Saviez-vous que près de la moitié des implantations d’ERP échoue la première fois (Technology Evaluation Centers) ? Difficulté lors de l’implantation, mauvaise conduite du changement ou encore formation inadaptée, nombreuses peuvent être les causes d’un projet ERP manqué.
Pour favoriser la réussite de votre projet ERP, c’est-à-dire son adoption par les utilisateurs, l’onboarding est une étape fondamentale. Découvrez trois faux pas à éviter pour favoriser l’adoption de votre ERP de façon pérenne.
1. Oublier d’accueillir vos nouveaux utilisateurs sur l’ERP
Nouveau poste, nouvelle ville : lors de votre premier jour dans votre nouveau travail, vous décidez d’aller chercher une viennoiserie à la boulangerie du quartier. Seul hic, le boulanger ne vous dit pas bonjour et fait peu de cas de vous lorsqu’il vous sert. Vous vous demandez si vous reviendrez ici.
Un peu froid comme atmosphère, n’est-ce pas ? Eh bien, les ERP, c’est un peu comme les boulangeries : on les préfère accueillants. De fait, l’accueil est déterminant pour l’expérience et l’engagement. Le premier faux pas sur les ERP consiste donc à ne pas préparer et soigner l’accueil de vos nouveaux utilisateurs. Sans accueil sur l’ERP, vos utilisateurs peuvent se sentir perdus, avoir davantage de résistances face à l’outil ou tout simplement délaisser l’ERP faute d’accompagnement. Alors quelles sont les bonnes pratiques pour accueillir de nouveaux utilisateurs sur un ERP ?
L’astuce Lemon Learning : communiquez avec vos utilisateurs
Pour accueillir vos nouveaux utilisateurs sur leur ERP, rien de tel que la communication personnalisée. La bonne nouvelle ? Lemon Learning vous permet de communiquer auprès de vos utilisateurs en toute simplicité ! Que ce soit pour pousser un message de bienvenue ou encore une présentation des fonctionnalités phares, il vous suffit de quelques clics pour pousser un contenu personnalisé à vos différents utilisateurs ! Le gros plus ? Lemon Learning s’intègre directement à votre ERP (du moment qu’il est accessible en ligne) ! C’est notamment le cas sur les ERP Infor, Oracle ou encore Dynamics 365 !
2. Ne pas former vos utilisateurs à l’ERP
Ne pas former vos utilisateurs à votre ERP et s’attendre à ce qu’ils le maîtrisent rapidement, c’est comme demander à un novice en cuisine de créer des macarons parfaits du premier coup : c’est irréaliste. Pour favoriser l’adoption de votre logiciel ERP, la formation est indispensable. Et pour cause, sans formation, vous exposez vos utilisateurs à plusieurs risques.
- Une perte de temps : faute de connaissances nécessaires pour maîtriser l’ERP, vos utilisateurs perdent du temps régulièrement à chercher les informations, attendre des réponses du support ou encore rectifier leurs erreurs.
- Une diminution de la performance : sans formation, vos utilisateurs sont moins productifs sur leurs postes car ils consacrent davantage de temps à la maîtrise de leur logiciel qu’à l’exercice réel de leurs fonctions. Ils sont donc moins opérationnels au quotidien, ce qui affecte directement la performance de l’entreprise.
- Une hausse des coûts : la mauvaise maîtrise de l’ERP a un coût puisqu’elle peut déboucher sur un délaissement des outils (c’est-à-dire des licences inutilisées), des erreurs effectuées sur l’ERP pouvant induire des coûts selon leur gravité, une hausse des coûts de support (plus de demandes). Ou tout simplement, des coûts en matière de compétitivité face à d’autres entreprises qui tireraient pleinement profit de leur ERP.
Vous l’aurez donc compris, la formation n’est pas une option : c’est un indispensable de l’onboarding ERP. Alors comment s’y prendre concrètement pour former les utilisateurs à l’ERP de façon efficace ?
L’astuce Lemon Learning : former vos utilisateurs depuis votre ERP
Pour former vos utilisateurs à un ERP de manière efficace, il est essentiel de s’adapter à leurs besoins. Pour cela, rien de tel que le Learning by Doing : un apprentissage par la pratique qui permet à vos utilisateurs de maîtriser leur logiciel en l’utilisant directement. Avec Lemon Learning, vous pouvez vous appuyer sur cette forme d’apprentissage pour optimiser votre onboarding et l’adoption de vos logiciels. Quel que soit votre ERP, vos utilisateurs se forment par la pratique et en temps réel grâce à des guides interactifs embarqués. Sur l’ERP Dynamics 365, par exemple, vos utilisateurs peuvent apprendre à créer un suivi prescripteur, clore un dossier ou encore créer une demande d’admission pas à pas grâce aux guides interactifs. A la clé ? Un meilleur engagement de vos utilisateurs sur l’ERP, une meilleure utilisation de l’outil et une meilleure performance des équipes au quotidien.
3. Penser que l’onboarding est un processus fini
L’onboarding ne s’arrête jamais. Et pour cause, votre ERP et vos utilisateurs évoluent sans cesse : de nouvelles fonctionnalités apparaissent, l’interface de l’ERP change et vos utilisateurs peuvent changer de métier et utiliser l’ERP autrement. Il est donc essentiel d’accompagner vos utilisateurs sur l’ERP au quotidien, et ce, au-delà de l’onboarding d’introduction. Pour cela, certains éléments sont clés :
- L’évolutivité de la formation : pour ajouter et mettre à jour les formations au fil des évolutions de l’ERP.
- La personnalisation des contenus : pour répondre à chaque utilisateur de façon adaptée selon son utilisation de l’outil.
- La communication : pour garder vos utilisateurs engagés durablement.
Mais ce n’est pas tout. Pour améliorer son onboarding ERP, il existe un autre élément fondamental : le ROI.
L’astuce Lemon Learning : mesurer, ajustez et recommencez !
Mesurer le ROI permet d’améliorer la qualité de l’onboarding ERP tout au long du parcours de vos utilisateurs avec l’ERP. Et pour cause, en mesurant les retombées de votre onboarding ERP, vous avez toutes les clés en main pour améliorer l’accompagnement de vos utilisateurs au quotidien sur leur ERP. Avec la solution Lemon Learning, vous avez accès aux statistiques directement depuis votre ERP. Résultat ? Vous avez toutes les clés en main pour optimiser votre onboarding et accélérer l’adoption de votre ERP ! Par exemple, sur l’ERP Oracle, vous pouvez voir comment vos utilisateurs interagissent avec vos guides interactifs (guides consultés, formats les plus appréciés, etc.) pour ajuster votre accompagnement selon leurs besoins !
Vous l’aurez compris, s’il existe des faux pas en matière d’onboarding ERP, il est tout à fait possible de les éviter ! En s’appuyant sur des fondamentaux comme l’accueil des nouveaux utilisateurs sur l’ERP, la formation à l’ERP et la mesure du ROI, vous accélérez l’adoption de votre logiciel ERP pour une digitalisation pérenne !
Vous avez un projet ERP ? Lemon Learning peut vous aider à accélérer l’adoption de votre ERP, quel qu’il soit, du moment qu’il est accessible en ligne !
