La gestion de projet en entreprise implique la réalisation de nombreuses tâches. L’une des meilleures manières de mener à bien ces tâches est d’utiliser un outil de gestion de projet. Très connue dans le domaine, la matrice RACI est un outil qui vous permettra de bien gérer votre équipe. Il en existe plus de 10 variantes, dont la matrice RASCI qui est l’une des plus utilisées. Après avoir défini ce concept, Lemon Learning vous informe sur les avantages et les raisons concrètes d’utiliser la matrice RASCI pour mener à bien le projet de votre entreprise.
En quoi consiste la matrice RASCI ?
Le diagramme RASCI est une variante de la matrice RACI, un outil qui sert à définir les rôles et responsabilités de chaque partie prenante à un projet. Il vise à organiser le travail et à répartir les rôles, tout en servant de base et de référence à l’ensemble des acteurs concernés par le projet. Son but est d’éviter les ambiguïtés et les redondances des rôles.
RASCI est un acronyme de la langue anglaise, formé de 5 attributs, dont l’adaptation au français donne la signification suivante :
- Responsable, réalisateur ou chef de projet (détient le pouvoir de décision et la responsabilité de s’assurer de l’exécution des projets).
- Acteur (individu qui exécute la tâche. Plusieurs personnes peuvent être acteurs).
- Support (personnes de soutien activement impliquées dans la collaboration avec le responsable du projet).
- Consulté (personne qui apporte une expertise au projet ou qui donne des conseils au responsable, afin de l’aider à terminer ses tâches avec succès).
- Informé (personnes qui doivent être mises au courant de toutes les étapes de l’avancement du projet, en raison de leur statut de partie prenante).
Chacun de ces attributs correspond donc à un degré d’implication des intervenants dans les tâches à accomplir.
Différences et complémentarités avec RACI
Les matrices RACI et RASCI sont en général utilisées de manière interchangeable. Dans la pratique, elles ont en effet la même signification. La différence entre les deux matrices réside dans le fait que la variante RASCI introduit le rôle de support. Ce dernier fait référence aux personnes qui peuvent se substituer au responsable ou le seconder. On peut le percevoir comme un expert qui a un rôle plus actif et plus impliqué qu’un simple consultant par exemple.
Les deux matrices permettent aussi de déterminer des activités orphelines ou des tâches non attribuées. Elles aident à identifier des doublons éventuels justifiés des acteurs, mais aussi la multiplication injustifiée de personnes à informer ou à consulter.
En utilisant une telle approche, vous pourrez également analyser la charge de travail par rôle. Vous éviterez aussi de résoudre les conflits liés à l’ambiguïté des attributions ou des non-attributions.
Les avantages de l’approche RASCI
L’approche RASCI vous permet d’avoir une vision claire de la répartition des tâches, des interactions et des flux de communication. De nombreuses organisations commettent l’erreur de négliger une tâche importante ou d’avoir plusieurs acteurs qui exécutent la même activité. Vous pouvez éviter ces erreurs de planification, en optant pour cette matrice.
Tout comme le diagramme RACI, la matrice RASCI offre des avantages, tels que l’amélioration de la clarté et des relations professionnelles. Le fait de comprendre les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe vous permet de réduire les confusions et les malentendus. Cette approche favorise donc une meilleure collaboration, ainsi qu’un environnement de travail plus harmonieux.
Le diagramme RASCI permet aussi de renforcer l’efficacité des processus. Les assignations de rôles et responsabilités permettent à chaque intervenant de savoir ce qu’il doit faire. Cela facilite l’exécution des tâches, la progression des projets, mais favorise aussi une communication plus efficace, ainsi que l’engagement des membres de l’équipe. Tous ces facteurs sont importants pour le développement de l’organisation.
Implémentez l’approche RASCI dans la gestion de projet
Pour intégrer efficacement la matrice RASCI dans votre management, plusieurs étapes sont à mettre en place. Identifiez tout d’abord chaque partie prenante, en dressant une liste en haut de la matrice. Répertoriez ensuite chaque tâche sur le côté gauche du graphique. Selon l’envergure du projet, vous pouvez identifier des tâches globales qui incluent plusieurs sous-tâches. Remplissez la matrice RASCI, en attelant chaque lettre ou mot de l’acronyme à chaque cellule de la matrice. Vous pouvez les coder par couleur, afin de les identifier plus facilement.
Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne peut y avoir qu’une seule personne responsable pour chaque tâche ou sous-tâche.
Pour mener à bien le projet, vous devez éviter de désigner plus de personnes que nécessaire pour un même rôle. Le but est de ne pas ralentir l’achèvement des tâches ou de ne pas avoir du travail en double, mais de rendre leur réalisation plus efficace.
Défis liés à la matrice RASCI et les solutions potentielles
Même si la matrice RASCI est un modèle simple, elle peut être difficile à comprendre pour certaines personnes. Son implémentation peut être un vrai défi au sein de votre entreprise, surtout si certains membres de l’équipe n’en connaissent pas la valeur. De plus, l’identification des rôles peut être difficile, particulièrement dans les grandes équipes où les responsabilités peuvent se chevaucher.
L’approche RASCI peut également faire preuve de rigidité, si vous évoluez dans un environnement dynamique, où les rôles et responsabilités doivent changer rapidement. Un autre défi lié à la matrice est la possibilité de conflits. Une approche qui n’est pas bien établie peut créer des conflits au sein de l’équipe, avec des membres qui se sentent marginalisés ou qui ne comprennent pas leurs rôles.
L’engagement de tous les membres de votre équipe est d’une importance capitale pour que votre matrice soit efficace. Une mise à jour constante est par ailleurs nécessaire pour la bonne évolution du projet.
Conclusion
La matrice RASCI est ainsi une approche simple, idéale pour organiser votre projet et clarifier les responsabilités de chaque membre de votre équipe. Pour l’utiliser, il importe de bien la comprendre, afin de l’exploiter au mieux selon votre contexte. Son utilité doit être aussi justifiée de manière simple, afin qu’elle soit comprise, acquise et appliquée par tous vos collaborateurs.
Pour utiliser efficacement la matrice, nous vous conseillons de ne pas ajouter de nouvelles responsabilités non prévues initialement. La meilleure chose à faire est de rester simple et de ne pas chercher la complexité dans l’organisation de votre projet.
Les décisions doivent être prises par une seule personne pour l’ensemble du groupe. Quant à la communication, elle doit être bonne et fluide, afin que tous les intervenants soient informés sur l’avancement du projet.
