Les vieilles habitudes ont la peau dure, c’est bien connu. Si, du jour au lendemain, vous deviez vous familiariser avec un autre itinéraire que celui que vous avez emprunté pendant des années pour vous rendre au bureau, cela demanderait un temps d’adaptation. Pour vos collaborateurs et leurs logiciels, c’est un peu la même chose !
Après des mois de préparation intense et de nombreux réajustements techniques, vous déployez ENFIN vos nouveaux applicatifs : un CRM sur-mesure pour optimiser les processus de vente de votre force commerciale, un SIRH pour fluidifier les flux RH et centraliser la donnée au sein de votre organisation ou encore un logiciel de gestion des achats pour rationaliser la gestion des stocks et améliorer le suivi des achats.
Oui mais voilà : vos équipes commerciales persistent à utiliser les traditionnels tableurs pour renseigner leurs nouvelles opportunités, vos collaborateurs continuent d’envoyer leurs demandes de congés par mail à leur manager et vos équipes métiers ne veulent tout simplement pas utiliser votre nouvel SI Achats. Alors que faire ?
Parce que l’implémentation de nouveaux outils est tout aussi importante que leur bonne utilisation, Lemon Learning vous livre dans cette infographie 10 conseils pratiques pour faire de votre projet de conduite du changement une réussite. La formule magique de ce succès : accompagnement, communication et formation.
1. Adopter une méthodologie de conduite du changement bien ficelée
On ne vous apprend rien : tout bon projet commence par une bonne planification. Et pour cause : 66% des projets de conduite du changement dépassent les budgets, sont en retard, ou ne mettent pas en œuvre les fonctionnalités prévues (source : Atos Origin). La phase de planification est donc cruciale : faites un état des lieux du projet en prenant en compte les outils existants et à venir, les processus métiers impliqués et les acteurs concernés.
2. Anticiper les résistances au changement afin de mieux y répondre
Planifier les grandes lignes de votre projet ne suffit pas. Il faut aussi prendre en compte le facteur humain. Si tant de projets de conduite du changement échouent (près de 70% d’entre eux d’après Gartner !), c’est d’abord du fait de la résistance des collaborateurs. Alors pour mieux y répondre, il vous faut déjà les comprendre. “Encore un logiciel de plus”, “Qu’ai-je à y gagner en l’utilisant ?”, “Je ne suis pas à l’aise avec les outils numériques” sont autant d’objections possibles de vos utilisateurs face à un nouveau logiciel.
3. Communiquer de façon claire avant, pendant et après le déploiement du projet
Communiquez non seulement pour anticiper les résistances de vos collaborateurs mais aussi pour les informer de l’avancée du projet.
1 projet sur 3 échoue en raison d’une communication inefficace
Source : Project Management Institute
4. Engager l’ensemble des collaborateurs dans le projet
La conduite du changement est l’affaire de tous ! Pourquoi ? Tout simplement parce qu’elle implique tous les acteurs de votre organisation : des équipes métiers à la DSI en passant par les Ressources Humaines ou encore les équipes projets.
5. Adapter et personnaliser les messages et l’accompagnement
Vous déployez à grande échelle ? 1 000, 20 000 ou peut-être même 100 000 collaborateurs sont concernés par les nouveaux outils que vous mettez en place. Sacré défi que de personnaliser l’accompagnement pour chacun d’eux ! Et si on vous disait que la clé résidait… dans vos outils eux-mêmes ? Les solutions d’adoption digitale telles que Lemon Learning vous permettent de personnaliser vos contenus de support et de formation en quelques clics, et ce quels que soient la langue, le département métier ou encore le niveau de responsabilités de vos utilisateurs.
6. Former les collaborateurs tout au long du projet
Qui a dit qu’il fallait attendre des semaines avant de former vos utilisateurs à un nouvel outil ? Le secret de l’adoption des logiciels, c’est le timing : vos collaborateurs ont besoin d’être formés au bon moment et au bon endroit. Le bon moment, en l’occurrence, c’est celui qu’ils auront choisi (eh oui, c’est possible !) ; le bon endroit, c’est directement dans leurs outils.
7. Interagir avec les collaborateurs de façon ascendante et descendante
La conduite du changement sur les logiciels ne s’arrête pas au déploiement de ces derniers. Pour que votre conduite du changement soit pérenne, il vous faut interagir avec vos utilisateurs ! Une fois n’est pas coutume : vous pouvez le faire directement depuis vos outils, notamment par le biais de notifications push. Communiquez sur une nouvelle fonctionnalité, félicitez vos équipes pour leurs résultats trimestriels, diffusez des sondages : les possibilités sont infinies.
8. Mesurer les retombées des changements et la performance des collaborateurs
Mener un projet sans en mesurer les retombées, c’est un peu comme avancer à tâtons dans le noir : vous ne savez ni où vous allez, ni comment déjouer les obstacles. La conduite du changement sur les logiciels n’échappe pas aux métriques, que vous analysiez les délais, le budget, la qualité ou encore l’efficacité du projet. Ce que vous en tirez ? La possibilité d’évaluer votre projet et de préparer des actions correctives si les objectifs ne sont pas atteints.
9. Rester à l’écoute des collaborateurs
Parce qu’ils sont les premiers concernés par les changements que vous mettez en place, vos utilisateurs sont aussi vos plus fidèles alliés. Alors veillez au grain !
Seul 1 utilisateur sur 26 se plaint, le reste délaisse les outils (churn)
Source : Estaban Kolsky
10. Continuer d’en parler
Vous avez brillamment déployé vos nouveaux outils ? Félicitations ! Mais ne relâchez pas pour autant vos efforts. La véritable clé de succès de l’adoption des logiciels, c’est son inscription dans la durée. Pour cela, pas de secret : continuez de parler du projet, d’interagir avec vos utilisateurs sur leurs outils, de solliciter leurs retours et pourquoi pas de… demander leur avis pour le déploiement d’un futur logiciel ?
