Guia completo do projeto SIRH: etapas e estratégias para o sucesso

Para otimizar os processos de gestão de recursos humanos, as empresas dificilmente podem prescindir hoje da implementação de um projeto SIRH (Sistema de Informação de Recursos Humanos). Este designa, na empresa, o conjunto de processos digitais e soluções de software que permitem otimizar, gerir e acompanhar o desempenho dos recursos humanos. Para garantir os melhores resultados, o projeto SIRH deve ser objeto de uma organização metódica que tenha em conta as necessidades reais da organização. Como ter sucesso na gestão do projeto SIRH da sua empresa?

Compreender a importância do projeto SIRH

A transformação digital e a melhoria da experiência de trabalho dos colaboradores são hoje imperativos para o desempenho das organizações. Implementar um projeto SIRH coerente permite automatizar, simplificar, homogeneizar e fluidificar todos os processos de RH da empresa. O responsável pelo projeto SIRH encarrega-se de encontrar e implementar as soluções que respondem verdadeiramente às necessidades da empresa em matéria de gestão de salários, recrutamento, coordenação de equipas, mobilidade interna e formação contínua.

Um software de RH ajuda também cada colaborador a usufruir de um espaço digital seguro para centralizar e aceder em tempo real aos seus dados profissionais. Estas informações dizem respeito a diversos processos:

• formação contínua,
• contratos de trabalho,
• gestão de salários,
• gestão de ausências.

A implementação de um projeto SIRH visa, assim, reduzir a solicitação administrativa ao serviço de RH e aligeirar a produção de procedimentos que consomem tempo. O SIRH permite ainda cumprir todas as obrigações legais previstas no Código do Trabalho no que diz respeito ao tratamento dos trabalhadores.

Estratégias para ter sucesso no seu projeto SIRH

Para ter sucesso num projeto SIRH, a iniciativa deve ser inteiramente apoiada pela equipa dirigente da empresa. Esse apoio facilita a disponibilização do financiamento necessário e a adesão incondicional dos sindicatos de trabalhadores, da direção de recursos humanos e da direção de sistemas de informação. Cada interveniente deve conhecer com precisão as vantagens da adoção de um SIRH eficaz para a evolução do seu cargo e para o desempenho global da organização.

O passo fundamental é designar um responsável sério e competente para conduzir a elaboração, a gestão e o acompanhamento do projeto SIRH. Existem principalmente duas opções:

• Designação interna: um responsável pertencente à direção de recursos humanos ou à direção de sistemas de informação, que pode complementar as suas competências através de formação acreditada em gestão de SIRH.
• Consultor externo: um consultor independente de SIRH, cuja experiência, reputação e nível de formação devem ser analisados com rigor. Idealmente, deverá dominar o ambiente operacional e as perspetivas de evolução para uma empresa da mesma dimensão e setor de atividade.

As etapas essenciais de um projeto SIRH

Para autonomizar os colaboradores e libertar as equipas de RH das tarefas administrativas mais morosas, nenhuma etapa do projeto SIRH deve ser tratada de forma superficial. O responsável pelo projeto assegura a organização harmoniosa dos meios humanos, financeiros e técnicos necessários para alcançar os resultados previstos.

A definição das necessidades da empresa

O ponto de partida é delimitar o âmbito do projeto e redigir o caderno de encargos para a implementação do sistema de informação de recursos humanos. Em concertação com todos os intervenientes, o chefe de projeto SIRH deverá identificar os desafios, os riscos e os benefícios esperados da iniciativa, e realizar uma auditoria das ferramentas e processos de RH já existentes.

Esta análise permite identificar pistas de melhoria para processos como o processamento salarial, o recrutamento, as notas de despesas, as avaliações de desempenho e os planeamentos de atividade. O caderno de encargos do projeto SIRH deverá contemplar os objetivos, o orçamento, as melhorias desejadas, as evoluções futuras previstas e os prazos de implementação.

A escolha do software de gestão de RH

O chefe de projeto SIRH baseia-se nas necessidades e expectativas dos futuros utilizadores para escolher a solução dotada das melhores funcionalidades. O sistema de informação deve poder adaptar-se à evolução dos regulamentos laborais e às necessidades do negócio. Para além disso, é essencial escolher um software de RH acessível a partir de todos os dispositivos, fácil de implementar e capaz de se integrar nas ferramentas já existentes.

O editor do software deve oferecer um suporte eficaz para facilitar a utilização contínua da solução. O consultor SIRH gere a parametrização da solução, a realização dos testes unitários, a fase de testes no ambiente de trabalho real e, por fim, a colocação em produção e exploração da solução.

A gestão da mudança

Antes, durante e após a implementação do SIRH, é fundamental acompanhar os colaboradores que apresentam resistência à digitalização dos processos de RH. Este acompanhamento deve ser personalizado, diário e orientado para superar as dificuldades técnicas na utilização das novas soluções. Importa recolher regularmente os feedbacks dos utilizadores e realizar as atualizações necessárias na ferramenta.

Poderão ser necessárias formações personalizadas para facilitar a adoção plena das novas ferramentas de RH. A utilização de uma solução como a Lemon Learning permite integrar diretamente guias interativos e tutoriais contextuais nos softwares, facilitando a aprendizagem no momento exato em que o utilizador precisa. Para saber mais sobre como apoiar os colaboradores neste processo, consulte a nossa solução para RH e onboarding.

Maximizar os benefícios do projeto SIRH

Para maximizar os benefícios do projeto SIRH, é necessário garantir o envolvimento das equipas a longo prazo. Solicite regularmente as opiniões dos utilizadores para realizar reajustamentos construtivos e partilhados por todos. Numa lógica de melhoria contínua, defina indicadores-chave de desempenho (KPI) que permitam analisar progressivamente os resultados e o impacto do projeto.

O sucesso de um projeto SIRH depende do envolvimento de todas as partes interessadas em cada etapa do processo. O chefe de projeto SIRH deve identificar com precisão as necessidades e os objetivos do negócio em cada fase, propondo soluções económicas e eficazes para atingir os objetivos de otimização da gestão dos recursos humanos.