Vous souhaitez mettre en place un SIRH mais vous ne savez pas par où commencer ? Difficultés lors du transfert des données, mauvaise utilisation du logiciel ou encore résistance au changement : nombreux sont les obstacles qui peuvent apparaître lors de la mise en place d’un SIRH dans une entreprise. Alors comment s’y prendre concrètement ?
Si le déploiement d’un logiciel SIRH est un véritable chantier, c’est qu’il concerne potentiellement la totalité des collaborateurs d’une entreprise (vous avez dit, déploiement à grande échelle ?). Coût du déploiement, hétérogénéité des compétences numériques des collaborateurs ou encore automatisation des processus RH, le SIRH est au coeur de nombreux enjeux des organisations. Mais pas de panique, si vous lisez cet article, c’est qu’il est bel est bien possible de relever ce défi. Lemon Learning, vous explique comment réussir la mise en place d’un SIRH en 6 étapes.
1. Identifiez vos besoins
Pourquoi souhaitez-vous mettre en place un SIRH ? Si vous aviez soif et que l’on vous apportait un portable, vous trouveriez ça inutile, n’est-ce pas ? C’est bien normal : le portable ne répond en aucun cas à un besoin de boire. Il n’a donc aucun intérêt pour vous dans ce contexte. En matière de logiciel, c’est la même chose : l’utilité d’un logiciel dépend du besoin des utilisateurs finaux. C’est donc la première étape de la mise en place de votre système d’information RH : identifier les besoins de votre entreprise et des collaborateurs. Mais par où commencer ?
Pour identifier des besoins, rien de tel que de se poser de bonnes questions. Alors quelles sont-elles ?
- Quelles sont les raisons qui vous poussent à déployer un SIRH ? (Réduire les coûts, automatiser les processus RH pour gagner du temps, etc.)
- Quel est le besoin principal dans le cadre de ce projet ? (Simplifier l’utilisation d’un SIRH, accélérer l’adoption du SIRH, sécuriser les données, etc.)
- Qui sont les collaborateurs concernés par ce nouvel outil ? (100 collaborateurs, 1000 collaborateurs, 10 000 collaborateurs, un département, toute l’entreprise, etc.)
- Quel est le plus grand défi du déploiement du SIRH ? (Déployer à grande échelle, réduire les coûts, former les collaborateurs rapidement à l’outil, etc.)
- Qu’est-ce qui rendra votre solution pérenne ? (L’adoption du SIRH, le support informatique, la personnalisation, etc.)
Autant de questions qui vous permettront de cadrer votre projet et de faciliter l’adoption de votre SIRH par les collaborateurs.
🍋 L’astuce Lemon Learning : collaborez
Mettre en place un SIRH, c’est bien, le faire avec les collaborateurs, c’est mieux. La raison ? La réussite du déploiement de votre SIRH dépend intrinsèquement du comportement des collaborateurs, lui-même affecté par la façon dont vous allez les impliquer dans le projet. Alors comment faire pour impliquer les collaborateurs convenablement ?
- Créer une équipe projet : l’implantation d’un SIRH est un projet qui nécessite une équipe dédiée. Constituée de deux ou trois collaborateurs aux profils complémentaires, cette équipe sera en charge du projet de A à Z : de l’élaboration du cahier des charges au déploiement, en passant par l’accompagnement du changement.
- Impliquer la Direction : pour mettre toutes les chances de votre côté, le soutien et l’engagement de la Direction est indispensable. Il est donc fondamental de les impliquer et de communiquer avec eux régulièrement.
- Impliquer les utilisateurs finaux : s’il y a bien des personnes que vous devez impliquer, ce sont eux. Et pour cause, impliquer vos utilisateurs finaux dès le début du projet d’implantation permet de réduire les possibles futures résistances. Pour ce faire, questionnez-les sur leurs besoins et communiquez régulièrement avec eux pour être le plus proche de leurs attentes et favoriser l’adoption du SIRH.
2. Choisissez le SIRH adéquat
Smart RH, Workday, Talentsoft, Sopra HR, ou encore Cornerstone : ce n’est ni la quantité, ni la qualité qui manque aux SIRH disponibles sur le marché. Toutefois, l’objectif n’est pas de choisir la solution la plus répandue ou la plus populaire, mais bien la plus adaptée. Une fois que vous avez identifié les besoins et cadré le projet, vous pouvez donc choisir la solution adaptée à votre entreprise (ou même créer votre SIRH sur-mesure). Pour cela, il vous faudra d’abord choisir un SIRH entre l’une des trois catégories suivantes.
- Le modèle bottom-up : dans cette approche ascendante plutôt décentralisée, les SIRH locaux nourrissent le core RH.
- Le modèle top-down : dans cette approche descendante plutôt centralisée, le core RH nourrit les SIRH locaux.
- Le modèle mixte : cette approche hybride permet de mélanger les modèles bottom-up et top-down selon les processus.
Pour choisir le modèle adéquat, appuyez-vous sur vos objectifs. Souhaitez vous avoir une gestion centralisée ? Souhaitez-vous plutôt favoriser la collaboration ? Veillez également à avoir des critères concordants avec vos besoins : budget, fonctionnalités disponibles, caractère évolutif de l’offre, simplicité (intégration, déploiement, utilisation). Enfin, n’hésitez pas à demander les références client des différentes solutions et d’utiliser des comparateurs en ligne pour y voir plus clair.
3. Accompagnez le changement tout au long de la mise en place du SIRH
Nouvel outil, nouvelles fonctionnalités, nouveaux modes de travail : la mise en place d’un SIRH peut être un bouleversement dans le quotidien des collaborateurs. Il est donc primordial de les accompagner vers cette nouvelle façon de travailler. Pour cela, un mot d’ordre : communiquer.
Communiquer avant le projet, pendant le projet et après le projet. Communiquer, oui, mais sur quoi ? Voici quelques questions qui pourront vous aider à accompagner vos collaborateurs tout au long du projet de déploiement du SIRH.
- Pourquoi avez-vous choisi de déployer un SIRH dans votre entreprise ?
- Comment va se passer la mise en place du SIRH (implantation, formation, transition vers l’outil) ?
- Quels sont les bénéfices de la mise en place du SIRH ?
L’objectif de ces questions est d’apporter du sens à vos collaborateurs et au changement à venir. En communiquant régulièrement avec eux, vous leur permettez d’avoir une meilleure expérience du changement et donc d’avoir moins de résistances qui pourraient mettre en péril le projet de déploiement.
🍋 L’astuce Lemon Learning : dites bonjour à la culture digitale
Et si l’on démystifiait tout simplement le numérique ? Ce n’est pas une nouveauté, le changement implique une part d’inconnu qui peut faire peur. Votre mission est donc de rassurer vos collaborateurs et de leur montrer que ce changement sera bénéfique. Mais ce n’est pas tout. Il faut aussi les préparer aux changements à venir. Car si la transformation digitale est entamée, elle est loin d’être un processus fini. Et c’est justement là qu’intervient la culture d’entreprise. En intégrant la culture du digital et du changement à votre culture d’entreprise, vous réduirez les résistances possibles en permettant à vos collaborateurs de voir le numérique et le changement sous un oeil nouveau.
4. Déployez votre SIRH
Il est temps de déployer votre SIRH ! Une fois n’est pas coutume, il faudra procéder étape par étape. Alors comment s’y prendre concrètement ?
- Commencez par paramétrer votre SIRH. Cette première étape du déploiement vous permet d’adapter le SIRH à vos objectifs et de répondre aux problématiques existantes.
- Ensuite, testez votre SIRH. La phase de test est cruciale pour la suite, sentez-vous donc libre de tester autant de fois qu’il est nécessaire afin pour obtenir le résultat escompté. Pour cela, il est notamment possible de solliciter des groupes tests afin d’ajuster l’outil selon les besoins utilisateurs.
- Enfin, déployez votre SIRH. Une fois le paramétrage et les tests effectués, vous pouvez déployer votre SIRH et veiller au support applicatif afin de garantir une mise en place efficace.
Mais ce n’est pas tout. Désormais, un nouvel élément peut également faire partie du déploiement pour accélérer l’adoption du SIRH : c’est le support applicatif embarqué.
🍋 L’astuce Lemon Learning : optez pour un support SIRH embarqué
Grâce au support informatique embarqué, directement intégré à votre logiciel, vous pouvez favoriser l’adoption de votre SIRH. Le principe ? Le support applicatif embarqué est accessible 24/24h, 7/7j. Résultat ? Les demandes support diminuent, de même que les coûts de support, et chacun peut se concentrer sur ses tâches les plus importantes. Grâce à son accessibilité, le support applicatif embarqué permet aux utilisateurs de gagner en efficacité en étant plus autonome.
5. Formez vos collaborateurs au SIRH
La formation est une étape indispensable de l’adoption des logiciels. Le SIRH ne fait pas exception, c’est un nouvel outil que les collaborateurs doivent s’approprier, et ce notamment grâce à la formation. Pour bien former vos collaborateurs au logiciel SIRH, il est important d’être en accord avec les besoins de ces derniers. Dites adieu aux longues journées de formation, aux manuels denses ou encore à la formation collective. Aujourd’hui, les collaborateurs veulent des formations courtes, personnalisées et surtout… en temps réel !
🍋 L’astuce Lemon Learning : misez sur le Learning by Doing
Une formation personnalisée, déployable à grande échelle, courte et en temps réel ? Est-ce que cela sort d’un récit utopique ? Pas du tout, c’est tout à fait possible ! Grâce au support applicatif embarqué de Lemon Learning, vous pouvez désormais former vos collaborateurs au SIRH en temps réel. Le principe ? Depuis leur SIRH, vos collaborateurs apprennent en faisant (Learning by Doing) à l’aide de guides interactifs intégrés à l’outil. Que ce soit pour effectuer une demande de congés sur Sopra HR ou pour consulter votre planning théorique sur Smart RH, plus besoin de sortir du logiciel, l’information est disponible lorsque vos collaborateurs en ont besoin et à l’endroit exact où ils se trouvent (la preuve en image ci-dessous). Résultat ? Une prise en main du SIRH en toute autonomie, une meilleure expérience du digital et une meilleure adoption du SIRH !
6. Mesurez le ROI de la mise en place de votre SIRH
C’est l’heure des statistiques ! Comme tout projet, la mise en place d’un SIRH nécessite d’en mesurer les retombées : vous l’avez compris, nous parlons ici de ROI. Alors comment choisir les bons indicateurs ? Tout comme les étapes précédentes, le plus important est de définir des indicateurs pertinents avec vos besoins. Voici des exemples d’indicateurs de performance qui peuvent vous servir.
- La performance administrative.
- Le coût du recrutement.
- L’évolution des effectifs.
Vous pouvez déterminer et suivre vos indicateurs dès le déploiement de votre SIRH. Mais comment en tirer profit ?
🍋 L’astuce Lemon Learning : passez au Learning Analytics
Des données, des données et encore des données. Voilà le résultat de l’implantation des nouveaux outils tel que le SIRH. Vous souhaitez connaître le parcours utilisateur de vos collaborateurs, le format qui leur convient le mieux, les erreurs les plus fréquentes sur le SIRH ? Désormais, c’est possible grâce au Learning Analytics et à la fonctionnalité statistique de Lemon Learning. Découvrez le taux de consultation de vos guides interactifs, les formats les plus consultés ou encore les erreurs fréquentes sur le SIRH. Avec les données récoltées, vous disposez d’un véritable levier stratégique pour prendre des décisions éclairées et adapter votre solution en fonction des avancées de votre entreprise et des besoins des collaborateurs.
Vous l’aurez compris, l’implantation du SIRH est un gros chantier qu’il convient de préparer et d’accompagner avec précaution. De l’identification de vos besoins à la mesure du ROI, en passant par le déploiement de la solution, vous connaissez maintenant toutes les étapes pour réussir la mise en place de votre SIRH. Pour aller plus loin, découvrez comment Lemon Learning accompagne les entreprises et les collaborateurs sur des SIRH comme Sopra HR, Workday ou encore Smart RH (PS : si vous êtes sur une autre solution, cela fonctionne aussi, Lemon Learning est disponible sur n’importe quel outil en ligne, qu’il provienne du marché ou qu’il s’agisse d’une solution interne !).
