Herramientas de gestión del cambio: consejos prácticos para medir y consolidar el cambio

Diseñar planes de formación y comunicación es solo una etapa cuando se emprende la gestión de un cambio. La sostenibilidad de las nuevas herramientas y las nuevas prácticas reside en el seguimiento de las acciones llevadas a cabo. ¿Qué herramientas elegir? ¿Qué indicadores retener?

Descubra en este último artículo de nuestra trilogía nuestros consejos prácticos para implementar herramientas de pilotaje y medición eficaces con el fin de llevar a buen término sus proyectos y evaluar sus resultados.

Definir indicadores clave de rendimiento (KPIs) o métricas

Como en cualquier proyecto, deberá determinar indicadores realistas, medibles y definidos en el tiempo. Estos le permitirán evaluar el avance del cambio, preparar acciones correctivas ante posibles desviaciones, calibrar el éxito o fracaso una vez implementado el proyecto, y demostrar su valor añadido en el momento del balance.

Los indicadores de rendimiento pueden estar vinculados a:

• los plazos (por ejemplo: ¿se ha respetado la fecha de instalación de la herramienta para que el proyecto se despliegue a tiempo?);
• el presupuesto (por ejemplo: ¿se ha respetado el presupuesto asignado a la formación de los empleados?);
• la calidad (por ejemplo: ¿avanza el proyecto de forma satisfactoria?);
• la eficacia (por ejemplo: ¿se utilizan el tiempo, el dinero y los recursos de forma pertinente?).

Para elegir bien los indicadores, conviene tener en cuenta los siguientes criterios:

• Cada indicador debe estar asociado a un objetivo bien definido.
• Un indicador pertinente debe ser sencillo y medible en el tiempo.
• No es necesario multiplicar innecesariamente los indicadores.
• Asegúrese de contar con el presupuesto y el personal necesarios para sostener las métricas que ha definido.

Independientemente de los indicadores elegidos, es esencial, especialmente en el despliegue de proyectos de gran envergadura, segmentar la gestión según las diferentes entidades de la empresa: por país, por departamento o por poblaciones de colaboradores. Esta granularidad de análisis garantiza la pertinencia de las comunicaciones y del acompañamiento a lo largo del proyecto.

Hoy en día existen numerosas alternativas al tradicional archivo Excel en términos de herramientas de gestión de proyectos y de planificación en línea, como Asana, Trello, Monday o Zoho Projects.

Medir el compromiso

Si es necesario hacer un seguimiento de las métricas relacionadas con el buen desarrollo del proyecto, no es menos crucial medir el compromiso y la implicación de los colaboradores respecto al cambio en curso. Esto puede lograrse a través de comentarios regulares (formularios, encuestas), durante talleres específicos o bien observando las tasas de adopción y de uso cuando se trata de una nueva herramienta.

Para una gestión del cambio exitosa, Lemon Learning sitúa la experiencia de los colaboradores en el centro y favorece el compromiso a través de la interacción: directamente integrados en las herramientas cotidianas de los usuarios, los contenidos de Lemon Learning permiten un acompañamiento breve, lúdico e interactivo que evoluciona al mismo tiempo que el entorno. El envío de notificaciones y la integración de cuestionarios, quizzes o encuestas en las herramientas permite además interactuar directamente con el conjunto de los colaboradores.

El Learning by Doing en el corazón de la solución Lemon Learning

Ante la digitalización de las organizaciones y la evolución de las competencias de los colaboradores, Lemon Learning aporta una respuesta basada en el Learning by Doing. El objetivo: hacer que el uso de las herramientas digitales sea más sencillo, más fluido y más agradable, permitiendo a los usuarios saber hacer en lugar de simplemente saber.

En situación de escucha, el nivel óptimo de atención del cerebro humano no supera los 10 minutos, aunque el tema resulte de interés. Leer y escuchar no es hacer. Las cifras hablan por sí solas: se retiene el 75% de lo que se hace frente al 5% de lo que se escucha (fuente: National Training Laboratories). Gracias al Learning by Doing, Lemon Learning permite a los usuarios integrar realmente sus aprendizajes.

El método Learning by Doing se inyecta directamente en las prácticas cotidianas de los usuarios, quienes pueden activar la guía necesaria para resolver un problema o una pregunta en el momento en que lo necesitan. Más autónomos y más eficaces, se convierten así ellos mismos en el motor de la gestión del cambio en la empresa.

Con estos consejos, herramientas y buenas prácticas, su proyecto de gestión del cambio va por buen camino.