Ça y est, ils sont là. CRM, ERP, SIRH, Digital Workplace, intranet, plateforme collaborative… Vous avez déployé de nouveaux outils afin de rendre vos process plus fluides, plus collaboratifs et moins chronophages. Pourtant, aussi intuitifs qu’ils soient, ils génèrent beaucoup de support pour vos équipes internes. Pire encore, certains de vos collaborateurs ne les utilisent pas.
Choisir les bons outils ne suffit pas. Il faut encore que vos utilisateurs les adoptent. Alors comment booster l’adoption de vos logiciels et faire en sorte que l’investissement que vous avez consacré à vos nouveaux applicatifs porte ses fruits ?
Découvrez dans cette infographie 10 conseils pratiques pour accélérer l’adoption de vos logiciels au sein de votre organisation.
1. Faites un état des lieux
Comprendre comment vos collaborateurs utilisent vos outils existants est l’étape préalable à une adoption logicielle réussie. N’hésitez pas à solliciter les retours de vos équipes support afin d’identifier les outils ou les fonctionnalités qui posent problème.
28% des logiciels installés sur les postes de travail sont inutilisés.
Source – 1E
2. Ne négligez pas l’onboarding sur vos outils
On n’a jamais deux fois l’occasion de faire une bonne première impression. La première impression qu’ont vos collaborateurs sur vos outils aura un impact considérable sur l’usage qu’ils en feront, leur productivité, leur performance.
Accompagner vos utilisateurs dès leur première interaction avec vos outils vous permet de réduire de 67% votre déperdition d’utilisateurs (churn).
Source – Esteban Kolsky pour Huffington Post, 2015
3. Formez-les là où ils sont
Vos utilisateurs ne veulent pas quitter leur outil dès qu’ils ont besoin d’une information. Intégrez l’accompagnement à leur routine quotidienne grâce à des plateformes d’adoption digitale (DAPs) accessibles directement depuis leur CRM, leur ERP ou leur intranet par exemple.
85% des collaborateurs perdent au moins 1 à 2h de productivité par semaine à la recherche d’information.
Source – Dynamic Signal
4. Montrez l’exemple
Ce que vous voulez que vos utilisateurs fassent, faites-le d’abord. Commencez par utiliser les logiciels et engagez vos collaborateurs à travers des formations.
Seuls 26% des collaborateurs sont tout à fait d’accord pour dire que les managers montrent l’exemple.
Source – RootInc, 2013
5. Maîtrisez le timing
Guidez vos utilisateurs au moment où ils en ont besoin, qu’ils soient nouveaux arrivants dans votre organisation ou nouveaux utilisateurs d’un outil dans le cas d’une conduite du changement par exemple.
49% des collaborateurs préfèrent se former au moment où ils en ont besoin.
Source – Linkedin, 2018 Workplace Learning Report
6. Privilégiez le sur-mesure
Accélérer l’adoption logicielle, c’est adapter votre accompagnement, à la fois pour la majorité de vos collaborateurs qui utilise les fonctionnalités basiques de votre outil et pour les quelques uns qui ont recours à des fonctionnalités plus avancées. Les parcours de formation personnalisés sont une façon de renforcer leur engagement en ce sens.
4% des gens veulent voir un contenu personnalisé en fonction de leurs intérêts.
Source – Adobe, Achieving Deliciousness: The State of Content
7. Nouvelles fonctionnalités : sortez le grand jeu
Ne limitez pas l’accompagnement de vos utilisateurs à vos nouveaux outils. Même les plus expérimentés d’entre eux sont aussi novices que les autres face à une nouvelle fonctionnalité. Cerise sur le gâteau : présenter un outil qui évolue pour répondre à leurs besoins vous aidera à garder vos utilisateurs réguliers engagés.
90% des dirigeants d’entreprise pensent que leur organisation est soucieuse des besoins des individus quand elle introduit de nouvelles technologies, mais seuls 53% des collaborateurs partagent cet avis.
Source – PwC, Our Status With Tech At Work: It’s Complicated, 2018
8. Communiquez. Encore et toujours
Toute occasion d’interagir avec vos utilisateurs est bonne, dans un sens, en envoyant des messages ou des notifications sur leurs outils par exemple, comme dans l’autre, en rassemblant leurs remarques. Annoncez la sortie d’une nouvelle fonctionnalité, félicitez-les pour leurs résultats, recueillez leurs avis sur votre outil… : les raisons ne manquent pas !
1 projet sur 3 échoue en raison d’une communication inefficace.
Source – Project Management Institut
9. N’arrêtez jamais de mesurer
Exploitez toutes les données que vous pouvez pour augmenter l’engagement de vos utilisateurs sur vos outils : mesurez leur productivité, analysez le temps qu’ils passent à se former, collectez leurs retours d’expérience, repérez les fonctionnalités pour lesquelles vos équipes support sont le plus sollicitées. Autant d’informations qui vous permettront d’améliorer la prise en main de vos applicatifs !
« La clé de la réussite, c’est passer 20% de son temps à clarifier ce qui doit être fait et 80% à mesurer la performance pour s’assurer que ce qui doit être fait l’est réellement »
Source – Business Execution for Results, Stephen Lynch, 2014
10. Ecoutez vos collaborateurs
L’outil ne doit jamais éclipser les collaborateurs. Le secret de l’adoption logicielle reste… l’humain : soyez à l’écoute des besoins, des avis et des retours de vos utilisateurs.
Les collaborateurs qui se sentent écoutés ont 4,6 fois plus de chances de donner le meilleur d’eux-mêmes au travail.
Source – Salesforce, “The Impact of Equality and Values Driven Business”, 2017
Vous l’avez compris, l’adoption logicielle, ce n’est pas seulement se connecter à vos différentes applications d’entreprise. Ni même les utiliser. C’est surtout bien les utiliser. L’accompagnement de vos utilisateurs sur leurs outils est tout aussi important que les outils eux-mêmes et compter sur l’intuitivité de vos logiciels ne suffit pas !
