Vous avez mis en place l’ERP Infor M3 au sein de votre entreprise ? Vous souhaitez rendre votre documentation sur Infor M3 plus efficace ? Vous voulez diminuer les erreurs de données saisies et les demandes de support de l’ERP ? Vous avez besoin de réduire les coûts en production et mise à jour de la documentation liés à Infor M3 ? Si vous avez répondu “oui” à l’une des questions précédentes, alors cet article est pour vous.
Depuis la crise sanitaire de 2020, la transition vers le Cloud s’accélère sur le marché des ERP. Pour réussir cette transition, l’adoption des utilisateurs doit être rapide, sous peine de voir votre projet de transformation digitale échouer (et cela coûte, très, très cher). Mais pas de panique, il y a une solution.
Dans cet article, on vous explique comment accompagner les utilisateurs pas à pas sur l’ERP Infor M3 grâce à une documentation efficace. La réponse, en bref ?
Pour former les utilisateurs finaux efficacement à l’ERP Infor M3, votre documentation doit être personnalisée, accessible et mise à jour. Cela permettra aux utilisateurs de mieux prendre en main l’ERP pour être opérationnels plus rapidement… et surtout, de le rester !
ERP Infor M3 : ce que vous devez savoir
Infor ? Infor M3 ? ERP ? Faisons le point sur le sujet.
Infor M3 : l’ERP des industriels
Infor M3 est un logiciel de planification des ressources de l’entreprise (ERP) commercialisé par l’éditeur Infor. Comme tout ERP, Infor M3 est un système d’information qui permet de gérer et suivre l’ensemble des processus et des informations opérationnels de l’entreprise. Sa particularité ? Il est conçu pour les moyennes et grandes entreprises internationales qui font partie des secteurs de la production et de la distribution. À noter qu’il peut être déployé dans le Cloud ou sur site.
A propos d’Infor
Infor est un éditeur de logiciels américain leader sur le marché des ERP. Parmi ses solutions, on compte des ERP comme Infor M3 et Infor LN mais aussi des solutions CRM et SIRH telles que CloudSuite CRM ou CloudSuite HCM. L’éditeur de logiciels se distingue par son approche sectorielle largement reconnue, notamment dans les secteurs industriels.
En 2021, Infor a été classé parmi les leaders du Magic Quadrant de Gartner pour les ERP Cloud destinés aux entreprises centrées sur les produits. Il se positionne alors devant des ERP comme Epicor, SAP, ou encore Oracle NetSuite.
Maintenant que vous savez tout, il est temps d’entrer dans le vif du sujet. Comment rendre votre formation à l’ERP Infor M3 réellement efficace ?
Documentation Infor M3 : comment rendre votre accompagnement utilisateur vraiment efficace ?
Pour rendre votre accompagnement utilisateur efficace, il y a trois indispensables :
- La personnalisation de votre documentation.
- L’accessibilité de votre documentation.
- La mise à jour de votre documentation.
Et la bonne nouvelle, c’est qu’aucun d’entre eux n’est chronophage si vous misez sur les bons outils. On vous explique tout ci-dessous.
Une documentation personnalisée
Si vous avez choisi Infor M3, c’est sans doute qu’il est plus adapté à vos enjeux sectoriels que d’autres ERP du marché. Autrement dit, il est plus personnalisé.
Pour l’accompagnement des utilisateurs finaux sur Infor M3, c’est pareil : votre produit (votre documentation) doit être personnalisé pour répondre au mieux aux enjeux de vos clients (les utilisateurs finaux).
Les utilisateurs finaux veulent du contenu qui leur parle, du contenu qui prend en compte leurs enjeux métiers, leur secteur, leur particularité. Bref, une documentation personnalisée.
Pour ce faire, créez une documentation (formation et support) différenciée selon :
- les métiers ;
- les départements (Achats, Finance, Production, etc.) ;
- les usages (régulier ou non).
(On vous montre un exemple concret dans la dernière partie de l’article !)
Mais ce n’est pas tout.
Une documentation accessible
Pour favoriser l’adoption de l’ERP Infor M3 par les utilisateurs finaux, il est indispensable de rendre votre documentation accessible.
Qu’est-ce qu’une documentation accessible ?
- Une documentation facile à trouver (à quelques clics seulement de l’ERP).
- Une documentation claire qui permet de retrouver l’information recherchée rapidement.
- Une documentation disponible à toute heure (et pas seulement pendant les horaires de bureau).
- Une documentation facile à comprendre (les manuels utilisateurs de 200 pages en pdf, c’est tout sauf accessible).
En somme, l’idée est simple : fournir la bonne information à la bonne cible, au bon moment, et au bon endroit.
(Cela semble compliqué, mais on vous assure que c’est à votre portée. On vous dit tout dans la prochaine partie de l’article).
Dernier indispensable d’une documentation efficace ?
Une documentation mise à jour
Vous trouveriez cela étrange de voir une rediffusion d’un JT de 2002 à la place du JT du jour, n’est-ce pas ? Pourquoi ? Parce que les informations ne seraient plus (du tout) d’actualité.
Pour la documentation que vous fournissez aux utilisateurs finaux pour accompagner la prise en main de l’ERP Infor M3, c’est la même chose. Avoir une documentation sur des fonctionnalités qui ne sont plus d’actualité ou qui ont évolué avec les multiples mises à jour, c’est tout sauf pertinent.
La première fois, ce ne sera pas très grave. Mais à la longue, les utilisateurs arrêteront de consulter la documentation que vous avez mis un temps fou à concevoir. Ils arrêteront de se former, de s’informer, et se contenteront de remplir des demandes de support pour tout et n’importe quoi. Vous perdrez du temps, de l’argent et de la performance. Un peu dommage pour un outil qui est censé avoir l’effet opposé.
Pour éviter ce problème, plusieurs options s’offrent à vous.
- Veillez régulièrement aux mises à jour faites par Infor sur Infor M3.
- Ayez une équipe dédiée à la mise à jour des contenus de formation et de support.
- Utilisez des outils qui vous permettent de créer et mettre à jour votre documentation rapidement.
Une documentation personnalisée, accessible et à jour. C’est possible ? Oui, et on vous explique comment juste en-dessous !
Infor M3 : une documentation contextuelle avec Lemon Learning
Et si l’on vous disait qu’il est possible de former les utilisateurs directement depuis Infor M3, vous nous croiriez ? Et si, en plus, on vous assurait que vous pouvez également communiquer avec eux depuis Infor M3. Vous nous croiriez toujours ?
Restez avec nous.
Dans cette partie, on parle outils, accompagnement digital à l’international, et ROI. Et parce que les chiffres parlent parfois plus que les mots, commençons par les chiffres.
| 50 % de coûts de support en moins en moyenne. | 75 % de formations en présentiel en moins. | Entre 65% à 80%de temps gagné dans la création et la mise à jour de contenus. |
Ces résultats, ce sont ceux que nos clients ont réussis à atteindre grâce à notre solution d’adoption digitale : Lemon Learning. Parmi eux, il y a des entreprises qui accompagnent la prise en main des solutions d’Infor mais aussi des solutions d’autres éditeurs d’ERP comme SAP, Oracle ou encore Microsoft.
Le secret de leur réussite ?
- Une documentation directement intégrée à Infor M3.
- Une documentation simple à créer, personnaliser et modifier.
- Des fonctionnalités avancées pour communiquer avec les utilisateurs depuis Infor M3, vérifier les données saisies en direct ou encore mesurer le suivi de la documentation consultée.
On vous explique tout.
Des tutoriels intégrés à Infor M3
Lemon Learning vous permet de former les utilisateurs à Infor M3 grâce à des guides interactifs embarqués.
Le principe est simple : notre solution se place en surcouche d’Infor M3 et donne accès aux utilisateurs à une bibliothèque de guides interactifs accessibles en temps réel pour se former en toute autonomie. Les utilisateurs sont guidés pas à pas dans l’exécution d’une fonctionnalité grâce à une documentation courte, engageante et pratique.
Mais l’avantage n’est pas seulement pour les utilisateurs finaux.
Une documentation simple à mettre en place et à faire évoluer
Grâce à sa nature évolutive, notre solution permet à vos équipes de créer, personnaliser et mettre à jour votre documentation à Infor M3 en toute simplicité.
Notre solution vous permet de :
- créer les guides interactifs directement depuis Infor M3 ;
- personnaliser vos guides interactifs en quelques clics ;
- industrialiser la traduction de vos contenus pour un accompagnement à l’international.
Et parce qu’une bonne nouvelle n’arrive jamais seule, nos équipes vous accompagnent pour concevoir votre documentation ou pour être autonome dans la conception de vos contenus grâce à une formation interne.
Et pour finir, nous vous avons gardé le meilleur.
Des campagnes de communication intégrées à l’ERP
La communication : c’est le nerf de la guerre si vous voulez accélérer l’adoption de votre ERP par les utilisateurs finaux.
Avec Lemon Learning, vous pouvez communiquer auprès de vos utilisateurs directement depuis Infor M3.
- Les notifications push vous permettent de communiquer auprès de vos utilisateurs via une fenêtre pop-up (informations sur un changement de processus, présentation d’une nouvelle fonctionnalité, envoi d’un questionnaire pour évaluer la satisfaction utilisateur, etc.)
- Les infobulles vous permettent d’indiquer des informations utiles aux utilisateurs pour les aider à mieux comprendre et prendre en main l’ERP.
Autant d’éléments qui vous permettront, sans nul doute, d’améliorer considérablement l’adoption de l’ERP Infor M3 par les utilisateurs finaux !
Personnalisation, accessibilité, évolutivité de la documentation : vous connaissez désormais les clés d’une documentation réellement efficace pour accompagner la prise en main de l’ERP Infor M3 par les utilisateurs finaux. Des clés fondamentales qui vous permettront non seulement d’accélérer l’adoption utilisateur, mais aussi d’uniformiser les processus et de réduire vos coûts ! Si avec tout cela, vous ne faites pas partie des 31 % de projets SI qui réussissent, c’est qu’on ne s’y connaît pas.
