Sistemas de informação ágeis: como a DSI impulsiona a inovação nas empresas

A DSI que conheceu já não existe.

Durante muito tempo centrada no aspeto operacional, o papel da DSI não parou de evoluir ao longo dos últimos anos. Com os avanços tecnológicos, a função especializou-se e diversificou-se, à imagem dos próprios sistemas de informação. Suporte, experiência do utilizador e adoção de software: o que era puramente operacional tornou-se estratégico.

Hoje muito mais do que a garante do bom funcionamento das ferramentas, a DSI é também líder da inovação nas empresas. Dos SI ágeis às tecnologias disruptivas, descubra como a DSI pode acompanhar as inovações das áreas de negócio para construir o futuro do trabalho.

Inovação: qual o papel da DSI nas empresas?

Marie Curie, Thomas Edison, Steve Jobs... Se tivéssemos de qualificar estes génios numa única palavra, seria certamente inovação. Conhecidos pela sua qualidade de criadores, estes visionários tinham um ponto em comum: a procura constante da melhoria do que já existe. Qual a relação com a DSI?

Por vezes, inovar é simplesmente atualizar-se.

Para a DSI, a primeira etapa da inovação consiste em rever os fundamentos.

• O suporte: uma má gestão do suporte aumenta o volume de pedidos de nível 1 e 2, sobrecarrega as equipas e impede-as de acompanhar os utilizadores em problemáticas críticas.
• A experiência do utilizador: desde a primeira utilização, afeta diretamente a forma como os colaboradores utilizam os programas e, portanto, o desempenho global.
• A adoção dos programas: produtividade, agilidade das equipas e otimização de custos dependem, em grande parte, do grau de adoção das ferramentas digitais.

Mas estes não são os únicos pilares da DSI. Atualmente, a agilidade dos sistemas de informação é crucial. Os SI devem permitir automatizar processos e tarefas repetitivas para ajudar as equipas a ganhar produtividade, ao mesmo tempo que eliminam silos e favorecem uma maior colaboração entre departamentos.

O que era já não é, e o que não é está por criar.

Inovar é também pensar de forma diferente. Para a DSI, isto traduz-se em antecipar os desafios de amanhã. Face à nova vaga tecnológica, a DSI adapta-se e diversifica as suas competências. Cloud, RPA, big data, blockchain: a DSI evolui e não tem outra escolha senão acompanhar o ritmo das ferramentas para permitir às empresas manterem-se competitivas e reinventarem-se.

Que desafios enfrenta a DSI face à digitalização das profissões?

Da função de RH à função de Compras, passando pela função Comercial, nenhum departamento escapa à digitalização. E porque as ferramentas estão no centro da transformação digital, a DSI desempenha um papel determinante nesta etapa.

Para responder a estes desafios, pode apoiar-se em tecnologias disruptivas, mas também em ferramentas como as plataformas de adoção digital, que aceleram a apropriação dos programas. Ao integrarem-se diretamente nas aplicações, soluções como a Lemon Learning permitem responder aos desafios de:

• Suporte: reduzindo custos e pedidos de suporte de forma significativa, graças ao suporte aplicacional incorporado.
• Experiência do utilizador: melhorando a experiência do utilizador através de um onboarding integrado que acompanha os colaboradores desde a primeira utilização.
• Adoção dos programas: reduzindo as frustrações associadas ao digital e diminuindo a resistência dos utilizadores às ferramentas.

O resultado? As equipas ganham tempo, concentram-se nas tarefas de maior valor acrescentado e, sobretudo, inovam.

DSI: que papel para a inovação da função Comercial?

Inovar é ver mais além do que existe. Para a função Comercial, a inovação pode resumir-se a uma expressão: a experiência do cliente 2.0. Com os avanços tecnológicos, a função Comercial pode oferecer uma experiência totalmente renovada. Entre outros, pode tirar partido:

• do social selling: permite abordar a venda sob outro ângulo e em novos canais, como as redes sociais;
• dos dados: alavanca indispensável para gerir a atividade comercial e revolucionar a experiência de prospeto e cliente;
• da inteligência artificial: por vezes já integrada nas ferramentas, permite automatizar processos e simplificar a experiência nas plataformas digitais.

Mas para chegar a esta etapa de inovação, é preciso primeiro consolidar as bases. E é aqui que intervém a DSI.

Acompanhar a digitalização da função Comercial com os SI

Para inovar, é preciso pensar de forma diferente. As equipas comerciais podem hoje apoiar-se em ferramentas como os CRM para partilhar, consolidar e centralizar dados de forma ágil. Esta etapa essencial melhora a gestão de clientes e prospetos a longo prazo.

E porque uma ferramenta sem adoção digital não ajuda verdadeiramente, a DSI desempenha um papel essencial nesta etapa. Seja no Salesforce, Oracle ou Dynamics 365, a DSI acompanha as equipas comerciais na implementação dos CRM de A a Z, incluindo na utilização efetiva das ferramentas para maximizar o seu uso.

Para isso, pode apoiar-se em soluções como a Lemon Learning, que se integram diretamente nos CRM e permitem uma melhor adoção que suporta uma gestão de projeto industrializada, tanto em Portugal como a nível internacional.

DSI: qual o papel para a inovação da função RH?

Se a inovação da função Comercial incide sobre a experiência do cliente, a inovação da função RH incide sobre a experiência do colaborador. Trata-se, para os recursos humanos, de antecipar os desafios de RH na era da transformação digital:

• A experiência digital dos colaboradores: como promover o bem-estar no ambiente de trabalho digital.
• A organização do trabalho à distância: essencial num contexto em que o teletrabalho está cada vez mais presente e os trabalhadores são cada vez mais móveis.
• O Digital Learning: para acompanhar os colaboradores no desenvolvimento de competências através de ferramentas mais adaptadas, como o microlearning ou o Learning Analytics.
• As inovações de rutura: como a inteligência artificial ou o big data, que permitem otimizar o recrutamento de novos talentos.

Mas, uma vez mais, esta etapa exige ter bases sólidas em matéria de digitalização.

Acompanhar a digitalização da função RH com os sistemas de informação

Na era da transformação digital, a digitalização e a uniformização dos processos de RH constituem um desafio crucial. Da automatização dos processos à formação em softwares, passando pelo envolvimento dos colaboradores nas ferramentas digitais: a implementação de soluções como um SIRH ou uma Digital Workplace é indispensável para que as equipas enfrentem com sucesso a transformação digital.

O papel da DSI é, portanto, central: deve escolher soluções que permitam acompanhar a digitalização da função de RH a longo prazo. Por outras palavras, soluções digitais simples de utilizar, personalizáveis e evolutivas. Com soluções como a Lemon Learning, é possível fornecer esse acompanhamento em SIRH como Workday, Cornerstone ou Smart RH, mas também em qualquer SIRH e Digital Workplace acessível em linha, incluindo ferramentas internas.

DSI: qual o papel na inovação da função de Compras?

Porque a inovação abrange todas as funções das empresas, as Compras não são exceção. Entre as principais inovações nesta área:

• A automatização de processos e tarefas: permite responder ao desafio mais importante dos departamentos de Compras, nomeadamente a gestão de custos.
• As tecnologias disruptivas: RPA e IoT integram-se diretamente nas ferramentas utilizadas pela função de Compras.
• A co-inovação: ao lado dos departamentos de I&D e dos fornecedores, as Compras participam ativamente na melhoria dos produtos.

Mas se a inovação visa o longo prazo, a função de Compras tem imperativos a curto prazo. Para ajudá-la a inovar, a DSI deve acompanhá-la na sua digitalização desde já.

Acompanhar a digitalização da função de Compras com os sistemas de informação

A inovação da função de Compras começa pela digitalização. E-sourcing, e-procurement: as soluções digitais de Compras constituem uma inovação real para muitas empresas que ainda recorrem a ficheiros Excel. É necessário começar por reorganizar os processos, escolher as soluções adequadas e acompanhar compradores e fornecedores nesta transição.

Ivalua, Synertrade, Jaggaer: independentemente de qual a solução de e-Compras implementada, é indispensável acompanhar concretamente os utilizadores. Da melhoria dos dados introduzidos à personalização do percurso do utilizador, a DSI desempenha um papel fundamental na adoção das soluções digitais de Compras.

Como terá compreendido, a DSI desempenha um papel essencial na inovação das empresas, ainda mais num contexto de transformação digital. Não só vetor de inovação através de sistemas de informação ágeis, a DSI permite que as restantes funções inovem ao disponibilizar ferramentas eficazes e um acompanhamento da digitalização que liberta todas as equipas para as tarefas de maior valor acrescentado.