Digitalisation des Achats : pourquoi faire un état des lieux est crucial

 Quel intérêt pour la digitalisation des Achats ?

Mettre en place un SI Achats sans faire un état des lieux, c’est comme construire une maison sans fondements.

État des lieux : de quoi s’agit-il ? 

L’état des lieux a pour objectif de cartographier l’ensemble des enjeux et des acteurs impliqués dans la mise en place du SI Achats.

Quel intérêt ?

Cette étape est fondamentale, car elle permet de mettre en place une solution adaptée aux enjeux existants des utilisateurs finaux et de l’organisation. Elle permet également d’impliquer l’ensemble des acteurs dès le début du projet pour une meilleure adhésion sur le long terme.

En pratique : les questions à se poser pour faire un état des lieux

Les questions à se poser 

• Quels enjeux vous poussent à implanter un SI Achats dans votre entreprise ? 

1. Harmonisation des processus Achats (P2P, S2P…)
2. Amélioration du suivi des Achats
3. Simplification du pilotage des Achats, etc

• Qui sont les différentes parties prenantes de ce projet ?

1. Equipe projet
2. Direction
3. Utilisateurs finaux

• Quel est le plus grand défi du déploiement ? 

1. Déploiement à grande échelle
2. Formation au logiciel
3. Accompagnement des usages

Avis d’expert

“ Avant la mise en œuvre d’application, une analyse préalable est nécessaire comme dans tout projet. Il faut faire un constat. Les conclusions révèlent la plupart du temps des axes d’amélioration sur le plan organisationnel et sur les processus mis en place. Cela est également l’occasion de se conformer à des bonnes pratiques métiers, ce qui rendra la mise en place de système d’information achats/finance d’autant plus facile. Un autre aspect est également à considérer dans la digitalisation. Il ne s’agit pas uniquement de mettre en place des systèmes d’information métier mais des offres complètes, composées de logiciels, de services associés et de contenus.”

Thomas Decamp, Directeur Commercial chez Proactis

 Cas d’usage : Centralisation des outils Achats et amélioration de l’efficacité opérationnelle des collaborateurs d’un GIE

Le département Achats d’un GIE (groupement d’intérêt économique) français utilise 5 outils pour gérer l’ensemble de ses activités Achats. 

L’entreprise décide de mettre en place une solution e-Achats en mode Saas pour centraliser l’ensemble des outils Achats. Elle souhaite également améliorer l’efficacité opérationnelle des collaborateurs grâce au SI Achats et fait donc appel à la plateforme d’adoption digitale Lemon Learning pour accompagner la prise en main de l’outil. 

La méthode Lemon Learning : réalisation d’un diagnostic pas à pas

Lemon Learning accompagne le GIE pas à pas dans l’élaboration de l’état des lieux pour mettre en place une méthodologie sur-mesure.

1. Identification des enjeux principaux et secondaires de l’entreprise 

• Harmonisation des processus Achats 
• Facilitation de l’utilisation des outils liés à la solution e-Achats mise en place
• Sécurisation des identifications en interne sur la solution digitale

2. Cartographie des utilisateurs finaux

• Nombre d’utilisateurs : 5000
• Populations d’utilisateurs : acheteurs, acheteurs valideurs, fournisseurs

3. Elaboration du plan d’accompagnement sur-mesure selon les enjeux identifiés

• Intégrations de guides interactifs accessibles en temps réel à l’outil Achats à destination des utilisateurs internes et externes pour harmoniser les processus utilisés par les Achats
• Segmentation pédagogique des parcours entre les acheteurs et les acheteurs valideurs pour faciliter la prise en main des outils liés à la solution e-Achats
• Identification par SSO pour répondre aux exigences de sécurité internes du groupe

En bref : Faire un état des lieux vous permet d’aligner la mise en place de votre SI Achats avec vos enjeux business et métiers.