Gestão de Projetos SI: 5 Boas Práticas para Garantir o Sucesso

Enquanto a digitalização vive a sua era de ouro e os sistemas de informação evoluem a uma velocidade vertiginosa, a DSI é mais do que nunca líder da transformação digital das empresas. Garante da boa implementação das aplicações, a DSI tem, no entanto, dificuldade em envolver toda a organização e os utilizadores finais.

Como conduzir uma gestão de projeto SI verdadeiramente eficaz?

Há já 25 anos, o Standish Group realiza um estudo para medir o sucesso dos projetos SI e de transformação digital. A conclusão é clara: a maioria dos projetos falha. Em 2020, apenas 31% dos projetos SI resultaram em sucesso. Como fazer parte desses 31%?

A Lemon Learning lista as 5 boas práticas comuns a todos os projetos SI que têm sucesso.

1. Tenha a mentalidade certa: a gestão de projeto SI é, antes de tudo, uma questão humana

O maior erro em matéria de gestão de projeto SI é pensar que o projeto é apenas uma questão tecnológica. No entanto, é exatamente o contrário.

Seja um ERP, SI de Compras, CRM, Digital Workplace ou SIRH: a ferramenta informática que implementa está lá para ajudar os colaboradores a concentrarem-se nas suas tarefas de elevado valor acrescentado, e para ajudar a empresa a gerar mais valor a longo prazo. Para tal, é indispensável que cada parte interessada compreenda a utilidade do projeto SI.

Não se trata, portanto, de simplesmente implementar um software, mas de envolver todos os intervenientes, desde a Direção até aos utilizadores finais. A gestão de projeto SI não requer apenas competências técnicas; exige também competências interpessoais.

2. Integre os utilizadores finais desde o início do projeto

Implementar uma ferramenta informática sem consultar os utilizadores finais é como lançar um novo produto sem fazer um estudo de mercado.

Os utilizadores finais são a chave do sucesso de um projeto SI.

São eles que utilizarão, ou não, a ferramenta implementada. Para colocar todas as hipóteses do seu lado, é essencial integrá-los desde o início. Como? Recolhendo as suas necessidades:

• Quais são os seus desafios profissionais do dia a dia?
• O que lhes falta atualmente para executar melhor as suas tarefas?
• Que melhorias esperam com a implementação do software?
• O que pensam da ferramenta informática na primeira utilização?

Estas questões permitem conhecer claramente as necessidades profissionais, estratégicas e operacionais, para lhes dar resposta de forma técnica. Porque os utilizadores finais são o público-alvo da ferramenta implementada, comunique com eles regularmente sobre as alterações, sejam grandes ou pequenas.

3. Obtenha o apoio de patrocinadores

Esta é uma das boas práticas essenciais da gestão de projeto SI: ter patrocinadores.

Sem patrocinadores, quem defenderá o seu projeto?

É indispensável ter pessoas que apoiem o projeto ao longo de toda a sua implementação. Precisa de patrocinadores que reconheçam o valor do projeto SI e que estejam dispostos a comunicar sobre ele e a promovê-lo.

Se é importante ter patrocinadores junto dos utilizadores finais, é também crucial tê-los dentro da Direção. Só conhecendo o valor do projeto SI é que a Direção estará em condições de acompanhar a sua implementação.

4. Para uma melhor gestão de projeto SI, seja metódico e realista

No seu "CHAOS Report", o Standish Group mede o sucesso de um projeto SI segundo 3 critérios: o respeito pelo orçamento, o respeito pela temporalidade e o cumprimento do objetivo inicial.

66% dos projetos de gestão da mudança excedem os orçamentos, estão atrasados ou não implementam as funcionalidades previstas (fonte: AtosOrigin).

Uma gestão de projeto SI eficaz assenta numa boa dose de método e de realismo. O método inclui elementos essenciais: objetivos precisos e um caderno de encargos claro. O realismo permite definir objetivos alcançáveis e coerentes com os recursos disponíveis, mantendo o alinhamento com o que acontece no terreno.

Em matéria de projeto SI, o método mais pertinente é o método Ágil, que alia eficiência e flexibilidade. Mas o método não o é tudo.

5. Constitua uma equipa com recursos complementares

Uma das boas práticas mais comuns nos projetos SI bem-sucedidos é, precisamente, ter uma boa equipa. Mas o que define uma boa equipa?

• Uma equipa com competências técnicas e interpessoais.
• Uma equipa com uma mentalidade orientada para a solução.
• Uma equipa onde reina a confiança.

O sucesso do seu projeto SI não se limita às competências técnicas. A equipa constituída deverá ter competências complementares, ser capaz de encontrar soluções para os problemas que surgirão, demonstrar flexibilidade e saber trabalhar em conjunto.

Conclusão: as 5 boas práticas para alcançar o sucesso na gestão de projeto SI

A gestão de projeto SI é, antes de tudo, uma questão humana. Para fazer parte dos 31% de projetos SI bem-sucedidos, eis as 5 boas práticas a implementar:

1. Mantenha a atitude certa: pense primeiro nas pessoas, depois na tecnologia.
2. Integre os utilizadores finais desde o início.
3. Rodeie-se de patrocinadores.
4. Seja metódico e realista.
5. Constitua uma equipa com competências complementares e de elevado valor acrescentado.

Por fim, pense em medir os resultados da implementação da sua ferramenta informática. Os dados recolhidos, sejam quantitativos ou qualitativos, permitir-lhe-ão melhorar continuamente a ferramenta a longo prazo.