Sistemas de información ágiles: cómo impulsa el departamento de TI la innovación de negocio

El departamento de TI tal y como lo conocíamos ya no existe.

Durante mucho tiempo centrado en el aspecto operativo, su papel no ha dejado de evolucionar. A medida que avanza la tecnología, la función se ha especializado y diversificado, al igual que los sistemas de información. Soporte, experiencia de usuario y adopción del software: lo que era operativo se ha convertido en estratégico.

Hoy en día, mucho más que garante del buen funcionamiento de las herramientas, el departamento de TI es también líder de la innovación en la empresa. Desde los sistemas de información ágiles hasta las tecnologías disruptivas, descubra cómo el departamento de TI puede acompañar las innovaciones de negocio para construir el futuro del trabajo.

Innovación: ¿qué papel desempeña el departamento de TI en las empresas?

Marie Curie, Thomas Edison, Steve Jobs... Si tuviéramos que definir a estos genios de sus épocas con una sola palabra, probablemente sería innovación. Conocidos por su faceta de creadores, tenían algo en común: la búsqueda constante de mejorar lo que ya existe. ¿Qué tiene que ver esto con el departamento de TI?

A veces, innovar es simplemente ponerse al día.

Para el departamento de TI, el primer paso de la innovación consiste en revisar los fundamentos.

• El soporte: una mala gestión conlleva un aumento de las solicitudes de nivel 1 y 2 que pueden saturar los equipos de soporte e impedirles acompañar a los usuarios en problemáticas críticas.
• La experiencia de usuario: desde el primer uso, afecta directamente al aprovechamiento de los programas informáticos y, por tanto, al rendimiento general.
• La adopción del software: productividad, agilidad de los equipos y optimización de costes; la adopción del software tiene un impacto considerable en el rendimiento de las empresas.

Pero no son los únicos pilares de la DSI. La agilidad de los sistemas de información es hoy crucial: deben permitir automatizar procesos y tareas repetitivas para ayudar a los equipos a ganar productividad, y también romper los silos para favorecer una mayor colaboración entre departamentos y una mayor flexibilidad de los equipos.

Lo que era ya no es, y lo que no es está por crear.

Innovar es también pensar de otro modo. Para la DSI, esto implica anticipar los desafíos del mañana. Ante la nueva ola tecnológica, la DSI se adapta y diversifica sus competencias: cloud, RPA, big data, blockchain... La DSI evoluciona y no tiene más opción que seguir el ritmo de las herramientas para permitir a las empresas mantenerse competitivas, e incluso reinventarse.

¿Qué retos afronta el departamento de TI ante la digitalización de los negocios?

Desde la función de RRHH hasta la función de Compras, pasando por la función Comercial, ningún departamento escapa a la digitalización. Y porque las herramientas están en el centro de la transformación digital, la DSI desempeña un papel determinante en esta etapa.

Para responder a estos retos, puede apoyarse en tecnologías disruptivas, pero también en herramientas como las plataformas de adopción digital, que permiten acelerar el aprendizaje de los programas informáticos. Al integrarse directamente en el software, soluciones como Lemon Learning permiten responder a los retos de:

• Soporte: reduciendo los costes y las solicitudes de soporte de forma drástica gracias al soporte aplicativo integrado.
• UX: mejorando la experiencia de usuario mediante un onboarding integrado que acompaña a los usuarios desde el primer uso y favorece su retención.
• Adopción del software: reduciendo las frustraciones relacionadas con las herramientas digitales y disminuyendo la resistencia de los usuarios.

¿El resultado? Los equipos ganan tiempo, pueden concentrarse en las tareas de alto valor añadido y, sobre todo, innovar.

DSI: ¿qué papel desempeña en la innovación de la función Comercial?

Innovar es ver más allá de lo que existe. Para la función Comercial, la innovación puede resumirse en una expresión: la experiencia de cliente 2.0. Con los avances tecnológicos, la función Comercial puede ofrecer una experiencia completamente nueva. Entre otras, puede aprovechar:

• El social selling: permite abordar la venta desde otro ángulo y a través de nuevos canales como las redes sociales.
• El dato: palanca indispensable para gestionar la actividad comercial y revolucionar la experiencia del prospecto y del cliente.
• La inteligencia artificial: ya integrada en muchas herramientas, permite automatizar procesos y simplificar la experiencia en los entornos digitales.

Pero para llegar a esta etapa de la innovación comercial, primero hay que estar al día en los fundamentos. Y es ahí donde entra en juego el departamento de TI.

Acompañar la digitalización de la función Comercial con los sistemas de información

Para innovar hay que pensar de otra manera. Adiós a la hoja de cálculo como herramienta principal: los equipos comerciales pueden apoyarse hoy en soluciones como los CRM. El objetivo es mutualizar, consolidar y centralizar los datos para trabajar de forma ágil, y así mejorar la gestión de clientes y prospectos a largo plazo.

El departamento de TI juega un papel esencial en esta etapa. Ya sea en Salesforce, Oracle o Dynamics 365, acompaña a los equipos comerciales en el despliegue del software CRM de la A a la Z, incluyendo la formación en el uso de estas herramientas para maximizar su adopción.

Para ello, puede apoyarse en soluciones como Lemon Learning, que se integran directamente en los CRM y garantizan una mejor adopción, lo que permite una gestión de proyectos más industrializada tanto en España como a nivel internacional.

DSI: ¿qué papel desempeña en la innovación de la función de RRHH?

Si la innovación de la función Comercial se centra en la experiencia del cliente, la innovación de la función de RRHH se centra en la experiencia del colaborador. Se trata de anticipar los retos de RRHH en la era de la transformación digital.

• La experiencia digital de los colaboradores: cómo favorecer el bienestar de las personas en su entorno de trabajo digital.
• La organización del trabajo a distancia: esencial en un contexto donde el teletrabajo está cada vez más presente y los trabajadores son cada vez más móviles.
• El Digital Learning: para acompañar a los colaboradores en su desarrollo de competencias a través de nuevas herramientas de formación como el microlearning o el Learning Analytics.
• Las innovaciones disruptivas: como la IA o el big data, que permiten optimizar el reclutamiento de nuevos talentos.

Pero una vez más, esta etapa requiere contar con unas bases sólidas en materia de digitalización.

Acompañar la digitalización de la función de RRHH con los sistemas de información

En la era de la transformación digital, la digitalización y uniformización de los procesos de RRHH es un reto crucial. Desde la automatización de los procesos hasta la formación en el uso del software, pasando por el compromiso de los colaboradores con las herramientas digitales: la implantación de soluciones como un SIRH o un Digital Workplace es indispensable para que los equipos y las empresas afronten con éxito la transformación digital.

El papel de la DSI es, por tanto, esencial: debe elegir soluciones que permitan acompañar la digitalización de la función de RRHH a largo plazo, es decir, soluciones digitales sencillas de usar, personalizables y escalables. Con herramientas como Lemon Learning, es posible proporcionar este acompañamiento en SIRH como Workday, Cornerstone o Smart RH, pero también en cualquier SIRH y Digital Workplace accesible en línea, incluidas las herramientas internas de la organización.

DSI: ¿qué papel desempeña en la innovación de la función de Compras?

Dado que la innovación afecta a todas las funciones de la empresa, Compras no es una excepción. Entre las principales innovaciones en esta área destacan:

• La automatización de procesos y tareas: permite responder al reto más importante de los departamentos de Compras, la gestión de costes, que representa un imperativo de innovación continua para la función.
• Las tecnologías disruptivas: RPA, IoT... para la función de Compras, la innovación se integra directamente en las herramientas utilizadas.
• La co-innovación: junto a los departamentos de I+D y los proveedores, Compras participa activamente en la mejora de los productos.

Si la innovación apunta al largo plazo, la función de Compras tiene también imperativos a corto plazo. Para ayudarla a innovar, la DSI debe acompañarla en su digitalización desde el primer momento.

Acompañar la digitalización de la función de Compras con los sistemas de información

La innovación de la función de Compras pasa por la digitalización. El e-sourcing y el e-procurement constituyen ya una innovación para muchas empresas que aún hoy se apoyan en hojas de cálculo. Por ello, es necesario empezar por reorganizar los procesos, elegir las soluciones adecuadas y contar con las herramientas correctas para acompañar a compradores y proveedores en esta transición digital.

Ivalua, Synertrade, Jaggaer... independientemente de la solución e-Compras implantada, es imprescindible acompañarla de forma concreta ante los usuarios. Desde la mejora de los datos introducidos hasta la personalización del recorrido del usuario, la DSI desempeña un papel fundamental en la adopción de las soluciones e-Compras.

Como habrá comprendido, la DSI desempeña un papel esencial en la innovación de las empresas, especialmente en un contexto de transformación digital. No solo es un vector de innovación a través de sistemas de información ágiles, sino que además permite a las demás funciones innovar poniendo a su disposición herramientas eficaces y un acompañamiento de la digitalización que libera a todos los equipos para centrarse en sus tareas de mayor valor añadido.