Gestión de proyectos SI: 5 buenas prácticas del 31% superior

Mientras la digitalización vive su época dorada y los sistemas de información evolucionan a una velocidad vertiginosa, el departamento de sistemas de información (DSI) es más que nunca el líder de la transformación digital de las empresas. Garante de la correcta implantación de las aplicaciones, el DSI tiene sin embargo dificultades para involucrar al conjunto de la organización y a los usuarios finales.

Entonces, ¿cómo llevar a cabo una gestión de proyectos de SI realmente eficaz?

Desde hace 25 años, Standish Group realiza un estudio para medir el éxito de los proyectos de SI y de transformación digital. Y la conclusión es clara: la mayoría de los proyectos fracasan. En 2020, solo el 31% de los proyectos de SI concluyeron con éxito. Entonces, ¿cómo formar parte de ese 31%?

Lemon Learning enumera para usted las 5 buenas prácticas comunes a todos los proyectos de SI que tienen éxito. 

1. Adopte la mentalidad correcta: la gestión de proyectos de SI es, ante todo, una cuestión de personas

¿Quién dijo que tecnología no rima con personas? El mayor error en materia de gestión de proyectos de SI es pensar que su proyecto es únicamente una cuestión de tecnología. Sin embargo, es todo lo contrario.

Ya se trate de un ERP, SI de Compras, CRM, Digital Workplace o SIRH: la herramienta informática que implanta está ahí para ayudar a los colaboradores a concentrarse en sus tareas de mayor valor añadido. También está ahí para ayudar a la empresa a generar más valor a largo plazo. Para ello, es indispensable que cada una de las partes implicadas comprenda la utilidad de su proyecto de SI.

No se tratará, por tanto, simplemente de desplegar un software, sino de involucrar al conjunto de los actores de este proyecto, desde la Dirección hasta los usuarios finales. Como habrá comprendido, la gestión de proyectos de SI no requiere únicamente competencias técnicas, sino también habilidades interpersonales (soft skills).

2. Integre a los usuarios finales desde el inicio del proyecto

Desplegar una herramienta informática sin consultar a los usuarios finales es como lanzar un nuevo producto sin realizar un estudio de mercado. Es tiempo perdido.

Los usuarios finales son la piedra angular de un proyecto de SI exitoso.

Y con razón, son ellos quienes utilizarán o no la herramienta informática implantada. Así que para maximizar sus posibilidades de éxito, es esencial integrarlos en esta gestión de proyecto. ¿Cómo? Recogiendo sus necesidades: 

• ¿Cuáles son sus retos profesionales en el día a día?
• ¿Qué les falta actualmente para realizar mejor sus tareas?
• ¿Qué mejoras esperan de la implantación del software?
• ¿Qué piensan de la herramienta informática en el primer uso?

Todas estas preguntas le permitirán conocer claramente las necesidades del negocio (estratégicas y operativas) para responder a ellas de forma técnica. Y dado que los usuarios finales son el destinatario de la herramienta desplegada, piense también en comunicarse con ellos regularmente sobre los cambios, sean grandes o pequeños. Por otro lado, los usuarios finales no son los únicos que tienen un impacto directo en el éxito de su proyecto de SI.

3. Obtenga el apoyo de patrocinadores

Esta es una de las buenas prácticas primordiales de la gestión de proyectos de SI: contar con patrocinadores. Si se pregunta por qué, le devolveremos una pregunta. 

Sin patrocinadores, ¿quién defenderá su proyecto? 

La gestión de proyectos de SI no escapa a las reglas básicas de la gestión de proyectos en sentido amplio. Es indispensable contar con personas que respalden su proyecto a lo largo de toda su implantación. Necesita, por tanto, patrocinadores que valoren este proyecto de SI y que estén dispuestos a comunicar sobre él e incluso a promoverlo.

Además, si bien es importante contar con patrocinadores entre los usuarios finales, también es crucial tenerlos en la Dirección. Y con razón, ya que solo conociendo el valor del proyecto SI la Dirección podrá acompañarle en la implementación de este. Pero esto no es todo. 

4. Para una mejor gestión de proyecto SI, sea metódico y realista 

En su "CHAOS Report", Standish Group mide el éxito de un proyecto SI según 3 criterios: el respeto del presupuesto, el respeto de la temporalidad y el cumplimiento del objetivo inicial. Y estos indicadores no son casuales. 

El 66% de los proyectos de gestión del cambio superan los presupuestos, se retrasan o no implementan las funcionalidades previstas (fuente: AtosOrigin).

Una gestión de proyecto SI eficaz requiere una buena dosis de método y realismo. El método, en primer lugar, comprende elementos esenciales: objetivos precisos y un pliego de condiciones claro. El realismo, a continuación, que permite fijar objetivos alcanzables y coherentes con los recursos asignados o estar en sintonía con lo que ocurre sobre el terreno. 

Cabe destacar que en materia de proyecto SI, el método más relevante es el método Agile, que permite eficiencia y flexibilidad. Pero el método no lo es todo. 

5. Forme un equipo lleno de recursos

Es una de las buenas prácticas que aparece en la mayoría de los proyectos SI que funcionan: un buen equipo. Pero, ¿qué es un buen equipo? 

El equipo para una gestión de proyecto SI eficaz: 

• Un equipo que tenga competencias técnicas E interpersonales.
• Un equipo con una mentalidad orientada a las soluciones. 
• Un equipo donde reina la confianza. 

En definitiva, el éxito de su proyecto SI no se limita a las competencias técnicas. El equipo formado deberá tener competencias complementarias, ser capaz de encontrar soluciones a los numerosos problemas que surgirán, demostrar flexibilidad y, sobre todo, saber trabajar... en equipo. 

Conclusión: las 5 buenas prácticas para conseguir una gestión de proyecto SI exitosa

Como habrá comprendido, la gestión de proyecto SI es ante todo una cuestión humana. Para formar parte del 31% de proyectos SI que tienen éxito, aquí están las 5 buenas prácticas a implementar.

1. Mantenga la mentalidad adecuada: piense en las personas antes que en la tecnología.
2. Integre a los usuarios finales desde el principio.
3. Rodéese de patrocinadores.
4. Sea metódico y realista.
5. Forme un equipo con competencias complementarias y alto valor añadido. 

Por último, no olvide medir el impacto de la implementación de su herramienta informática. Los datos recopilados, ya sean cuantitativos o cualitativos, le permitirán mejorar su herramienta a largo plazo.