Pour mener à bien certains projets dans votre entreprise, la conduite du changement est un point de passage indispensable. La réussite de ce changement passe par l’acceptation de la nouvelle organisation souvent essentielle pour s’adapter aux défis et évolutions du marché. Dans le cadre des changements, les aspects techniques sont prioritaires par rapport aux préoccupations humaines. Les transformations engendrent parfois des difficultés et des résistances qu’il importe de gérer avec des méthodes et outils adaptés. Cela revient à mettre en place un processus de changement efficace. Pour vous aider, Lemon Learning vous présente cinq étapes pour réussir votre changement organisationnel.
Étape 1 : diagnostic et préparation au changement
La première étape pour réussir votre changement organisationnel est de faire un diagnostic suivi d’une préparation du projet. Cela revient à analyser les raisons et les objectifs du changement et à évaluer les ressources et compétences nécessaires. Vous devez impliquer les parties prenantes clés dans votre méthodologie de conduite du changement pour réduire les risques de résistances.
Pour commencer, demandez-vous pourquoi vous devez appliquer le changement organisationnel dans votre entreprise et quelles difficultés cette transformation aidera votre équipe à surmonter. Vous devez rédiger la déclaration-bilan de vos besoins qui servira de boussole pour le travail à faire. Indiquez-y les résultats que le nouvel outil de gestion ou les technologies à utiliser vous permettront d’atteindre.
Après avoir analysé votre organisation, notamment sa culture, ses stratégies et l’approche management, passez à l’évaluation de la performance organisationnelle. L’étude du contexte et de l’environnement de l’entreprise ne suffit pas pour réussir la transition. Vous pouvez utiliser un outil d’évaluation et de management de changement comme le modèle Kurt Lewin pour faire vos analyses. Les actions à mettre en œuvre doivent être établies et coordonnées avec les employés pour qu’ils leur soient faciles de faire face aux pratiques du changement.
Étape 2 : planification stratégique du changement
À cette étape, vous devez définir une vision claire du futur de l’organisation et élaborer un plan détaillé avec des objectifs spécifiques à atteindre. Vous devez également identifier les facteurs de réussite et les indicateurs de suivi de votre changement organisationnel. Après avoir réfléchi aux points forts et faibles de votre démarche et analysé la performance organisationnelle, il vous reste à planifier les actions et les interventions pertinentes de votre projet de changement.
L’utilisation des outils de mise en place de changement organisationnel comme le modèle 7S de McKinsey vous permet de réunir les conditions nécessaires au projet. Mettez en place des processus de travail spécifiquement consacrés au changement organisationnel dans votre structure et une équipe capable de prendre en charge le projet en intégralité. La structure doit également s’assurer qu’un soutien de haut niveau est maintenu tout au long du processus.
Étape 3 : communication et sensibilisation
Pour le réussir, vous devez communiquer de manière transparente sur le changement organisationnel et impliquer les collaborateurs ou parties prenantes de l’entreprise dans le processus. Vous devez sensibiliser aux bénéfices et à l’importance du changement pour faire adhérer les équipes d’employés. Vous pouvez faire appel à un facilitateur pour guider vos équipes dans la formulation de scénarios partagés et crédibles pour l’avenir et des conclusions sur l’analyse des effets du changement.
Vous devez communiquer avec chaque équipe tout au long du processus du changement pour comprendre leurs besoins et souhaits. Cela vous permet de créer le consensus et l’engagement de toutes les équipes et des acteurs en faveur du processus en cours. Mettez-les au cœur de la démarche de changement organisationnel, que ce soit pour la recherche d’information, l’analyse des modèles ou la communication pour qu’ils se familiarisent.
Étape 4 : mise en œuvre du changement
Après avoir alloué les ressources nécessaires à sa mise en œuvre, vous devez suivre de près l’avancement du changement organisationnel. Vous aurez également à gérer les obstacles et les résistances au changement à cette étape du projet. C’est à cette phase du changement organisationnel que les actions peuvent démarrer dans l’entreprise de la façon la plus flexible possible. Ces initiatives peuvent chercher à améliorer les processus opérationnels, développer l’utilisation du numérique ou se pencher sur la culture de l’organisation.
De manière générale, les organisations et entreprises qui réussissent leur processus de changement effectuent des réunions collaboratives pour aider les différents acteurs à comprendre chaque levier du projet. La mise en œuvre du changement organisationnel se fait sur la base du plan préalablement établi. Veillez à ce que les tâches se réalisent aux dates et dans les durées convenues pour éviter des répercussions sur le budget.
Étape 5 : évaluation et adaptation continue
La dernière étape du processus de changement organisationnel consiste à évaluer les résultats et les effets du projet. Vous devez recueillir les retours d’expériences de vos collaborateurs et adapter la stratégie au besoin pour garantir une amélioration continue. Cela revient à mettre en place un système de suivi pour contrôler les progrès accomplis par les initiatives du changement organisationnel et déterminer les modifications à apporter. Vous pouvez aussi organiser un atelier de travail en séance plénière pour fixer les priorités nécessaires pour combler l’écart entre la situation actuelle et la vision définie.
L’examen a posteriori est un processus simple utilisé pour tirer des enseignements des succès et des échecs d’anciens projets. Il peut être utile pour améliorer la performance de votre changement organisationnel. Comme pour les phases précédentes, veillez à impliquer les employés et acteurs associés en les informant sur les modifications apportées au processus de changement organisationnel. C’est la meilleure manière de favoriser leur adaptation.
Conclusion
Pour réussir le changement organisationnel dans votre entreprise, vous devez faire un diagnostic et une préparation. S’ensuivront la planification stratégique, la communication et la sensibilisation des collaborateurs, la mise en œuvre, le suivi et l’adaptation du processus de changement. Quel que soit le type de changement organisationnel envisagé dans votre entreprise (transformation, équipe, correction, etc.), le guide proposé par Lemon Learning peut vous servir de plan.
