Vous avez choisi de digitaliser vos Achats et vous recherchez de bonnes pratiques pour mener à bien votre projet ? Bonne pioche !
Dans l’infographie suivante, Lemon Learning partage les 10 meilleures pratiques pour mener votre projet de transformation digitale des Achats de façon optimale. A la clé ?
- Une conduite du changement plus efficace pour une digtialisation des Achats pérenne.
- Une meilleure adhésion des parties prenantes du projet (Achats, Direction, utilisateurs finaux).
- Un meilleur ROI pour vos Achats et votre entreprise !
Vous voulez aller plus loin ? Découvrez notre livre blanc « Digitalisation des Achats : les meilleures pratiques pour accélérer l’adoption de votre SI Achat » de Lemon Learning. Cas d’usage, éclairages d’experts, conseils pratiques : tout y est réuni pour optimiser la performance de vos Achats !
1. Prendre conscience des enjeux de la digitalisation des Achats
La première étape pour mener une digitalisation des Achats efficace, c’est d’en saisir l’importance et les enjeux.
La digitalisation des Achats est incontournable pour optimiser les coûts des entreprises.
Qu’ils soient financiers, opérationnels ou concurrentiels, ces coûts ont un impact sur l’ensemble de l’organisation des entreprises et des métiers (DAF, Achats, Support, etc.).
2. Comprendre le rôle des SI Achats
Les solutions e-Achats ont une place importante dans la digitalisation des Achats.
Les SI Achats permettent de simplifier la gestion des Achats, d’augmenter la qualité des processus Achats et de dégager du temps pour l’innovation et la création de valeur.
Le hic ? Mettre en place un SI Achats ne suffit pas pour opérer une transformation digitale des Achats efficace. Il faut surtout que vos utilisateurs finaux adoptent la solution logicielle déployée ! Pour ce faire, la conduite du changement est essentielle. Et ce, quel que soit le logiciel choisi.
3. Etablir une méthodologie de mise en place du SI Achats solide
On vous le concède, la méthodologie est loin d’être la partie la plus exaltante de votre projet de transformation digitale. Et pourtant.
Établir une méthodologie claire de digitalisation des Achats permet de fournir un accompagnement adapté aux parties prenantes du projet.
Planning, budget ou encore identification des parties prenantes sont autant de composantes d’une bonne méthodologie pour un projet digitalisation des Achats réussi.
4. Faire un état des lieux
Un état des lieux ? Mais pour quoi faire ? C’est simple.
Cartographier l’ensemble des enjeux et des acteurs impliqués dans la digitalisation des Achats permet de mettre en place un SI Achats adapté aux enjeux métiers.
L’entreprise a alors toutes les clés en main pour mener une digitalisation des Achats performante.
5. Sélectionner le SI Achats le plus adapté à vos enjeux
Il n’existe pas de SI Achats parfait qui convienne à toutes les entreprises. La raison ? Les entreprises ont des enjeux business différents selon leur situation (ex: TPE vs GE, B2B vs B2C, etc.). Conclusion ?
Choisir la “meilleure” solution revient à identifier la solution Achats la plus adéquate pour votre organisation et vos utilisateurs.
Qu’il s’agisse d’un outil Achats développé en interne ou d’une solution du marché, le meilleur SI Achats sera donc celui qui répondra le mieux aux enjeux actuels et à venir de l’entreprise.
6. Communiquer, communiquer, communiquer
Ah, cette communication dont on entend toujours parler. Pourquoi est-elle si fondamentale au juste ?
Communiquer auprès des parties prenantes tout au long du projet est crucial pour emporter leur adhésion.
Qu’il s’agisse de la Direction ou des utilisateurs finaux, il est indispensable que chacune des parties prenantes saisisse la valeur ajoutée du projet de transformation des Achats. Et pour cause, c’est la meilleure façon pour les différents acteurs d’adhérer au projet !
7. Déployer le SI Achats avec un focus utilisateur
C’est l’une des erreurs les plus récurrentes dans les projets de digitalisation des Achats des entreprises : laisser les utilisateurs finaux de côté ! Mais qu’est-ce que cela change d’intégrer les utilisateurs à la mise en place du SI Achats ?
Impliquer les utilisateurs finaux lors du déploiement du SI Achats est fondamental pour accélérer l’adoption de l’outil.
En prenant en compte les retours utilisateurs, les entreprises favorisent la pertinence, l’agilité et l’efficacité du SI Achats sur le long terme.
8. Former les utilisateurs au SI Achats en continu
Tout comme la communication, la formation au SI Achats est un indispensable de la conduite du changement. Vous l’avez compris, c’est aussi un indispensable pour votre projet de transformation digitale !
Former les utilisateurs finaux au SI Achats en continu favorise la bonne prise en main de la solution.
Cette étape permet notamment de réduire les résistances et les frustrations liées au digital.
9. Accompagner les usages sur le SI Achats grâce au support et à la communication intégrée
Acheteurs, acheteurs valideurs, fournisseurs : les usages sur le SI Achats sont aussi divers que les populations d’utilisateurs et les métiers présents sur l’outil.
Accompagner les usages sur le SI Achats favorise l’adoption de l’outil et la productivité des utilisateurs finaux.
Mais ce n’est pas tout. En personnalisant cet accompagnement, les utilisateurs ont accès à une expérience sur-mesure qui répond à leurs enjeux métiers et à leurs usages sur le SI Achats.
Autre chose ? Oui ! On vous montre concrètement comment mettre en place une communication intégrée au SI Achats dans notre livre blanc sur la digitalisation des Achats !
10. Mesurer, ajuster et faire évoluer la solution e-Achats en continu
Mesurer les retombées de la mise en place de votre SI Achats permet d’évaluer l’efficacité de la digitalisation des Achats. Réduction des coûts, fiabilité des données, qualité des processus ou encore satisfaction utilisateur : les indicateurs de performance permettent de récolter des informations clés pour optimiser votre SI Achats sur le long terme.
De la compréhension des enjeux Achats à la mesure du ROI, vous connaissez maintenant les meilleures pratiques pour mener à bien votre projet de digitalisation des Achats ! Pour aller plus loin, téléchargez notre livre blanc sur la digitalisation des Achats.
