Herramientas para gestionar el cambio: consejos prácticos

Diseñar planes de formación y comunicación es solo una etapa cuando se emprende la gestión de un cambio. La sostenibilidad de las nuevas herramientas y las nuevas prácticas reside en el seguimiento de las acciones llevadas a cabo. ¿Qué herramientas elegir? ¿Qué indicadores retener? 

Descubra en este último artículo de nuestra trilogía nuestros consejos prácticos para implementar herramientas de pilotaje y medición eficaces con el fin de llevar a buen término sus proyectos y evaluar sus resultados.  

Definir indicadores clave de rendimiento (KPIs) o métricas

Como en cualquier proyecto, deberá determinar indicadores realistas, medibles y definidos en el tiempo con el fin de evaluar el avance del cambio, preparar acciones correctivas en caso de desviaciones respecto a los objetivos, calibrar su éxito o fracaso una vez implementado, y también demostrar su valor añadido y su pertinencia en el momento del balance.

Los indicadores de rendimiento pueden estar vinculados a: 

• los plazos (p. ej.: ¿se ha respetado la fecha de instalación de la herramienta para que el proyecto se despliegue a tiempo?);
• el presupuesto (p. ej.: ¿se ha respetado el presupuesto asignado a la formación de los empleados?); 
• la calidad (p. ej.: ¿avanza el proyecto de forma satisfactoria?);
• la eficacia (p. ej.: ¿se utilizan el tiempo, el dinero y los recursos de forma pertinente?). 

Para elegir bien los indicadores, es fundamental tener en cuenta los siguientes elementos: 

• Cada indicador debe estar asociado a un objetivo bien definido.
• Un indicador pertinente debe ser sencillo y medible en el tiempo.
• No es necesario multiplicar innecesariamente los indicadores.
• Asegúrese de contar con el presupuesto y el personal necesarios para sostener las métricas que ha definido. 

Independientemente de los indicadores elegidos, es esencial, especialmente en el despliegue de un proyecto de gran envergadura, segmentar su gestión según las diferentes entidades de la empresa, por país, por departamento o también por poblaciones de colaboradores. Esta granularidad de análisis le garantizará la pertinencia de sus comunicaciones y de su acompañamiento a lo largo del proyecto. 

Hoy en día, existen numerosas alternativas al tradicional archivo Excel en términos de herramientas de gestión de proyectos y de planificación en línea. Entre estas herramientas, Asana, Trello, Monday o también Zoho Projects.

Medir el compromiso

Si, por un lado, es necesario hacer un seguimiento de las métricas relacionadas con el buen desarrollo del proyecto, no es menos crucial medir el compromiso y la implicación de sus colaboradores con respecto al cambio en curso, ya sea gracias a comentarios regulares (formularios, encuestas, etc.), durante talleres dedicados o también observando las tasas de adopción y de uso si se trata de una nueva herramienta, por ejemplo. 

Para una gestión del cambio exitosa, Lemon Learning pone la experiencia de sus colaboradores en el centro y favorece el compromiso a través de la interacción: directamente integrados en las herramientas cotidianas de los usuarios, los contenidos de Lemon Learning permiten un acompañamiento breve, lúdico e interactivo que evoluciona al mismo tiempo que su entorno. El envío de notificaciones y la integración de cuestionarios, quizzes o encuestas en sus herramientas le permite además interactuar directamente con el conjunto de sus colaboradores. 

El Learning By Doing en el corazón de la solución Lemon Learning

Ante la digitalización de las organizaciones y la evolución de las competencias de los colaboradores, Lemon Learning aporta una respuesta, la del Learning By Doing. El objetivo: hacer que el uso de las herramientas digitales sea más sencillo, más fluido y más agradable permitiendo a los usuarios saber hacer en lugar de simplemente saber. 

En situación de escucha, el nivel óptimo de atención del cerebro humano no supera los 10 minutos, aunque el tema le interese. Leer y escuchar no es hacer. Las cifras hablan por sí solas: se retiene el 75% de lo que se hace y el 5% de lo que se escucha (fuente: National Training Laboratories). Gracias al Learning by Doing, Lemon Learning permite a los usuarios integrar realmente sus aprendizajes.

El método Learning by Doing se inyecta directamente en las prácticas cotidianas de los usuarios, quienes pueden activar la guía necesaria para resolver un problema o una pregunta. Más autónomos, más eficaces, estos se convierten así ellos mismos en el motor de la gestión del cambio en la empresa.

Con estos consejos, herramientas y buenas prácticas, ¡su proyecto de gestión del cambio va por buen camino!