DSI : SI agiles e inovação nas empresas

A DSI que conheceu já não existe. 

Durante muito tempo centrada no aspeto operacional, o papel da DSI não parou de evoluir ao longo dos últimos anos. Com os avanços tecnológicos, a função especializou-se e diversificou-se, à imagem dos sistemas de informação. Suporte, experiência do utilizador ou ainda adoção de software: o que era operacional tornou-se estratégico. 

Hoje muito mais do que a garante do bom funcionamento das ferramentas, a DSI é também líder da inovação nas empresas. Dos SI ágeis às tecnologias disruptivas, descubra como a DSI pode acompanhar as inovações das áreas de negócio para construir o futuro do trabalho. 

Inovação: qual o papel da DSI nas empresas? 

Marie Curie, Thomas Edison, Steve Jobs... Se tivéssemos de qualificar estes génios dos seus séculos numa única palavra, seria certamente inovação. Conhecidos pela sua qualidade de criadores, estes visionários tinham um ponto em comum: a procura constante da melhoria do que já existe. Qual a relação com a DSI?

Por vezes, inovar é simplesmente atualizar-se.

Para a DSI, a primeira etapa da inovação consiste em rever os fundamentos. 

• O suporte : uma má gestão do suporte leva a um aumento dos pedidos de suporte de nível 1 e 2, que podem sobrecarregar as equipas de suporte e impedi-las de acompanhar os utilizadores em problemáticas críticas. 
• A experiência do utilizador : desde a primeira utilização, afeta diretamente a utilização dos programas pelos utilizadores... e, portanto, o desempenho. 
• A adoção dos programas : produtividade, agilidade das equipas ou ainda otimização de custos, a adoção dos programas tem um impacto considerável no desempenho das empresas. 

Mas estes não são os únicos indispensáveis da DSI. Atualmente, a agilidade dos SI é crucial. Os sistemas de informação devem permitir automatizar os processos e as tarefas repetitivas para ajudar as equipas a ganhar em produtividade. Devem também permitir eliminar os silos, de forma a favorecer uma melhor colaboração entre os diferentes departamentos e uma maior flexibilidade das equipas.

O que era já não é, e o que não é está por criar.

Inovar é também pensar de forma diferente. Para a DSI, isto consiste em antecipar os desafios de amanhã. Face à nova vaga tecnológica, a DSI adapta-se e diversifica as suas competências. Cloud, RPA, big data, blockchain, a DSI evolui e não tem outra escolha senão acompanhar o ritmo das ferramentas para permitir às empresas manterem-se competitivas e, até, reinventarem-se!

Que desafios enfrenta a DSI face à digitalização das profissões?

Da função de RH à função de Compras, passando pela função Comercial, nenhum departamento escapa à digitalização. E porque as ferramentas estão no centro da transformação digital, a DSI desempenha um papel determinante nesta etapa. 

Para responder a estes desafios, pode apoiar-se nas tecnologias disruptivas, mas também em ferramentas como as plataformas de adoção digital, que permitem acelerar a apropriação dos programas. Ao integrarem-se diretamente nos programas, estas soluçõessoluções como Lemon Learning permitem responder aos desafios de: 

• Suporte : reduzindo os custos e os pedidos de suporte drasticamente graças ao suporte aplicacional incorporado.
• UX : melhorando a experiência do utilizador graças a um onboarding integrado que permite acompanhar os utilizadores desde a primeira utilização para uma melhor retenção dos utilizadores. 
• Adoção dos programas : reduzindo as frustrações associadas aos programas e ao digital para uma menor resistência dos utilizadores às ferramentas. 

Resultado? As equipas ganham tempo, podem concentrar-se nas tarefas de alto valor acrescentado e, sobretudo, inovar! 

DSI: que papel para a inovação da função Comercial? 

Inovar é ver mais além do que existe. Para a função Comercial, a inovação pode resumir-se a uma expressão: a experiência do cliente 2.0. Com os avanços tecnológicos, a função Comercial pode oferecer uma experiência de cliente totalmente nova. Entre outros, pode tirar partido:

• do social selling : permite abordar a venda sob outro ângulo e em novos canais como as redes sociais; 
• dos dados : alavanca indispensável para gerir a atividade comercial e revolucionar a experiência de prospeto e cliente;
• da IA : por vezes já integrada nas ferramentas, permite automatizar os processos e simplificar a experiência nas ferramentas digitais.

Mas para chegar a esta etapa de inovação da função Comercial, é preciso primeiro estar atualizado nas bases. E é aqui que intervém a DSI. 

Acompanhar a digitalização da função Comercial com os SI

Bem-vindo ao comboio da transformação digital. Próxima paragem: uniformização dos processos. 

Para inovar, é preciso pensar de forma diferente. Adeus boa e velha folha Excel, as equipas comerciais podem hoje apoiar-se em ferramentas como os CRM. O objetivo? Partilhar, consolidar e centralizar os dados de forma a trabalhar de forma ágil. Esta etapa essencial permite melhorar a gestão de clientes e prospetos a longo prazo. 

E porque uma ferramenta sem adoção digital é uma ferramenta que não ajuda verdadeiramente, a DSI desempenha um papel essencial nesta etapa. Seja no Salesforce, Oracle ou ainda Dynamics 365, a DSI acompanha as equipas comerciais na implementação dos softwares CRM de A a Z, incluindo na utilização destes últimos para maximizar o seu uso. 

Para isso, pode nomeadamente apoiar-se em soluções como a Lemon Learning que se integram diretamente nos CRM. O resultado? Uma melhor adoção destes últimos que permite uma gestão de projeto industrializada em Portugal e a nível internacional. 

DSI: qual o papel para a inovação da função RH? 

Se a inovação da função Comercial incide sobre a experiência do cliente, a inovação da função RH incide sobre a experiência do colaborador. Trata-se, para a função RH, de antecipar os desafios de RH na era da transformação digital.

• A experiência digital dos colaboradores : ou como promover o bem-estar dos colaboradores no seu ambiente de trabalho digital.
• A organização do trabalho à distância : essencial num contexto em que o teletrabalho está cada vez mais presente e os trabalhadores são cada vez mais móveis.
• O Digital Learning : para acompanhar os colaboradores no desenvolvimento das suas competências através de novas ferramentas de formação mais adaptadas, como o microlearning ou ainda o Learning Analytics.  
• As inovações de rutura : como a IA ou ainda o big data que permitem otimizar o recrutamento de novos talentos. 

Mas, uma vez mais, esta etapa requer ter bases sólidas em matéria de digitalização. 

Acompanhar a digitalização da função RH com os sistemas de informação

Na era de ouro da transformação digital, a digitalização e a uniformização dos processos de RH é um desafio crucial da função. Da automatização dos processos à formação em softwares, passando pelo envolvimento dos colaboradores nas ferramentas digitais: a implementação de soluções como um SIRH ou uma Digital Workplace são indispensáveis para permitir aos colaboradores e às empresas enfrentar o desafio da transformação digital. 

O papel da DSI é, portanto, crucial: deve escolher soluções que permitam acompanhar a digitalização da função de RH a longo prazo. Por outras palavras, soluções digitais simples de utilizar, personalizáveis e evolutivas. A boa notícia? Com soluções como a Lemon Learning, pode precisamente fornecer esse acompanhamento nos seus SIRH como Workday, Cornerstone ou Smart RH, mas também em qualquer SIRH e Digital Workplace acessível em linha (incluindo as suas ferramentas internas)!

DSI: qual o papel na inovação da função de Compras? 

Porque a inovação abrange todas as funções das empresas, as Compras não são exceção. Entre as inovações em Compras:

• A automatização de processos e tarefas: esta permite responder ao desafio mais importante dos departamentos de Compras, nomeadamente a gestão de custos (desafio de inovação perpétua para a função). 

• As tecnologias disruptivas: RPA, IoT, para a função de Compras, a inovação integra-se diretamente nas ferramentas utilizadas. 

• A co-inovação: ao lado dos departamentos de I&D e dos fornecedores, as Compras participam ativamente na melhoria dos produtos. 

Mas se a inovação visa o longo prazo, a função de Compras tem imperativos a curto prazo, ainda mais neste período de crise sanitária. Para ajudar a função de Compras a inovar, a DSI deve, portanto, acompanhá-la na sua digitalização desde já. 

Acompanhar a digitalização da função de Compras com os sistemas de informação

A inovação da função de Compras é a digitalização. E-sourcing, e-procurement, as soluções e-Compras constituem uma inovação para muitas empresas que ainda hoje se limitam a ficheiros Excel. É necessário, portanto, começar por reorganizar os processos, escolher as boas soluções e-compras e as ferramentas adequadas para acompanhar os compradores e os fornecedores nesta transição digital. 

Ivalua, Synertrade, Jaggaer, independentemente de qual a solução e-Compras implementada, é indispensável acompanhá-la concretamente junto dos utilizadores. Da melhoria dos dados introduzidos à personalização do percurso do utilizador, a DSI desempenha um papel fundamental na adoção das soluções e-compras, indispensáveis às empresas.

Como terá compreendido, a DSI desempenha um papel essencial na inovação das empresas, ainda mais num contexto de transformação digital. Não só vetor de inovação através de sistemas de informação ágeis, a DSI permite que as outras funções inovem ao disponibilizar ferramentas eficazes e um acompanhamento da digitalização que permite a todas as equipas ganhar tempo nas suas tarefas de maior valor acrescentado.