Gestão de projetos SI: 5 boas práticas dos melhores 31%

Enquanto a digitalização vive a sua era de ouro e os sistemas de informação evoluem a uma velocidade vertiginosa, a DSI é mais do que nunca líder da transformação digital das empresas. Garante da boa implementação das aplicações, a DSI tem, no entanto, dificuldade em envolver toda a organização e os utilizadores finais.

Então como conduzir uma gestão de projeto SI verdadeiramente eficaz?

Há já 25 anos, o Standish Group realiza um estudo para medir o sucesso dos projetos SI e de transformação digital. E a conclusão é clara: a maioria dos projetos falha. Em 2020, apenas 31% dos projetos SI resultaram em sucesso. Então como fazer parte desses 31%?

A Lemon Learning lista para si as 5 boas práticas comuns a todos os projetos SI que têm sucesso. 

1. Tenha a mentalidade certa: a gestão de projeto SI é, antes de tudo, uma questão humana

Quem disse que tecnologia não rima com humano? O maior erro em matéria de gestão de projeto SI é pensar que o seu projeto é apenas uma questão de tecnologia. No entanto, é exatamente o contrário.

Seja um ERP, SI de Compras, CRM, Digital Workplace ou ainda SIRH: a ferramenta informática que implementa está lá para ajudar os colaboradores a concentrarem-se nas suas tarefas de elevado valor acrescentado. Está também lá para ajudar a empresa a gerar mais valor a longo prazo. Para tal, é indispensável que cada uma das partes interessadas compreenda a utilidade do seu projeto SI.

Não se trata, portanto, simplesmente de implementar um software, mas de envolver todos os intervenientes deste projeto, desde a Direção até aos utilizadores finais. Como já compreendeu, a gestão de projeto SI não requer apenas competências técnicas, mas também competências interpessoais (soft skills).

2. Integre os utilizadores finais desde o início do projeto

Implementar uma ferramenta informática sem consultar os utilizadores finais é como lançar um novo produto sem fazer um estudo de mercado. É tempo perdido.

Os utilizadores finais são a chave do sucesso de um projeto SI.

E com razão, são eles que utilizarão ou não a ferramenta informática implementada. Então, para colocar todas as hipóteses do seu lado, é essencial integrá-los nesta gestão de projeto. Como? Recolhendo as suas necessidades: 

• Quais são os seus desafios profissionais do dia a dia?
• O que lhes falta atualmente para executar melhor as suas tarefas?
• Que melhorias esperam com a implementação do software?
• O que pensam da ferramenta informática na primeira utilização?

São questões que lhe permitirão conhecer claramente as necessidades profissionais (estratégicas e operacionais) para lhes dar resposta de forma técnica. E porque os utilizadores finais são o público-alvo da ferramenta implementada, pense também em comunicar com eles regularmente sobre as alterações, sejam grandes ou pequenas. Por outro lado, os utilizadores finais não são os únicos a ter um impacto direto no sucesso do seu projeto SI.

3. Obtenha o apoio de patrocinadores

Esta é uma das boas práticas essenciais da gestão de projeto SI: ter patrocinadores. Se se pergunta porquê, então devolvemos-lhe uma questão. 

Sem patrocinadores, quem defenderá o seu projeto? 

A gestão de projeto SI não foge às regras básicas da gestão de projeto em sentido amplo. É indispensável ter pessoas que apoiem o seu projeto ao longo de toda a sua implementação. Precisa, portanto, de patrocinadores que reconheçam o valor deste projeto SI e que estejam dispostos a comunicar sobre ele ou mesmo a promovê-lo.

Além disso, se é importante ter patrocinadores junto dos utilizadores finais, é também crucial tê-los dentro da Direção. Com razão, só conhecendo o valor do projeto SI é que a Direção estará em condições de o acompanhar na implementação do mesmo. Mas não é só isso. 

4. Para uma melhor gestão de projeto SI, seja metódico e realista 

No seu "CHAOS Report", o Standish Group mede o sucesso de um projeto SI segundo 3 critérios: o respeito pelo orçamento, o respeito pela temporalidade e o cumprimento do objetivo inicial. E estes indicadores não são insignificantes. 

66% dos projetos de gestão da mudança excedem os orçamentos, estão atrasados ou não implementam as funcionalidades previstas (fonte: AtosOrigin).

Uma gestão de projeto SI eficaz é uma boa dose de método e de realismo. O método, em primeiro lugar, inclui elementos essenciais: objetivos precisos e um caderno de encargos claro. O realismo, em seguida, que permite definir objetivos alcançáveis e coerentes com os recursos alocados ou ainda estar em sintonia com o que acontece no terreno. 

A notar que em matéria de projeto SI, o método mais pertinente é o método Ágil, que permite eficiência e flexibilidade. Mas o método não o é tudo. 

5. Constitua uma equipa cheia de recursos

É uma das boas práticas que surge na maioria dos projetos SI que funcionam: uma boa equipa! Mas o que é uma boa equipa? 

A equipa para uma gestão de projeto SI eficaz: 

• Uma equipa que tem competências técnicas E interpessoais.
• Uma equipa com uma mentalidade orientada para a solução. 
• Uma equipa onde reina a confiança! 

Em suma, o sucesso do seu projeto SI não se limita às competências técnicas. A equipa constituída deverá ter competências complementares, ser capaz de encontrar soluções para os inúmeros problemas que surgirão, demonstrar flexibilidade e sobretudo saber trabalhar... em equipa. 

Conclusão: as 5 boas práticas para alcançar o sucesso na sua gestão de projeto SI

Como terá compreendido, a gestão de projeto SI é, antes de tudo, uma questão humana! Para fazer parte dos 31% de projetos SI bem-sucedidos, eis as 5 boas práticas a implementar.

1. Mantenha a atitude certa: pense primeiro nas pessoas, depois na tecnologia.
2. Integre os utilizadores finais desde o início.
3. Rodeie-se de patrocinadores.
4. Seja metódico e realista.
5. Constitua uma equipa com competências complementares e de elevado valor acrescentado. 

Por fim, pense em medir os resultados da implementação da sua ferramenta informática. Os dados recolhidos, sejam quantitativos ou qualitativos, permitir-lhe-ão melhorar a sua ferramenta a longo prazo.