Réussir sa communication dans un projet de transformation digitale des achats ?

Communiquer : voilà, en un mot, à quoi peut se résumer la réussite ou l’échec de votre projet SI Achats. 

Vous avez dit, communication ? 

La communication est un fondement de la conduite du changement qui permet de donner du sens à la transformation et d’assurer sa pérennité. 

Quel intérêt ?

Sans communication : pas de digitalisation des Achats efficace. A court comme à long terme, la communication est une clé de l’accompagnement au changement.  En communiquant tout au long du projet de votre SI Achats (avant, pendant, après), vous favoriserez l’adhésion des différentes parties prenantes au projet. 

Pour communiquer de manière efficace, il ne suffit pas de communiquer auprès des acteurs, il faut également communiquer avec eux. Voici une liste de vérification qui vous permettra de communiquer efficacement auprès et avec les parties prenantes du projet. 

La checklist de la communication : 

• Donner du sens : expliquer les raisons de la transformation et la valeur ajoutée de la digitalisation des Achats. Ex : Envoi d’un mot du Directeur Achats sur le projet de transformation digitale des Achats dans la newsletter interne.
• Donner de la visibilité : tenir les parties prenantes informées de l’avancée du projet. Ex : Envoi de communications (mails, notifications, etc.) en interne au fil des étapes du projet et décompte avant le déploiement du SI Achats.
• Être à l’écoute : adopter une posture d’écoute avec les parties prenantes, récolter leurs retours et les prendre en considération. Ex : Animation d’ateliers avec différents échantillons d’utilisateurs
• Rassurer : clarifier les incompréhensions et rappeler la plus-value du projet. Ex : Diffusion d’une vidéo pour accompagner le déploiement du SI Achats
• Engager : rester dans une posture d’échange avec les parties prenantes, y compris après la mise en place du SI Achats. Ex : Mesure de la satisfaction utilisateurs via des sondages envoyés par notification push envoyée sur le SI Achats

Les questions à se poser pour bien communiquer

Comment communiquer en amont de la mise en place du projet ? 

1. Raisons du changement
2. Nature du changement
3. Impact du changement sur les parties prenantes

Comment communiquer pendant le projet ? 

1. Point d’avancement de l’équipe projet
2. Information de la Direction
3. Retours utilisateurs

Comment communiquer une fois le SI Achats mis en place ? 

1. Introduction à la culture digitale et à la culture du changement
2. Communication à chaque changement 
3. Récolte des retours des différents acteurs

Cas d’usage : Communication digitale personnalisée et intégrée au SI Achats chez un acteur majeur du BTP 

Une grande entreprise du BTP en France et en Europe constate que son secteur connaît une modernisation qui passe principalement par la digitalisation des processus et des outils. Face à ce constat, l’entreprise décide d’amorcer la transformation digitale du groupe à l’international (périmètre multirégional en France et international avec les bureaux et filiales à l’étranger), notamment via la mise en place d’un SI Achats. Cette transformation se faire à l’échelle. 

Afin de favoriser l’adoption du SI Achats et la réussite du projet, le Directeur de la performance Achats de l’entreprise fait appel à Lemon Learning pour mettre en place un accompagnement utilisateur sur-mesure. En autres, il souhaite améliorer la communication auprès des utilisateurs finaux, qui s’effectue alors majoritairement par mail et qui est peu efficace.

La méthode Lemon Learning : interagir en continu avec les utilisateurs finaux grâce à la communication intégrée au SI Achats. Lemon Learning accompagne l’entreprise du BTP pas à pas dans la mise en place d’une communication intégrée au SI Achats pour interagir en continu avec les utilisateurs finaux de façon personnalisée.

1. Identification des populations cibles

• En matière de profil : selon la localisation, le métier, ou encore la filiale de l’utilisateur.
• En matière d’usages : au bureau ou sur le chantier. 

2. Intégration d’une communication personnalisée au SI Achats

• Déploiement de la fonctionnalité Push de Lemon Learning pour interagir avec les utilisateurs en continu directement depuis le SI Achats.
• Segmentation pédagogique pour pousser la bonne communication au bon utilisateur et au bon moment.

Aujourd’hui, le leader du BTP forme et interagit en continu auprès de plus de 15 000 utilisateurs qui sont accompagnés dans 90 pays et en 35 langues. Grâce à une formation dispensée aux équipes de l’entreprise, ces dernières sont maintenant complètement autonomes dans la conception et la mise à jour des contenus. Depuis cette première collaboration, six nouveaux projets ont vu le jour au sein de l’entreprise ! 

Communiquer directement depuis votre SI Achats

Bien communiquer, c’est fournir la bonne information, à la bonne cible, au bon moment et au bon endroit.

À l’heure de la transformation digitale, la conduite du changement ne peut plus être pensée uniquement indépendamment des outils digitaux. En somme, la communication doit s’intégrer dans l’outil Achats pour communiquer avec les utilisateurs finaux directement depuis leur logiciel. Les solutions d’adoption digitale comme Lemon Learning permettent aujourd’hui aux entreprises de communiquer auprès et avec leurs utilisateurs finaux directement depuis leur SI Achats.

Communiquer directement depuis votre SI Achats avec Lemon Learning :

• Indiquer des informations complémentaires à propos de votre SI Achats grâce aux infobulles.
• Communiquer auprès des utilisateurs sur divers événements (nouvelle fonctionnalité, nouveauté dans le catalogue, déploiement d’un nouvel outil, changement de processus) grâce aux notifications push. 
• Intégrer des questionnaires de satisfaction utilisateurs à votre SI Achats avec les notifications push. 

Ce que vous avez à gagner : 

• Une communication plus efficace (personnalisée, just-in-time)
• Un meilleur engagement des utilisateurs 
• Un meilleur ROI du projet de digitalisation des Achats

Avis d’expert
“La communication doit être prévue en amont du déploiement, mais doit également continuer post déploiement pour faire vivre le projet et la communauté utilisateurs. Concernant les modalités de communication, on les adapte en fonction du contexte et des populations. L’utilisation de médias déjà connus des utilisateurs est un plus et la possibilité de les toucher à distance va aussi nous orienter vers la communication digitale quelle qu’elle soit. Bref, la clé du succès va être de s’assurer que les utilisateurs reçoivent bien l’information et surtout d’être convaincant et sincère !”

Sandrine Deblais, Responsable du Pôle Accompagnement au Changement chez Klee Group

Pour résumer : Aujourd’hui, la communication doit s’intégrer directement au SI Achats.