Le SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) évoque un système organisant de manière cohérente et personnalisée les technologies de l’information et de la communication pour améliorer les processus de gestion des ressources humaines. La mise en place du SIRH facilite le travail du service RH et autonomise les salariés en ce qui concerne les process des ressources humaines. Le but est de libérer du temps à chaque acteur pour se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Lemon Learning vous parle ici de tout ce que vous devez savoir sur le logiciel SIRH.
Les fondements du SIRH
Le SIRH fait référence à un logiciel ou à une suite de logiciels pour faciliter la gestion proactive au quotidien des problématiques RH de l’entreprise. Un logiciel RH peut stocker et traiter en temps réel les données relatives à l’activité de chaque salarié dans l’entreprise. Le logiciel SIRH permet d’automatiser, de simplifier, d’harmoniser et de suivre tout ou une partie des process de gestion des ressources humaines en entreprise. Un système d’information de gestion des ressources humaines bien paramétré et régulièrement mis à jour aide à limiter grandement le risque d’erreur humaine dans la gestion des processus concernés.
La traçabilité de chaque opération de gestion des ressources humaines est garantie, ce qui offre la possibilité de situer plus rapidement les responsabilités en cas de besoin. Avoir un SIRH bien organisé permet d’améliorer l’expérience de travail des collaborateurs tout en respectant les obligations légales prévues par le Code du travail. Un SIRH performant améliore la productivité et la compétitivité des ressources humaines de l’entreprise. Le service RH gère moins de paperasse administrative et les employés ont accès en temps réel à leurs informations de carrière au sein de l’entreprise.
Les principales fonctionnalités d’un SIRH
De la gestion de la mobilité interne des collaborateurs à la programmation des formations en passant par la gestion administrative, les possibilités offertes par un logiciel SIRH sont nombreuses.
Gestion administrative des salariés
Le logiciel met à disposition des salariés de l’entreprise, une interface intuitive et claire pour centraliser les informations administratives de chaque utilisateur. On peut facilement retrouver toutes les données sur la signature, la modification ou la rupture des contrats de travail au sein de la société. Le SIRH facilite aussi la gestion des absences (congés payés, réduction du temps de travail, arrêts maladie, etc.) pour chaque salarié. Un logiciel peut aussi aider le service RH à remplir les obligations administratives et juridiques liées aux conventions collectives, au Code du travail ou à la règlementation du secteur d’activité.
Gestion des talents
Un logiciel de gestion RH aide à suivre les carrières de l’étape du recrutement jusqu’à celle de la cessation d’activité. La solution peut permettre de recueillir des candidatures, de les trier et de sélectionner les profils les plus intéressants sur la base d’un filtrage personnalisé. La programmation et le suivi des entretiens d’embauche et des bilans annuels d’évaluation peuvent aussi être optimisés par une solution digitale. L’élaboration et la gestion des plans de succession (planification du développement et de l’évolution stratégique des éléments et postes clés de l’entreprise dans le temps) sont aussi concernées.
Gestion de la paie et des avantages sociaux
Le SIRH offre la possibilité de gagner du temps en dématérialisant l’élaboration des bulletins de paie, le paiement des salaires et l’établissement des déclarations sociales. Le logiciel peut s’occuper aussi de l’indemnisation des absences de santé et des arrêts liés à la maternité. La gestion de la prévoyance et des formalités de la mutuelle entreprise est aussi concernée.
Analyse et reporting
Les logiciels RH permettent aussi d’analyser la performance des actifs de l’entreprise grâce à la production de tableaux de bord, de graphiques et d’indicateurs clés de performance (KPI). Cela aide les responsables de services spécialisés à mieux encadrer le personnel pour une productivité accrue.
Les différents types de SIRH
Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez choisir différentes configurations pour l’installation du logiciel de gestion de ressources humaines. Vous avez le choix entre :
- le SIRH intégré : permet de centraliser toutes les fonctionnalités et d’organiser la gestion des données RH en un seul outil,
- le SIRH modulaire : aide à choisir, à personnaliser et à connecter divers modules logiciels ayant des bases de données propres,
- le SIRH en mode cloud : consiste à héberger les données du logiciel en mode SaaS dans un stockage en ligne accessible à tout moment par abonnement,
- le SIRH en mode local : offre la possibilité de stocker les données de la solution sur des serveurs physiques sur site à entretenir,
- le SIRH open source : logiciel dont le code source est accessible au public et personnalisable par chaque entreprise,
- le SIRH propriétaire : solution dont l’entreprise détient exclusivement la licence d’utilisation (l’hébergement des données est uniquement réalisé sur les infrastructures privées de la société).
Pour trouver la meilleure solution SIRH, vous pouvez recourir à un expert certifié en systèmes d’information des ressources humaines pour avoir des conseils avisés.
Les critères de sélection d’un SIRH
Pour identifier la solution idéale pour optimiser les process RH, vous devez analyser profondément les besoins de votre entreprise. L’audit des processus et outils de gestion RH existants, de même qu’une enquête auprès des collaborateurs concernés, est nécessaire. Les fonctionnalités du nouveau logiciel seront alors à même d’améliorer effectivement l’organisation et la productivité des ressources humaines. Pour ne pas ralentir l’activité et le système d’information global de votre entreprise, vous devez vous assurer de la compatibilité de la solution à choisir avec les logiciels déjà utilisés.
Cela facilitera et accélèrera l’intégration avec les systèmes existants. L’éditeur du logiciel RH doit garantir l’évolutivité de sa solution pour faire face à l’évolution des besoins des utilisateurs et des obligations légales. L’éditeur SIRH doit aussi proposer un support performant et réactif pour un règlement rapide des difficultés techniques rencontrées au cours de l’exploitation du logiciel.
Les étapes de mise en place d’un SIRH
Pour réussir votre projet SIRH, certaines étapes essentielles sont à connaitre. Vous devez responsabiliser une équipe qualifiée en interne pour conduire le projet.
Analyse des processus métier
Le DRH, le DSI, les membres du comité de direction ou encore les syndicats des employés doivent être consultés. Cela offre la possibilité de connaitre les forces et faiblesses de la gestion RH à l’œuvre dans votre entreprise. L’analyse des process métier aide à délimiter le périmètre du projet et à rédiger un cahier des charges. En fonction des pistes d’amélioration retenues, ce cahier indique les actions à mener, le budget du projet et les objectifs de l’adoption du SIRH. Les caractéristiques des solutions logicielles idéales sont aussi précisées.
Sélection du fournisseur et négociation du contrat
Sur la base du cahier des charges, l’équipe responsabilisée s’adresse à plusieurs éditeurs de logiciel RH pour avoir des devis. Analysez la réputation, la qualité de l’offre et l’expérience du fournisseur dans le domaine. Vous pouvez négocier un contrat d’achat de solutions logicielles auprès du fournisseur qui propose à moindre cout les fonctionnalités les plus adaptées à votre activité.
Formation des utilisateurs et déploiement du SIRH
Vous devez vous assurer du paramétrage adéquat du logiciel SIRH et réaliser les tests nécessaires dans l’environnement de travail pour améliorer la prise en main. Une fois que les tests de conformité sont passés avec succès, passez à la mise en production et à l’exploitation de la solution.
La formation des utilisateurs est nécessaire pour que chaque collaborateur puisse tirer un profit maximum de l’utilisation quotidienne du logiciel SIRH. Pour un apprentissage réussi et rapide, vous pouvez intégrer les modules de Lemon Learning dans l’interface du logiciel. Cela permet d’afficher directement des guides interactifs et des tutoriels contextuels dans la solution.
La communication interne
Il s’agit de sensibiliser tous les acteurs sur le bien-fondé d’une digitalisation des processus RH. Vous devez susciter l’adhésion et l’implication effective des collaborateurs sur le projet. L’équipe SIRH recueille fréquemment les feedbacks des utilisateurs et répond à toutes les questions de compréhension afin de limiter la résistance au changement.
Suivi et évaluation de l’efficacité du SIRH
En utilisant Lemon Learning, vous pouvez analyser les performances de votre logiciel SIRH pour optimiser et renforcer son utilisation. Des indicateurs de performance doivent aider à mesurer progressivement l’impact réel de l’adoption du SIRH en ce qui concerne l’amélioration de la productivité individuelle. Les réajustements nécessaires peuvent être réalisés au fur et à mesure pour optimiser la gestion RH dans l’entreprise.
En optant pour un logiciel SIRH de qualité, vous bénéficierez de nombreux avantages pour votre entreprise. Le travail de votre équipe dédiée aux ressources humaines s’en retrouvera grandement simplifié. A vous de bien implémenter le logiciel et de bien définir vos besoins en la matière pour les adapter à votre entreprise. Lemon Learning peut vous aider en ce sens en incorporant dans vos méthodes de travail un logiciel SIRH adapté à votre entreprise.
