ROI del software: guida pratica al calcolo e alla dimostrazione del valore

Il ROI del software (ritorno sull'investimento) misura il valore finanziario e operativo che un'organizzazione ottiene in relazione al costo totale di acquisizione, implementazione e manutenzione di una soluzione software. La formula standard è: ROI = (Benefici netti - Costo totale) / Costo totale x 100. La vera sfida non è l'aritmetica: è identificare e quantificare correttamente ogni costo e ogni beneficio, compresi quelli indiretti che la maggior parte delle organizzazioni trascura.

I portafogli di software aziendale sono cresciuti considerevolmente negli ultimi anni, rendendo la misurazione rigorosa del ROI più importante che mai. Lemon Learning aiuta le organizzazioni a misurare e migliorare l'adozione digitale affinché gli investimenti in software generino effettivamente i ritorni previsti al momento dell'acquisto.

Cos'è il ROI del software?

Il ROI del software è il ritorno sull'investimento delle applicazioni aziendali e della tecnologia. Misura le prestazioni degli utenti, l'automazione dei processi, l'accuratezza dei dati, l'efficienza dei flussi di lavoro, la qualità dei report e un'ampia gamma di altre variabili che insieme determinano se un investimento software genera più valore di quanto costi.

"Puoi condurre il progetto più interessante del mondo, ma se non c'è supporto per gli utenti, l'adozione sarà molto limitata. Quindi hai bisogno di strumenti che permettano alle persone di acquisire competenze su questi nuovi strumenti in modo facile e intuitivo."

Pierre-Alexandre Mass, DSI de transition, nel podcast Lemon Learning CIO Pioneers

Un cliente di Lemon Learning ha rilevato che un software di acquisto utilizzato in modo errato o non utilizzato comportava una perdita calcolata di 15 milioni di euro all'anno, attribuita direttamente a formazione inadeguata e scarsa usabilità. Questo è un esempio concreto di ROI negativo del software, determinato non dal software stesso, ma da una bassa adozione.

Come si calcola il ROI per il software?

La formula di base per calcolare il ROI del software è:

ROI = (Benefici Netti - Costo Totale) / Costo Totale x 100

Il costo totale include le licenze, l'implementazione, la personalizzazione, la formazione, il supporto continuo e la manutenzione. I benefici netti includono i guadagni quantificabili come il tempo risparmiato, gli errori ridotti, i ticket di supporto evitati e i ricavi generati o protetti.

Due problemi si presentano costantemente: il calcolo è complesso e laborioso, e il valore attuale di un investimento non è sempre immediatamente noto. Per questo è necessario utilizzare una serie di variabili qualitative e quantitative insieme alla formula stessa.

Cosa considerare nella scelta di un software per il ROI

Scegliere lo strumento giusto per monitorare e calcolare il ROI del software è di per sé una decisione che richiede una valutazione attenta. I fattori più importanti sono:

Metodi moderni per migliorare il calcolo del ROI del software

Le formule finanziarie standard sono un punto di partenza, non un punto di arrivo. Gli ambienti aziendali moderni richiedono una misurazione su più livelli: tra reparti, gruppi di utenti e tipologie di applicazioni. La domanda chiave è: come si presenta il successo del software rispetto ai tuoi specifici KPI, OKR e alle esigenze degli utenti?

I diversi strumenti di sviluppo e misurazione del software offrono punti di forza differenti. Alcuni sono specializzati nella modellazione finanziaria, altri nell'analisi dell'utilizzo, altri ancora nel monitoraggio dell'adozione. Confrontarli in base a caratteristiche come la profondità dell'integrazione, la granularità dei dati e la flessibilità della reportistica determinerà quale si adatta meglio al tuo contesto.

ROI per reparto

1. Professionisti delle risorse umane

Per dimostrare il valore di un HRIS cloud, misura i risultati rispetto ai KPI aziendali e personali che hanno giustificato l'investimento iniziale.

KPI aziendali HRIS da monitorare:

• Dati dei dipendenti centralizzati e accessibili
• Accuratezza della reportistica sui dati dei dipendenti
• Velocità e accuratezza dell'elaborazione delle buste paga
• Riduzione degli errori nell'inserimento dei dati dei dipendenti
• Tasso di conversione del recruiting
• Qualità e monitoraggio dell'onboarding dei nuovi assunti
• Net Promoter Score (NPS) dei dipendenti
• Riduzione del tasso di turnover
• Miglioramento della misurazione della diversità della forza lavoro

KPI personali HRIS da monitorare:

• Tempo risparmiato grazie all'automazione dei processi
• Possibilità di concentrarsi su attività strategiche e di maggiore complessità
• Livello di self-service e autonomia dei dipendenti nel sistema

2. Reparto Formazione e Sviluppo

La qualità della formazione e dell'onboarding è il primo fattore determinante per stabilire se il ROI del software sarà positivo o negativo. Processi inadeguati portano a un uso scorretto degli strumenti, dati imprecisi, escalation degli errori, scarsa adozione digitale, funzionalità sottoutilizzate e, alla fine, abbandono del software.

Metriche ROI quantitative per la Formazione e Sviluppo:

• Coinvolgimento nella formazione: tassi di consumo dei contenuti, frequenza di consultazione delle risorse
• Prestazioni formative: tempo di completamento, tasso di superamento, tentativi per modulo, distribuzione dei punteggi
• Volume delle richieste di supporto: quali funzionalità del software generano il maggior numero di ticket e se una formazione migliorata riduce tale numero

Segnali ROI qualitativi per L&D:

• Feedback dei manager sul coinvolgimento del team e sulla fiducia nell'utilizzo dei nuovi strumenti
• Sondaggi sull'onboarding e sulla formazione degli utenti

I responsabili L&D dovrebbero inoltre misurare il ROI degli strumenti di formazione stessi. Il modo in cui l'investimento formativo in una specifica applicazione si traduce in guadagni di produttività misurabili è approfondito nella guida alla misurazione del ROI della formazione Salesforce dal punto di vista di un CIO.

3. Approvvigionamento

Il ROI del software di approvvigionamento è misurabile sia in termini finanziari che operativi.

Misure quantitative:

• Riduzione del costo di beni e servizi grazie a una maggiore visibilità
• Affidabilità dei dati e riduzione degli errori di acquisto
• Migliore visibilità delle spese e dei risparmi per categoria
• Tempo risparmiato grazie all'automazione dei flussi di lavoro di acquisto manuali
• Riduzione dei costi di supporto e formazione per utente

Misure qualitative:

• Dati di approvvigionamento centralizzati e accessibili a tutti i soggetti interessati
• Automazione delle attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo
• Monitoraggio più chiaro delle prestazioni dei fornitori e dello stato dei contratti
• Gestione semplificata delle gare d'appalto

4. IT

Il dipartimento IT gestisce l'intera infrastruttura tecnologica di un'organizzazione, rendendolo il naturale responsabile della misurazione del ROI del software a livello di portafoglio.

Framework di audit trimestrale delle applicazioni:

• Numero totale di applicazioni software a livello aziendale
• Costo di abbonamento e licenza per applicazione
• Durata dell'abbonamento e date di rinnovo
• Punteggio di utilità operativa (questo strumento è utilizzato attivamente?)
• Numero di licenze utente attivamente in uso

Lo shadow IT è una fonte significativa e crescente di ROI negativo. Gli esperti stimano che il 40% di tutta la spesa IT di un'azienda avvenga al di fuori del dipartimento IT, creando rischi tra cui perdita di visibilità, abbonamenti dimenticati, lacune nella sicurezza e spese non controllate. Durante l'audit, registra i proprietari delle applicazioni e le credenziali di accesso per includere le applicazioni shadow nel modello dei costi totali.

Metriche di supporto agli utenti che indicano le prestazioni del software:

• Tasso di ricorrenza delle richieste di supporto per applicazione
• Volume totale delle richieste di supporto per periodo
• Tempo medio di elaborazione per richiesta di supporto
• Tasso di risoluzione e tempo di risoluzione

Un volume elevato o in aumento di ticket di supporto per una specifica applicazione è un indicatore diretto di una scarsa adozione e un freno misurabile al ROI del software. Il monitoraggio delle metriche di performance della strategia IT insieme ai dati di adozione fornisce un quadro più completo, motivo per cui la misurazione delle performance IT dovrebbe far parte di qualsiasi programma di ROI del software aziendale.

Come dimostrare l'impatto del ROI del software agli stakeholder

Dimostrare il ROI del software a un CFO, a un CIO o a un comitato esecutivo richiede di tradurre le metriche operative in linguaggio finanziario. Il seguente approccio funziona in tutti i reparti:

1. Definisci una baseline prima dell'acquisto. Documenta i costi attuali, i tassi di errore, i tempi di elaborazione e i volumi di supporto prima dell'implementazione. Senza una baseline, i miglioramenti successivi all'implementazione non possono essere attribuiti al software.
2. Assegna un valore monetario al tempo risparmiato. Moltiplica il costo orario medio per le ore risparmiate per utente a settimana sull'intera popolazione di utenti. Anche stime conservative rivelano cifre significative su larga scala.
3. Monitora l'adozione, non solo l'accesso. L'utilizzo delle licenze indica chi ha accesso. Le analisi sull'adozione indicano chi utilizza il software correttamente e in modo costante. La scarsa adozione è la causa più comune di ROI negativo ed è misurabile.
4. Combina metriche quantitative e qualitative. I guadagni finanziari derivanti dall'automazione, insieme ai miglioramenti nella qualità dei dati, nella fiducia degli utenti e nella riduzione degli errori, costruiscono insieme un caso più convincente e completo.
5. Genera report regolari, non solo al momento del rinnovo. I report trimestrali sul ROI mantengono il valore del software visibile ai decision maker e rendono molto più semplice la conversazione sul rinnovo.

Costruire un caso per la trasformazione digitale basato sul ROI

Non esiste un'unica formula che catturi il pieno ritorno sull'investimento del software aziendale. In qualità di product owner, project leader o responsabile di reparto, l'obiettivo è costruire un framework di misurazione che combini la formula ROI standard con KPI specifici per dipartimento, dati di adozione e feedback qualitativo degli utenti.

Utilizza la misurazione del ROI non solo per giustificare gli abbonamenti attuali, ma anche per costruire la base di evidenze per le future decisioni di trasformazione digitale. Un ROI costantemente negativo su uno strumento, anche dopo investimenti in formazione e supporto, è uno dei segnali più chiari che una tecnologia deve essere sostituita anziché rinnovata.

Una piattaforma di adozione digitale (DAP) può aiutare le organizzazioni a misurare il comportamento degli utenti all'interno dei software, identificare i gap di adozione prima che diventino perdite finanziarie e fornire il supporto in-application che trasforma gli utenti licenziati in utenti produttivi. Scopri come la soluzione di supporto alle applicazioni IT di Lemon Learning aiuta le organizzazioni a monitorare e migliorare il ritorno sui propri investimenti software, o contatta direttamente il team per discutere le tue specifiche sfide di misurazione del ROI.