Gestione progetti IT: 5 pratiche dei migliori 31%

Mentre la digitalizzazione vive la sua età dell'oro e i sistemi informativi evolvono a una velocità vertiginosa, la DSI è più che mai leader della trasformazione digitale delle aziende. Garante della corretta implementazione delle applicazioni, la DSI fatica però a coinvolgere l'intera organizzazione e gli utenti finali.

Come condurre allora una gestione di progetto SI davvero efficace?

Da 25 anni, Standish Group conduce uno studio per misurare il successo dei progetti SI e di trasformazione digitale. E il risultato è chiaro: la maggior parte dei progetti fallisce. Nel 2020, solo il 31% dei progetti SI si è concluso con successo. Come fare quindi parte di questo 31%?

Lemon Learning elenca per voi le 5 buone pratiche comuni a tutti i progetti SI che hanno successo. 

1. Adottate la mentalità giusta: la gestione di progetto SI è prima di tutto una questione umana

Chi ha detto che tecnologia non fa rima con umanità? Il più grande errore in materia di gestione di progetto SI è pensare che il vostro progetto sia solo una questione di tecnologia. Eppure, è esattamente il contrario.

Che si tratti di un ERP, SI Acquisti, CRM, Digital Workplace o SIRH: lo strumento informatico che implementate è lì per aiutare i collaboratori a concentrarsi sui compiti ad alto valore aggiunto. È anche lì per aiutare l'azienda a generare più valore nel lungo termine. Per farlo, è indispensabile che ciascuna delle parti interessate comprenda l'utilità del vostro progetto SI.

Non si tratterà quindi semplicemente di distribuire un software, ma di coinvolgere tutti gli attori di questo progetto, dalla Direzione agli utenti finali. Come avrete capito, la gestione di progetto SI non richiede solo competenze tecniche, ma anche competenze interpersonali (soft skills).

2. Integrate gli utenti finali fin dall'inizio del progetto

Distribuire uno strumento informatico senza consultare gli utenti finali è come lanciare un nuovo prodotto senza fare un'analisi di mercato. È tempo sprecato.

Gli utenti finali sono la chiave di volta di un progetto SI riuscito.

E con buona ragione, sono loro che utilizzeranno o meno lo strumento informatico implementato. Per mettere tutte le probabilità dalla vostra parte, è quindi essenziale integrarli in questa gestione di progetto. Come? Raccogliendo i loro bisogni: 

• Quali sono le loro sfide professionali quotidiane?
• Cosa manca loro attualmente per svolgere meglio i propri compiti?
• Quali miglioramenti si aspettano dall'implementazione del software?
• Cosa pensano dello strumento informatico al primo utilizzo?

Tutte domande che vi permetteranno di conoscere chiaramente i bisogni professionali (strategici e operativi) per rispondervi in modo tecnico. E poiché gli utenti finali sono il target dello strumento distribuito, pensate anche a comunicare con loro regolarmente riguardo ai cambiamenti, grandi o piccoli che siano. Inoltre, gli utenti finali non sono gli unici ad avere un impatto diretto sul successo del vostro progetto SI.

3. Ottenete il supporto di sponsor

È una delle buone pratiche fondamentali della gestione di progetto SI: avere degli sponsor. Se vi chiedete perché, vi risponderemo con una domanda. 

Senza sponsor, chi difenderà il vostro progetto? 

La gestione di progetto SI non sfugge alle regole di base della gestione di progetto in senso lato. È indispensabile avere persone che sosterranno il vostro progetto per tutta la durata della sua implementazione. Avete quindi bisogno di sponsor che misurino il valore di questo progetto SI e che siano disponibili a comunicare su di esso e persino a promuoverlo.

Inoltre, se è importante avere sponsor tra gli utenti finali, è altrettanto cruciale averne all'interno della Direzione. Del resto, solo conoscendo il valore del progetto SI la Direzione sarà in grado di accompagnarvi nella sua realizzazione. Ma non è tutto.

4. Per una migliore gestione del progetto SI, siate metodici e realistici

Nel suo "CHAOS Report", Standish Group misura il successo di un progetto SI secondo 3 criteri: il rispetto del budget, il rispetto delle tempistiche e il raggiungimento dell'obiettivo iniziale. E questi indicatori non sono casuali.

Il 66% dei progetti di gestione del cambiamento supera i budget, è in ritardo o non implementa le funzionalità previste (fonte: AtosOrigin).

Una gestione efficace del progetto SI richiede una buona dose di metodo e realismo. Il metodo, innanzitutto, comprende elementi essenziali: obiettivi precisi e specifiche chiare. Il realismo, poi, che permette di fissare obiettivi raggiungibili e coerenti con le risorse allocate e di essere in sintonia con ciò che accade sul campo.

Da notare che in materia di progetto SI, il metodo più pertinente è il metodo Agile, che consente efficienza e flessibilità. Ma il metodo non fa tutto.

5. Costituite un team ricco di risorse

È una delle buone pratiche che ricorre nella maggior parte dei progetti SI di successo: un buon team! Ma cos'è un buon team?

Il team per una gestione efficace del progetto SI:

• Un team con competenze tecniche E interpersonali.
• Un team con una mentalità orientata alle soluzioni.
• Un team in cui regna la fiducia!

In sintesi, il successo del vostro progetto SI non si limita alle competenze tecniche. Il team costituito dovrà avere competenze complementari, essere capace di trovare soluzioni ai numerosi problemi che emergeranno, dimostrare flessibilità e soprattutto saper lavorare... in team.

Conclusione: le 5 buone pratiche per riuscire nella gestione del vostro progetto SI

Come avrete capito, la gestione del progetto SI riguarda prima di tutto le persone! Per far parte del 31% dei progetti SI che hanno successo, ecco le 5 buone pratiche da mettere in atto.

1. Mantenete la giusta mentalità: pensate alle persone prima che alla tecnologia.
2. Integrate gli utenti finali fin dall'inizio.
3. Circondate voi di sponsor.
4. Siate metodici e realistici.
5. Costituite un team con competenze complementari e ad alto valore aggiunto.

Infine, ricordate di misurare i risultati dell'implementazione del vostro strumento informatico. I dati raccolti, siano essi quantitativi o qualitativi, vi permetteranno di migliorare il vostro strumento nel lungo termine.