresas.
Las empresas mejoran en varias áreas al implementar una DAP:
- Optimización de procesos internos
Optimizaciones periódicas en el tiempo, aseguran la calidad y mejora de los procesos internos.
- Optimización de costos
Cuando una herramienta se utiliza correctamente, las empresas pueden lograr una medición y reducción de costos más precisas:
- Costos de soporte: a medida que los usuarios se vuelven competentes, requieren menos soporte de usuario, ya que pueden acceder a recursos de soporte de bajo nivel directamente dentro de su herramienta.
- Costes de formación: Los cursos tradicionales de formación presencial implican importantes gastos de creación y adaptación de contenidos. Estos costos se pueden mitigar adoptando un formato híbrido (Blended learning) o un formato totalmente digital. La creación y adaptación de contenido se puede realizar convenientemente directamente dentro del software, requiriendo solo unos pocos clics.
El back office proporciona una variedad de métricas relacionadas con proyectos, usuarios, rutas de capacitación, estadísticas de rendimiento del contenido y más. Estos datos ofrecen información valiosa para optimizar las operaciones e identificar áreas para mejorar aún más.
Beneficios de una DAP para los usuarios.
Una plataforma de adopción digital tiene impactos positivos en las funciones del día a día de los usuarios:
- Autonomía
Con la metodología de aprender haciendo, los usuarios del software pueden entrenarse con total autonomía, a su propio ritmo y en su propio tiempo, mejorando el manejo de sus herramientas.
- Productividad
Los usuarios tienen acceso a la información cuando la necesitan y donde la necesitan sin tener que dejar la herramienta, lo que aumenta la productividad al instante.
- Comunicación
Las plataformas de adopción digital permiten a los usuarios y autores comunicarse directamente dentro del software. Se puede utilizar una variedad de formatos para orientar, programar y enviar información (encuestas, cuestionarios, noticias, nuevas características…) a usuarios específicos.
- Beneficios a largo plazo
Una plataforma de adopción digital también facilita la gestión del cambio. A largo plazo, facilita que los usuarios manejen el cambio, ganen confianza en sus habilidades y acepten la inevitable transformación digital.
