La bonne rédaction du cahier des charges du projet est essentielle si votre entreprise souhaite réussir le déploiement de son système d’information des ressources humaines. Cela permet de définir le canevas d’action et de déterminer les ressources nécessaires pour accomplir les objectifs du projet SIRH. Qu’il s’agisse du déploiement d’un logiciel de paie ou de recrutement, l’étape de la rédaction de ce document référence aide à définir des bases solides pour le reste du projet SIRH. Lemon Learning explique ici comment rédiger un cahier des charges SIRH efficace.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges SIRH ?
Le cahier des charges est un document contractuel rédigé au moment de délimiter le périmètre du projet SIRH. Il vous offre la possibilité de formaliser les besoins, les objectifs, les résultats attendus, les contraintes opérationnelles et les bénéfices attendus sur le projet. Des informations précises sur les délais à respecter pour chaque axe du projet SIRH et le budget prévisionnel sont aussi présentées dans ce document.
Le cahier des charges décline les responsabilités de chaque acteur interne ou externe qui doit intervenir sur le projet. Ce document référence est un outil de pilotage pour le chef de projet SIRH pour faire un suivi-évaluation efficace. Il décrit les fonctions du logiciel RH à installer. Cela permet à l’éditeur de proposer un produit numérique à la hauteur des attentes et exigences de votre entreprise.
Étapes préliminaires à la rédaction du cahier des charges
Pour réaliser la mise en place d’un SIRH, une analyse profonde des besoins et objectifs de votre entreprise est nécessaire. Tous les acteurs concernés doivent être attentivement consultés (membres du comité de direction, direction des ressources humaines, directeur des systèmes d’information, syndicats des employés, etc.). Le cahier des charges SIRH fera le point sur le fonctionnement du service RH de même que sur les pratiques, processus et outils numériques RH existants.
Dans une approche participative et constructive, les besoins en optimisation de la gestion des temps, gestion des talents, gestion administrative ou gestion de la paie doivent être clairement cernés. Au vu des objectifs d’autonomisation des employés, le document devra préciser les processus RH à digitaliser et les priorités dans l’implémentation des modules.
Contenu du cahier des charges SIRH
Au moment opportun, le cahier des charges doit aider à analyser rapidement un comparatif SIRH pour un choix de logiciel pertinent pour votre entreprise. Voici les informations essentielles qui doivent y figurer.
Description détaillée des fonctionnalités souhaitées
En fonction des workflows à automatiser, votre entreprise présente les fonctionnalités et outils dont la solution doit être pourvue. La description claire et précise des fonctionnalités à intégrer facilite le travail des équipes de développement et de paramétrage du logiciel RH. Cela offrira la possibilité à l’éditeur SIRH d’adapter le code source de la solution aux besoins d’utilisation des collaborateurs.
Exigences techniques et compatibilité avec l’infrastructure existante
Le cahier des charges décrit les exigences légales impératives pour la conservation et la sécurisation des données. Ici, l’éditeur du logiciel SIRH doit s’assurer que la solution respecte entièrement les dispositions du RGPD (règlement général sur la protection des données). La question de la gestion des droits d’accès doit aussi être abordée dans le cahier des charges SIRH.
Vous devrez décider si le produit sera en mode cloud SaaS, en mode réseau local, sur une architecture intégrée ou modulaire. L’éditeur doit aussi veiller à l’intégration efficace de son logiciel de paie, de recrutement ou de gestion administrative avec les outils informatiques déjà implantés.
Contraintes budgétaires et calendrier de mise en œuvre
Le cahier des charges SIRH précise l’enveloppe budgétaire prévue et son degré de flexibilité. L’éditeur et votre entreprise pourrez négocier plus précisément le prix de la prestation avant la passation de la commande. Le canevas précise aussi les dates et les délais pour chaque étape essentielle, du lancement effectif du projet jusqu’à la phase de mise en production et d’exploitation.
Critères de sélection du fournisseur et du logiciel SIRH
Le canevas précise les critères de choix pour le fournisseur SIRH : qualité de la réputation, avis des experts et des clients, expérience, spécialisation de l’édition de logiciels RH, conditions tarifaires, etc. Il présente aussi les points à vérifier pour choisir le logiciel SIRH :
- évolutivité de la solution,
- qualité du support technique fourni,
- compatibilité avec les outils informatiques existants.
Après réception des devis provenant de plusieurs éditeurs, les critères de choix stipulés dans le cahier des charges permettent de faire un choix judicieux pour l’entreprise.
Bonnes pratiques pour rédiger un cahier des charges SIRH efficace
À toutes fins utiles, le cahier des charges pourra être présenté à tout acteur concerné par le projet SIRH. Vous devez donc utiliser un langage accessible à tous en vulgarisant au maximum les notions techniques et complexes. Toutes les lignes doivent rester claires, précises et concises. Bien évidemment, toutes les parties prenantes doivent être impliquées dans son élaboration pour maintenir un excellent engagement pour les phases futures du projet.
Validation et suivi du cahier des charges
Le responsable SIRH remet un premier exemplaire du document aux parties prenantes et aux experts techniques. Ces derniers passent en revue les points essentiels du cahier. Après examen, les acteurs peuvent apporter des pistes d’amélioration pour mieux cadrer le projet au vu des contraintes opérationnelles en présence. Cela finalise la production du document pour le lancement effectif du projet. Le consultant ou chef de projet SIRH réalisera un suivi-évaluation régulier pour s’assurer du respect du cahier des charges.
