Ferramentas de Pilotagem para a Gestão da Mudança: Dicas Práticas

Conceber planos de formação e de comunicação é apenas uma etapa quando se empreende uma gestão da mudança. A sustentabilidade das novas ferramentas e das novas práticas depende do acompanhamento contínuo das ações realizadas. Que ferramentas escolher? Que indicadores adotar?

Descubra neste último artigo da nossa trilogia os nossos conselhos práticos para implementar ferramentas de pilotagem e de medição eficazes, capazes de levar os seus projetos até ao fim e avaliar os seus resultados.

Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) ou métricas

Como em qualquer projeto, será necessário determinar indicadores realistas, mensuráveis e definidos no tempo. Estes permitem avaliar o progresso da mudança, preparar ações corretivas em caso de desvios face aos objetivos, aferir o sucesso ou insucesso da iniciativa uma vez implementada, e demonstrar o seu valor acrescentado no momento do balanço.

Os indicadores de desempenho podem estar relacionados com:

• os prazos (por exemplo: foi respeitada a data de instalação da ferramenta para que o projeto fosse implementado a tempo?);
• o orçamento (por exemplo: foi respeitado o orçamento atribuído à formação dos colaboradores?);
• a qualidade (por exemplo: o projeto está a progredir de forma satisfatória?);
• a eficácia (por exemplo: o tempo, o dinheiro e os recursos estão a ser utilizados de forma pertinente?).

Para escolher bem os seus indicadores, tenha em mente os seguintes princípios:

• Cada indicador deve estar associado a um objetivo bem definido.
• Um indicador pertinente deve ser simples e mensurável ao longo do tempo.
• Não multiplique inutilmente os indicadores.
• Certifique-se de que dispõe do orçamento e dos recursos humanos necessários para acompanhar as métricas que definiu.

Independentemente dos indicadores escolhidos, é essencial, sobretudo na implementação de projetos de grande envergadura, segmentar a pilotagem de acordo com as diferentes entidades da empresa, por país, por departamento ou por população de colaboradores. Esta granularidade de análise garante a pertinência das comunicações e do acompanhamento ao longo de todo o projeto.

Hoje em dia, existem numerosas alternativas ao tradicional ficheiro Excel em termos de ferramentas de gestão de projetos e de planeamento online, como o Asana, o Trello, o Monday ou o Zoho Projects.

Medir o envolvimento

Se é necessário acompanhar as métricas ligadas ao bom desenvolvimento do projeto, não é menos crucial medir o envolvimento e a implicação dos colaboradores face à mudança em curso. Isso pode ser feito através de feedback regular (formulários, sondagens), em workshops dedicados, ou observando as taxas de adoção e de utilização de uma nova ferramenta.

Para uma gestão da mudança bem-sucedida, a Lemon Learning coloca a experiência dos colaboradores no centro e favorece o envolvimento através da interação. Diretamente integrados nas ferramentas quotidianas dos utilizadores, os conteúdos Lemon Learning oferecem um acompanhamento breve, lúdico e interativo que evolui ao mesmo tempo que o ambiente de trabalho. O envio de notificações e a integração de questionários, quizzes ou sondagens nas ferramentas permitem ainda interagir diretamente com o conjunto dos colaboradores.

O Learning By Doing no centro da solução Lemon Learning

Face à digitalização das organizações e à evolução das competências dos colaboradores, a Lemon Learning apresenta uma resposta: a do Learning By Doing. O objetivo é tornar a utilização das ferramentas digitais mais simples, mais fluida e mais agradável, permitindo aos utilizadores saber fazer em vez de apenas saber.

Em situação de escuta, o nível ótimo de atenção do cérebro humano não ultrapassa os 10 minutos, mesmo que o tema seja do seu interesse. Ler e ouvir não é fazer. Os números falam por si: retemos 75% do que fazemos e apenas 5% do que ouvimos (fonte: National Training Laboratories). Graças ao Learning by Doing, a Lemon Learning permite aos utilizadores integrar verdadeiramente as suas aprendizagens.

O método Learning by Doing é diretamente injetado nas práticas quotidianas dos utilizadores, que podem ativar o guia necessário para resolver um problema ou responder a uma dúvida no momento exato em que surgem. Mais autónomos e mais eficientes, os colaboradores tornam-se assim o próprio motor da gestão da mudança na empresa.

Com estes conselhos, ferramentas e boas práticas, o seu projeto de gestão da mudança está no bom caminho.