Pour assurer les investissements concernant les équipements informatiques et leurs coûts associés, vous devez établir un plan financier sur une période définie. Clair, mesurable et flexible, le budget IT permet ainsi de prévoir les dépenses informatiques futures et de mettre en place des mesures d’économie qui aident à garantir le meilleur rapport qualité/prix. Ce petit guide vous dit tout ce que vous devez savoir pour gérer et piloter efficacement le budget IT de votre entreprise.
Établissement des objectifs du budget IT
L’établissement du budget informatique est essentiel à la stratégie de l’entreprise, car il offre la possibilité au directeur des systèmes d’information de mieux piloter son organisation. Par conséquent, le budget informatique doit répondre aux objectifs stratégiques définis par la direction générale, mais aussi à ceux mis en place par la direction des services informatiques. Ceci est d’autant plus important lorsque l’entreprise est en pleine transformation digitale.
Avant de définir le budget IT de votre entreprise, vous devez cependant déterminer sa finalité, autrement dit ses objectifs. Pour ce faire, vous devez identifier vos priorités et vos besoins, mais vous devez également faire en sorte que ceux-ci s’alignent de façon stratégique avec les objectifs commerciaux de l’entreprise. Déterminer vos objectifs SI vous permet ainsi de désigner les projets les plus importants qui aident à bénéficier d’un retour sur investissement plus significatif.
À cet effet, le budget IT peut être affecté à différents projets majeurs de l’entreprise. Parmi ceux-ci, on peut notamment citer :
- le passage vers le Cloud,
- la digitalisation des processus,
- le renforcement de la sécurité informatique,
- la mise en place de solutions de mobilité pour les employés.
En parlant de digitalisation des processus, Lemon Learning vous aide à libérer le potentiel de vos logiciels. En effet, notre mission est de simplifier le processus de transformation numérique pour les entreprises en vous proposant des logiciels fonctionnels et simples à prendre en main. Leader du marché en France, nous avons déjà plus de 2 millions d’utilisateurs dans le monde.
Élaboration d’un budget réaliste
Pour entretenir et conserver le système informatique de l’entreprise en bon état de marche, vous devez affecter à ce service les moyens financiers. Ces derniers l’aideront à assurer son fonctionnement avec efficacité. En d’autres termes, vous devez déterminer le budget de fonctionnement de votre service informatique tout en vous assurant qu’il s’agisse d’un budget juste et réaliste.
Constitution du budget IT
Un budget de fonctionnement réaliste offre la possibilité de garantir aux équipes DSI une autonomie financière. Il permet aussi de couvrir les dépenses administratives de leurs projets.
Pour construire un budget de fonctionnement réaliste pour vos équipes SI, vous devez prendre en compte différents éléments :
- le matériel informatique,
- le personnel,
- les logiciels,
- l’outsourcing,
- les taxes liées à l’IT,
- les coûts d’occupation liés à l’IT…
Établir un budget réaliste revient aussi à faire un audit de vos dépenses et projets au cours des années précédentes (sauf en cas de création de votre entreprise). Cet audit vous aide à mieux prévoir le budget de l’année suivante. Il aide aussi l’entreprise à mettre en évidence les éléments qui ne feront plus partie du budget et à prévoir de potentiels nouveaux dépassements d’autre part.
Détermination des marges de manœuvre
Pour déterminer le budget IT, vous pouvez ainsi prendre en compte le budget de l’exercice précédent et le prolonger quasi à l’identique. Modifiez ensuite certains facteurs tels que les prix unitaires. Réalisez des mises à jour des inventaires et des évolutions attendues afin de les adapter à la situation actuelle de votre entreprise.
Une fois le budget IT établi, intégrez les projets informatiques qui sont d’ores et déjà lancés ou qui sont en cours de développement. Ceci offre la possibilité au directeur des systèmes d’information d’avoir une idée plus ou moins précise des coûts et des revenus. Il peut ainsi prévoir les résultats futurs et de dégager des marges de manœuvre.
Suivi et contrôle des dépenses IT
On ne le répètera jamais assez, une bonne gestion des dépenses IT passe nécessairement par la mise en place de mécanismes de suivi budgétaire. En effet, le suivi au sein d’un projet est indispensable, quelle que soit sa finalité. Suivre l’avancement de vos dépenses ainsi que la construction budgétaire en général permet de vous assurer régulièrement du bon déroulement du projet et de l’exactitude du budget prévu.
Le suivi et le contrôle des dépenses IT vous aident aussi à analyser les écarts et à mettre en place des actions correctives si cela est nécessaire. Ce travail est aussi important. Il offre en effet la possibilité de transmettre des informations actualisées à la direction générale et aux équipes concernées par la gestion du budget IT.
Pour assurer le suivi et le contrôle des dépenses IT, vous pouvez mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) ainsi qu’un système de rapports mensuels.
Conseils pour une gestion réussie du budget IT
Pour une gestion réussie du budget IT, vous devez avant tout communiquer du projet en amont et en continu afin de permettre aux équipes de se projeter facilement vers l’avenir. Une bonne communication aide également à éviter de faire face à certaines situations comme une mauvaise adaptation ou un manque d’informations. Elles peuvent nuire à la réussite de votre projet.
Anticipation des coûts imprévus
Pour optimiser votre budget IT, vous devez également vous équiper d’un logiciel adapté à la gestion de projet et à la prévision budgétaire. Ce type d’outil vous accompagne dans la gestion de différents aspects indispensables au bon fonctionnement de votre projet et de votre organisation. Un bon logiciel vous offre en effet la possibilité d’assurer la gestion des activités, la gestion des coûts et l’analyse des performances. Vous avez ainsi la possibilité d’anticiper des coûts imprévus.
En parlant de logiciel, Lemon Learning vous propose des solutions clé en main qui s’adaptent à tous les enjeux de la transformation numérique de votre entreprise. Parmi nos différentes solutions, nous pouvons citer :
- Lemon Adoption,
- Lemon Analyze,
- Lemon Automation.
Nous vous aidons à déployer de nouvelles applications métiers et à adopter de nouvelles pratiques de gestion de votre budget IT.
Priorisation des investissements en fonction du ROI
Pour vous assurer de la fiabilité et de la justesse du budget IT mis en place par votre entreprise, vous devez fixer les indicateurs de calcul du ROI. Ceci passe notamment par l’établissement d’un bilan de l’utilisation des ressources financières de l’année précédente. Vous vous basez sur les données recueillies ainsi que sur le nombre de lignes budgétaires.
Si votre entreprise a par exemple fait l’acquisition de nouveaux matériels informatiques au cours de l’année passée, ces indicateurs vous donneront ainsi une idée sur la rentabilité de votre investissement.
La transformation numérique a apporté de nombreux changements dans le mode de fonctionnement des entreprises modernes. Ceci se reflète notamment dans les budgets IT entre autres. Les budgets IT sont donc indispensables à la mise en place et à l’exécution des stratégies de transformation digitale que prévoient les entreprises dans le futur. Faites confiance à Lemon Learning pour réussir la mise en place et la gestion de votre budget IT.
