Ivalua, Synertrade, SAP Ariba, Jaggaer, Oracle Procurement, Coupa… Les solutions e-Achats qui proposent d’accompagner la digitalisation des Achats sont nombreuses. Souvent en mode Saas (Software as a Service), ces dernières permettent de centraliser l’ensemble des informations et des outils nécessaires à l’activité des Départements Achats et d’y avoir accès en temps réel. Par ailleurs, elles font souvent l’unanimité auprès des entreprises qui en ont mis en place, notamment pour les économies qu’elles permettent de faire. Mais quels sont les principaux atouts des solutions digitales Achats exactement ?
Simplifier la gestion des Achats
Simplifier la gestion des Achats : voilà le premier atout des solutions e-Achats. Avant tout, les solutions e-Achats permettent de :
- Centraliser l’ensemble des données et des outils Achats
- Automatiser les tâches répétitives
- avoir une meilleure vue d’ensemble et un meilleur suivi
- améliorer le pilotage
- faciliter la gestion des appels d’offres
Le chiffre clé à retenir
30% d’économie sur les dépenses annuelles. Ce sont les économies qu’un système d’e-procurement facile à utiliser permet aux entreprises de générer (Claritum).
Augmenter la qualité des processus Achats
Grâce à leurs différentes caractéristiques et fonctionnalités, les solutions E-Achats permettent d’augmenter la qualité des processus Achats. En ayant un seul et même outil qui centralise l’ensemble des éléments nécessaires à la gestion des Achats, les entreprises peuvent :
- suivre le bon fonctionnement des processus Achats de bout en bout
- uniformiser l’ensemble des processus, tant avec les acteurs internes qu’externes
- sécuriser et fiabiliser les données
- garantir tout le flux de traçabilité
Le chiffre clé à retenir
Grâce à la qualité d’exécution des processus, les Directions Achats des entreprises internationales enregistrent 2 à 3 fois moins d’erreurs de transactions (source : The Hackett Group).
La digitalisation des Achats permet de reposer les process et l’organisation à plat. Quand on vient digitaliser un processus qui ne l’était pas, on est obligé de connaître les process et de se poser des questions : Comment est-on organisés ? Quels sont les processus qui existent ? Qui intervient, à quelle étape et sous quelles règles ? Etc. C’est aussi le moment, selon la maturité de l’entreprise, où l’on se demande ce que l’on fait pour s’améliorer. L’outil ne fait que porter une organisation et un process et malheureusement il est souvent vu comme un moyen de changer l’organisation alors que c’est l’organisation et le process qui doivent driver l’outil”
Benoit Portevin, Consultant Senior – Finance, Achats et Opérations chez Althea
Innover en matière d’Achats
Loin d’être une substitution de l’humain, les outils Achats permettent aux départements de dégager du temps pour les activités plus stratégiques. Entre autres, les Départements Achats ont l’opportunité de :
- Participer à l’amélioration des produits et services des entreprises en collaborant avec les départements R&D, notamment en s’appuyant sur des méthodes de co-innovation.
- Transformer la gestion des Achats pour la rendre plus responsable (RSE).
- Anticiper les tendances en investissant dans le predictive procurement grâce aux outils d’analytique.
Le chiffre clé à retenir
L’avantage compétitif de 30% des organisations viendra de la capacité des collaborateurs à exploiter les nouvelles technologies de façon créative (source : Gartner).
À ceci s’ajoutent les innovations technologiques directement intégrées aux solutions e-Achats qui optimisent constamment le fonctionnement des outils. RPA ou encore Machine Learning s’intègrent aujourd’hui aux solutions e-Achats pour permettre aux entreprises de maximiser leur gestion des Achats.
Mais si elles sont indispensables à la digitalisation des Achats, les solutions e-Achats ne suffisent pas, à elles seules, à garantir une digitalisation pérenne. Alors comment optimiser l’adoption du SI Achats pour une transformation digitale efficace ?
