Construire l’entreprise de demain, tel est le dessein de nombreuses entreprises. Depuis plusieurs années, la transformation digitale a le vent en poupe dans les organisations : c’est désormais un passage obligé pour faire partie du futur du travail.
Que ce soit pour favoriser la collaboration, mutualiser les outils digitaux, optimiser la performance de l’entreprise ou encore améliorer l’expérience numérique des collaborateurs, nombreuses sont les entreprises qui ont fait le pari de la Digital Workplace. Mais comment réussir sa transition vers la Digital Workplace concrètement ?
Etat des lieux, accompagnement au changement, mise en place des outils digitaux, formation des collaborateurs et mesure de l’adoption digitale, Lemon Learning vous explique comment mettre en place votre Digital Workplace pas-à-pas en cinq étapes.
Etape 1 : faire un état des lieux
Des questions, des questions et encore des questions : voilà en quoi consiste la première étape pour implanter une Digital Workplace performante. Pour faire votre état des lieux, il est essentiel de se poser les bonnes questions et d’y répondre le plus précisément possible.
- Pourquoi voulez-vous mettre en place une Digital Workplace ?
- A quel besoin principal cette mise en place doit répondre ?
- Combien de collaborateurs sont concernés ?
- Quel est le plus grand défi du projet ?
- Combien d’outils comprendra votre Digital Workplace ?
- Enfin, qu’est-ce qui rendra votre Digital Workplace durable ?
Pour répondre à ces questions, vous pourrez vous appuyer sur un élément clé de la Digital Workplace : la collaboration.
Digital Workplace : replacer l’humain au coeur des outils digitaux
Vous souhaitez réussir la mise en place de votre Digital Workplace ? Alors souvenez-vous de cette règle : la technologie doit servir l’homme, pas l’inverse. Pour que vos collaborateurs adhèrent à leur nouvel espace de travail numérique, il est indispensable de replacer l’humain au coeur des outils digitaux. Comment ? Grâce à la collaboration !
Collaborez en équipe
Pour mettre en place une Digital Workplace, il est essentiel d’avoir une équipe dédiée au projet. Pour cela, constituez une équipe de deux ou trois profils complémentaires qui mèneront le projet de A à Z (élaboration du cahier des charges, accompagnement au changement ou encore déploiement) et seront en charge de collaborer avec les différents acteurs concernés par la Digital Workplace.
Collaborez avec la Direction
Vous souhaitez faire adhérer les collaborateurs à la Digital Workplace ? Alors vous aurez besoin du soutien et de l’engagement de la Direction. Pour cela, communiquez avec elle à chaque étape du projet.
Collaborez avec les utilisateurs finaux
Vos utilisateurs finaux sont la clé de l’adoption des outils digitaux. Afin de réduire les possibles résistances au projet, impliquez-les dès le départ afin d’avoir une Digital Workplace qui répond au mieux aux problématiques utilisateur.
Etape 2 : mettre en place la Digital Workplace
L’état des lieux fait, vous pouvez mettre en place votre Digital Workplace pas-à-pas.
- Choisissez votre Digital Workplace : que ce soit une solution sur le marché ou une solution développée en interne, il est important de choisir un espace de travail numérique qui vous permettra de répondre aux problématiques clairement identifiées lors de votre état des lieux. De cette façon, vos utilisateurs pourront percevoir la valeur ajoutée de votre espace de travail numérique et seront plus à même d’y adhérer.
- Paramétrez les différents outils digitaux : dans cette étape, vous ajustez les paramètres des différents outils digitaux pour qu’ils répondent aux objectifs fixés lors de votre état des lieux.
- Testez vos outils digitaux : cette étape vous permet d’effectuer tous les ajustements nécessaires pour rendre votre environnement numérique de travail optimal avant le déploiement.
- Déployez votre Digital Workplace : votre espace est prêt à être déployé ! Selon l’échelle de votre déploiement, il peut être intéressant de l’effectuer par lot.
Digital Workplace : optez pour un support applicatif embarqué
Un support applicatif embarqué disponible 24/7, vous y croyez ? Avec Lemon Learning, c’est possible et accessible ! Directement intégrée à vos outils, notre solution d’adoption digitale vous permet d’apporter un support en temps réel aux utilisateurs de votre Digital Workplace. Résultat ? Plus besoin de passer des heures à répondre aux tickets internes : vos demandes support diminuent, vos coût se réduisent, et chaque équipe peut consacrer du temps aux tâches les plus importantes.
Etape 3 : accompagner la transition vers la Digital Workplace
Un raz-de-marée. C’est ce que peut représenter l’implantation d’une Digital Workplace pour les collaborateurs. Face à ce bouleversement, beaucoup peuvent se sentir perdus. Résultat ?
Qui dit implantation d’une Digital Workplace, dit conduite du changement. Alors comment accompagner ce changement concrètement ? La réponse tient en un mot : com-mu-ni-quez.
Vos collaborateurs sont face à l’inconnu, ils ont donc besoin de visibilité sur l’après pour pouvoir aborder ce changement avec le plus de sérénité possible. Autrement dit, ils ont besoin que vous apportiez du sens à le mise en place de la Digital Workplace. Pour cela, communiquez-leur les raisons de cette mise en place, le déroulement du projet en ou encore ce qu’ils ont à gagner à passer sur ce nouvel environnement de travail numérique.
Digital Workplace : instaurer la culture digitale
La mise en place de votre Digital Workplace n’est que le début de votre transformation digitale. Et pour cause, avec les innombrables innovations technologiques, la transformation digitale que nous connaissons n’en est qu’à ses prémices. IA, big data ou encore cybersécurité ne sont que quelques exemples des nombreux changements déjà en route pour révolutionner le monde du travail. Le rapport avec la Digital Workplace ?
Aujourd’hui, aucune entreprise ne peut se permettre de négliger la culture digitale : elle est un passage obligé pour favoriser l’adhésion à la transformation digitale et aux outils digitaux qui l’accompagnent. Concrètement, il s’agit de rendre le numérique et le changement accessibles à vos collaborateurs afin qu’ils puissent les appréhender sous un nouveau prisme. De cette façon, vous favorisez l’adhésion à votre Digital Workplace mais aussi aux futurs changements liés aux outils digitaux.
Etape 4 : former les collaborateurs aux applicatifs
Vous avez dit… formation aux outils digitaux ? Tout à fait. Mais quel est le rôle de la formation dans la mise en place de la Digital Workplace ?
Si vous souhaitez favoriser l’adoption de votre Digital Workplace, il est indispensable de former vos collaborateurs à cette dernière. Et pour cause, si l’implantation d’une Digital Workplace a un coût, l’incompétence numérique des collaborateurs en a également un (productivité, engagement des collaborateurs, compétitivité de l’entreprise) et peut être un frein à l’adoption des outils digitaux. Alors comment former vos collaborateurs à la Digital Workplace de la meilleure façon ?
Digital Workplace : former vos collaborateurs depuis leurs outils digitaux
Qui a dit que la formation aux outils digitaux devait être un supplice ? Grâce à la solution Lemon Learning, vous pouvez déployer des modules de formations à grande échelle tout en répondant aux enjeux de la formation 2.0.
- Accessibilité : disposer du bon contenu, au bon endroit et au bon moment, tel est le rêve de n’importe quel utilisateur. Avec Lemon Learning, vos collaborateurs apprennent depuis leurs outils digitaux grâce à des guides interactifs intégrés et accessibles en temps réel. Résultat ? Ils sont plus autonomes, retiennent le contenu des formations durablement grâce à un apprentissage pratique et sont performants plus rapidement !
- Personnalisation : allier déploiement à grande échelle et personnalisation, cela vous tente ? Eh bien c’est possible avec Lemon Learning. En quelques clics seulement, vous pouvez personnaliser vos modules de formation en ligne selon différents critères tels que le rôle, le département ou encore la langue de vos utilisateurs.
- Actualisation : former c’est bien, former avec un contenu actualisé, c’est mieux. Avec Lemon Learning, vous pouvez actualiser vos formations en quelques clics seulement. Que ce soit pour une nouvelle fonctionnalité ou une mise à jour, vous n’avez plus besoin de reprendre votre formation de zéro !
Etape 5 : mesurer l’adoption des outils digitaux
Non, vous n’y échapperez pas. C’est la dernière étape de la mise en place de votre Digital Workplace : la mesure du ROI ! Pour savoir si votre implantation tient ses promesses, il est essentiel de définir des indicateurs de performance (KPI). Pour ce faire, appuyez-vous sur les objectifs du projet. Par exemple, si vos objectifs sont de favoriser la collaboration, de renforcer l’engagement des collaborateurs et d’augmenter l’utilisation des outils digitaux, vous pouvez mesurer respectivement, le taux d’interaction sur les forums, le taux d’engagement des collaborateurs sur les outils et le nombre d’utilisateurs actifs sur les outils digitaux.
Mais attention, votre ROI ne doit pas s’arrêter aux chiffres. C’est un élément de mesure à utiliser comme un levier de prise de décision pour optimiser votre Digital Workplace.
Digital Workplace : tirer profit de la data
Grâce au Learning Analytics, vous pouvez utiliser les données récoltées sur vos outils pour les optimiser continuellement. Chez Lemon Learning, la fonctionnalité statistique vous permet de connaître le taux de consultation des modules de formation aux outils digitaux ou encore les formats les plus appréciés par les utilisateurs. Résultat ? Vous adaptez votre Digital Workplace aux besoins des collaborateurs et favorisez sa pérennité.
Vous l’avez compris, si la Digital Workplace est un chantier conséquent, la clé de sa réussite est multiple. Concordance des outils digitaux avec les besoins réels des utilisateurs, expérience des collaborateurs sur l’espace de travail numérique ou encore adhésion de ces derniers à un nouveau mode de travail. Par ailleurs, à l’heure de la transformation digitale, la Digital Workplace représente une notion essentielle du futur du travail : l’humain doit être au coeur de la transition vers le numérique et les outils digitaux doivent faciliter et non pas pénaliser les collaborateurs.
