Les PME sont des entreprises avec des besoins très spécifiques en matière de gestion de leurs achats. Pour les gérer efficacement, elles ont besoin de logiciels d’achat adaptés à leur taille et à leur budget.
Dans cet article, nous allons vous donner 9 conseils pour bien choisir votre logiciel d’achat.
1. Évaluez vos besoins
Avant de commencer votre recherche, faites une liste de ce que vous recherchez dans un logiciel d’achat :
- Quels sont les processus d’achat que vous souhaitez automatiser ?
- Quels sont les produits que vous achetez régulièrement ?
- Quels sont les fournisseurs que vous utilisez ?
Répondez précisément à ces questions pour savoir ce que vous recherchez.
2. Choisissez un logiciel simple à utiliser
Le logiciel de gestion d’achat que vous choisirez doit être facile à utiliser pour tout le personnel impliqué dans le processus d’achat. Il doit également être simple à intégrer à votre système de gestion actuelle. Enfin, assurez-vous que le logiciel est compatible avec tous les systèmes d’exploitation que vous utilisez déjà en interne.
3. Sélectionnez un logiciel adapté à la taille de votre entreprise
Il est important de choisir un logiciel adapté à la taille de votre société. Si vous êtes une petite PME, vous n’avez probablement pas besoin d’un logiciel complexe. Par contre, si vous êtes une entreprise de très grande taille, vous avez besoin d’un logiciel bien plus complet.
4. Vérifiez la sécurité du logiciel
La sécurité est un aspect essentiel de l’achat d’un logiciel. Assurez-vous que le logiciel dispose de fonctions de sécurité suffisantes, notamment en ce qui concerne les informations de paiement, la gestion des utilisateurs, la sauvegarde des données…
5. Évaluez les fonctionnalités du logiciel
Le logiciel d’achat que vous choisissez doit offrir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer vos achats. Les fonctionnalités courantes comprennent la gestion des fournisseurs, la gestion des achats, la gestion des stocks et la gestion des paiements.
6. Contrôler les coûts du logiciel
Pour cela, assurez-vous de vérifier le coût total du logiciel, y compris les coûts d’installation, les coûts de maintenance et les coûts de formation.
7. Assurez-vous que le logiciel est évolutif
Votre entreprise peut se développer et évoluer avec le temps. Il est donc important de choisir un logiciel qui s’adapte à ces évolutions. Vérifiez que le logiciel peut être mis à jour facilement pour répondre à vos enjeux futurs.
8. Demandez des références
Avant de choisir un logiciel d’achat pour PME, demandez des références à d’autres entreprises qui l’utilisent. Les retours utilisateurs vous donneront une idée plus précise de la satisfaction d’autres sociétés avec le logiciel.
9. Faites un essai gratuit
Avant de prendre une décision finale, demandez une période d’essai gratuite. Cette période est souvent appelé un POC et fait partie du processus traditionnel de vente. Utilisez cette période pour vous familiariser avec l’outil et mesurer la prise en main de vos collaborateurs sur l’outil.
En conclusion, choisir le meilleur logiciel d’achat pour votre PME peut s’avérer plus compliqué qu’il n’y parait. Toutefois, en suivant les différentes étapes listées ci-dessus, vous devriez être en mesure de trouver le logiciel qui convient le mieux à vos besoins.
