Mentre la digitalizzazione vive la sua età dell'oro e i sistemi informativi evolvono a una velocità vertiginosa, la DSI è più che mai leader della trasformazione digitale delle aziende. Garante della corretta implementazione delle applicazioni, la DSI fatica però a coinvolgere l'intera organizzazione e gli utenti finali.
Come condurre allora una gestione di progetto IT davvero efficace?
Da oltre 25 anni, Standish Group conduce uno studio per misurare il successo dei progetti IT e di trasformazione digitale. Il risultato è chiaro: la maggior parte dei progetti non raggiunge i propri obiettivi. Nel 2020, solo il 31% dei progetti IT si è concluso con successo. Come fare parte di questo 31%?
Lemon Learning ha raccolto le 5 buone pratiche comuni a tutti i progetti IT che hanno successo.
Il più grande errore in materia di gestione di progetto IT è pensare che il vostro progetto sia solo una questione di tecnologia. Eppure, è esattamente il contrario.
Che si tratti di un ERP, un sistema acquisti, un CRM, una Digital Workplace o un SIRH: lo strumento informatico che implementate è lì per aiutare i collaboratori a concentrarsi sui compiti ad alto valore aggiunto e per aiutare l'azienda a generare più valore nel lungo termine. Per farlo, è indispensabile che ciascuna delle parti interessate comprenda l'utilità del progetto IT.
Non si tratterà quindi semplicemente di distribuire un software, ma di coinvolgere tutti gli attori del progetto, dalla Direzione agli utenti finali. La gestione di progetto IT non richiede solo competenze tecniche, ma anche competenze interpersonali.
Distribuire uno strumento informatico senza consultare gli utenti finali è come lanciare un nuovo prodotto senza fare un'analisi di mercato: è tempo sprecato.
Gli utenti finali sono la chiave di volta di un progetto IT riuscito.
Sono loro che utilizzeranno, o meno, lo strumento implementato. Per mettere tutte le probabilità dalla vostra parte, è essenziale integrarli nella gestione del progetto fin dalle prime fasi. Come? Raccogliendo i loro bisogni:
Queste domande vi permetteranno di conoscere chiaramente i bisogni professionali, strategici e operativi, per rispondervi in modo tecnico. Poiché gli utenti finali sono il target dello strumento distribuito, comunicate con loro regolarmente riguardo ai cambiamenti, grandi o piccoli che siano. Gli utenti finali, però, non sono gli unici ad avere un impatto diretto sul successo del progetto IT.
Avere degli sponsor è una delle buone pratiche fondamentali della gestione di progetto IT. Se vi chiedete perché, la risposta è semplice:
Senza sponsor, chi difenderà il vostro progetto?
È indispensabile avere persone che sostengano il progetto per tutta la durata della sua implementazione: sponsor che ne misurino il valore, che siano disponibili a comunicare su di esso e a promuoverlo.
Se è importante avere sponsor tra gli utenti finali, è altrettanto cruciale averli all'interno della Direzione. Solo conoscendo il valore del progetto IT, la Direzione sarà in grado di accompagnarvi concretamente nella sua realizzazione.
Nel suo "CHAOS Report", Standish Group misura il successo di un progetto IT secondo 3 criteri: il rispetto del budget, il rispetto delle tempistiche e il raggiungimento dell'obiettivo iniziale. Questi indicatori non sono casuali.
Il 66% dei progetti di gestione del cambiamento supera i budget, è in ritardo o non implementa le funzionalità previste (fonte: AtosOrigin).
Una gestione efficace del progetto IT richiede metodo e realismo. Il metodo comprende elementi essenziali: obiettivi precisi e specifiche chiare. Il realismo consente di fissare obiettivi raggiungibili e coerenti con le risorse allocate, restando in sintonia con ciò che accade sul campo.
In materia di progetto IT, il metodo più pertinente è il metodo Agile, che consente efficienza e flessibilità grazie a cicli iterativi e verifiche continue. Il metodo, tuttavia, non fa tutto da solo.
Tra le buone pratiche che ricorrono nella maggior parte dei progetti IT di successo ce n'è una trasversale: un buon team. Ma cos'è un buon team?
Il team ideale per una gestione efficace del progetto IT possiede:
In sintesi, il successo del vostro progetto IT non si limita alle competenze tecniche. Il team dovrà avere competenze complementari, saper trovare soluzioni ai problemi che emergeranno, dimostrare flessibilità e, soprattutto, saper lavorare in squadra.
La gestione del progetto IT riguarda prima di tutto le persone. Per far parte del 31% dei progetti IT che hanno successo, ecco le 5 buone pratiche da mettere in atto:
Infine, ricordate di misurare i risultati dell'implementazione del vostro strumento informatico. I dati raccolti, quantitativi o qualitativi, vi permetteranno di migliorare continuamente lo strumento nel lungo termine e di dimostrare il valore del progetto all'intera organizzazione.
I progetti IT sono iniziative finalizzate a pianificare, sviluppare, implementare o migrare sistemi e applicazioni tecnologiche all'interno di un'organizzazione. Comprendono, ad esempio, l'adozione di un ERP, un CRM, un sistema SIRH o una Digital Workplace.
Quali sono le fasi di un progetto IT?+Le fasi tipiche di un progetto IT sono: definizione degli obiettivi e dei requisiti, pianificazione, sviluppo o configurazione, test, rilascio e monitoraggio post-implementazione. L'approccio Agile prevede cicli iterativi che permettono di adattarsi ai cambiamenti in corso d'opera.
Cosa fa un project manager IT?+Il project manager IT coordina tutte le attività del progetto: definisce il piano di lavoro, gestisce budget e tempistiche, coinvolge gli stakeholder, supervisiona il team tecnico e garantisce che l'implementazione raggiunga gli obiettivi prefissati.
Lukas Joseph guida la strategia di inbound marketing e di digital adoption di Lemon Learning. Esplora gli usi concreti delle piattaforme di adozione digitale in azienda e le tendenze emergenti del settore, unendo marketing di prodotto, crescita B2B e formazione degli utenti.