Refuser de digitaliser les Achats, c’est accepter de s’exposer à des coûts qui mettent en péril la pérennité de l’entreprise tout entière.
Pourquoi la digitalisation des Achats est aujourd’hui un impératif ? La réponse pourrait grossièrement se résumer à un élément : les coûts.
Des coûts pour votre organisation
Si la crise sanitaire de la Covid-19 a poussé les entreprises à revoir leurs priorités, la raison principale du passage au numérique reste la même : l’optimisation de l’organisation. Et pour cause, elle influe sur l’ensemble de la performance des entreprises !
Le chiffre clé à retenir
60 % des entreprises attendent de la transformation digitale une optimisation de leur organisation (Source : IDC – Cegid)
Optimisation de l’organisation : comment se matérialise-t-elle ?
- Recours aux logiciels Achats en mode Cloud
- Digitalisation des processus Achats
- Automatisation des tâches
En somme, l’optimisation de l’organisation est intrinsèquement liée aux outils digitaux. Pourtant, ce ne sont pas les outils, à eux seuls, qui permettent une telle optimisation, mais bel et bien la transformation qui accompagne à la digitalisation des Achats. Entre autres, elle se manifeste par un changement d’outils, de processus et de pratiques qui, ensemble, permettent une meilleure organisation sur le long terme.
Optimisation de l’organisation : quels sont ses bénéfices ?
- Maintenir les activités de l’entreprise à distance en cas de crise
- Augmenter l’efficacité opérationnelle des collaborateurs et la performance des Achats
- Fluidifier la collaboration en interne, notamment entre les Départements Achats et Finance
- Faciliter la collaboration en externe, notamment avec les prescripteurs et les fournisseurs
- Permettre aux Départements Achats de se concentrer sur la création de valeur pour l’entreprise
Avis d’expert
Les enjeux des entreprises sont triples dans le processus de digitalisation des Achats. Le premier enjeu va être les gains de performance Achats en faisant reconnaître la contribution immédiate des Achats à la rentabilité de l’entreprise. Mettre en place une solution e-achats permet également de valoriser la fonction Achats, de dynamiser cette fonction et de l’aligner avec la stratégie de l’entreprise. Le dernier enjeu, et non des moindres, est la maîtrise des coûts et du processus achat. La digitalisation des achats permet en effet de mieux analyser les dépenses, de maîtriser les engagements budgétaires et de standardiser les processus achats.”
Sandrine Deblais, Responsable du Pôle Accompagnement au Changement chez Klee Group
Quand on parle de « Digitalisation des Achats », il faut distinguer trois éléments : la technologie, le contenu et la culture. Aujourd’hui, si les Achats ne font pas cette transformation là, le risque pour eux c’est d’être complètement déconnectés de leur business. C’est le risque d’opérer d’une manière qui est complètement déconnectée de la réalité et de passer à côté. Il faut aussi se dire que si vous ne le faites pas, de toute façon, votre business va le faire. Finalement la question c’est : est-ce que vous avez envie d’être force de proposition, ou d’être à la traîne ?”
Cédric Le Savéant – VP, Group Sourcing & Procurement chez Technicolor
Mais alors quels coûts s’appliquent aux entreprises qui tardent à sauter le pas de la digitalisation des Achats ?
Des coûts financiers
Les directions Achats pourraient réduire leurs coûts jusqu’à 30% dans les ETI / PME-PMI grâce à la transformation digitale (jusqu’à 22% pour les entreprises internationales dont la transformation digitale est déjà bien engagée) (Source : The Hackett Group)
Des coûts opérationnels
91% des PME / ETI du secteur privé ayant entamé une transformation digitale affirment que la digitalisation de leur entreprise leur permet de gagner en efficacité opérationnelle (réduction des coûts, fiabilité des opérations, maîtrise des risques, réduction des délais). Ce chiffre monte jusqu’à 99% pour les entreprises qui sont avancées dans leur transformation numérique. (Source : OpinionWay)
Des coûts concurrentiels
60 % des entreprises s’attendent à être devancés par des concurrents déjà digitalisés d’ici 3 ans. (Source : IDC – SAP Ariba).
Key takeaway
Les entreprises qui repoussent la digitalisation de leurs Achats accumulent un retard non négligeable face à leurs concurrents. Tandis que les Directions Achats déjà digitalisées s’attellent à créer de la valeur pour leur organisation, les entreprises non digitalisées s’affairent à rattraper leur retard (organisationnel, opérationnel, concurrentiel), souvent trop coûteux.
Des coûts pour vos collaborateurs
La digitalisation des Achats n’est pas seulement une affaire d’outils, c’est avant tout une transformation humaine. En cela, la transformation digitale des Achats n’affecte pas uniquement l’organisation des entreprises mais aussi, et surtout, les collaborateurs.
Sans digitalisation des Achats, les collaborateurs font les frais du manque d’organisation des entreprises. En résultent alors des coûts en matière de temps, productivité et engagement.
Les conséquences du manque de digitalisation des Achats pour les collaborateurs :
- Faute de centralisation des données et de communication efficace, les collaborateurs perdent du temps à rechercher, récupérer ou encore transmettre des informations en interne et en externe.
- Sans une solution digitale Achats centralisée, les collaborateurs doivent jongler entre les nombreux logiciels et perdent en productivité.
- Faute d’uniformisation et de respect des processus, les collaborateurs doivent réparer les erreurs humaines (erreurs de saisie, erreurs de transaction, etc.) et perdent en efficacité.
- Face au manque d’organisation, les collaborateurs peuvent se désengager – que ce soit sur les outils Achats (délaissement des outils) ou en dehors de ces derniers (manque de motivation, perte de productivité et baisse de la performance, voire départ de l’entreprise).
Le chiffre clé à retenir
85% des collaborateurs perdent au moins 1 à 2h de productivité par semaine à la recherche d’information (source : Dynamic Signal)
Key takeaway
L’ensemble de ces coûts ne s’applique pas uniquement aux collaborateurs Achats mais à l’ensemble des acteurs du monde des Achats, qu’il s’agisse d’acheteurs, de prescripteurs ou encore de fournisseurs.
Des coûts pour vos équipes métiers
Si l’absence de transformation digitale a des coûts à l’échelle de l’organisation et des collaborateurs, elle se mesure également à l’échelle des départements métiers.
Des coûts pour votre Direction Administrative et Financière (DAF) :
- Une collaboration laborieuse avec l’ensemble des départements de l’entreprise
- Une gestion budgétaire complexifiée
- Une mesure de la performance (reporting) moins fiable
- Un pilotage du développement délicat
- Une sécurisation des coûts difficile
- Une optimisation des processus compliquée
- Un développement de l’activité de l’entreprise ralenti
Renoncer à la digitalisation des Achats, c’est freiner la création de valeur portée par la DAF.
La mission première de la DAF est d’assurer le développement de l’entreprise. Pour ce faire, elle veille à ce que les priorités opérationnelles de l’organisation soient alignées avec celles du marché et à ce que la stratégie soit exécutée convenablement dans l’ensemble des départements. Mais sans outil performant, la DAF est condamnée à concentrer ses efforts dans la mise à niveau des activités de l’entreprise plutôt qu’à créer de la valeur pour cette dernière. Digitaliser les Achats, c’est donc fournir à la DAF les outils nécessaires pour être moteur de la création de valeur au sein de l’entreprise.
Le chiffre clé à retenir : 81% des directeurs financiers pensent que l’identification et le ciblage de nouvelles opportunités de création de valeur dans l’entreprise constituent l’une de leurs principales responsabilités. (Source : Accenture)
Des coûts pour votre Département Achats
- Un pilotage des Achats moins pertinent
- Une maîtrise des coûts précaire
- Une gestion fournisseur dommageable
- Une standardisation des processus fastidieuse
- Une sécurisation de l’approvisionnement fragile
- Une maîtrise des risques critique
- Une gestion du budget compliquée
- Une fiabilité des données questionnable
- Une traçabilité des flux difficile
Renoncer à la digitalisation des Achats, c’est renoncer à la performance des Achats.
La fonction première des Achats est de maîtriser la chaîne d’approvisionnement. Pour cela, les Départements Achats doivent pouvoir s’appuyer sur des fondamentaux comme la centralisation, la sécurisation et la fiabilité de l’information (données). Des éléments cruciaux pour les activités Achats puisqu’ils influent directement sur la qualité de la maîtrise du risque, la réduction des coûts ou encore le sourcing fournisseurs. Les solutions digitales Achats permettent aujourd’hui de réunir l’ensemble de ces incontournables. Une aubaine pour les Achats de participer activement à la création de valeur au sein de leur entreprise, au même titre que la DAF avec qui la collaboration est aujourd’hui indispensable.
Le chiffre clé à retenir : 81 % des responsables de la transformation numérique des Achats (contre seulement 61 % des autres dirigeants) affirment que la transformation numérique de leur fonction Achats a amélioré la gestion de la performance des fournisseurs (SAP Ariba).
Des coûts pour vos équipes support
- Un assistance limitée pour accompagner les collaborateurs sur les outils Achats
- Un nombre de demandes support décuplé
- Un délai de réponse aux tickets rallongé
- Une optimisation des coûts en support difficile
- Une documentation multipliée et laborieuse à mettre à jour
- Une faible visibilité sur les problèmes liés aux outils
Renoncer à la digitalisation des Achats, c’est accepter d’avoir des équipes support surchargées.
eurs outils. Grâce à la digitalisation, les équipes support ont aujourd’hui l’occasion de transformer l’expérience utilisateurs. Au mieux, cet accompagnement favorise la productivité des collaborateurs sur les outils Achats, et plus largement une meilleure performance Achats. Au pire, il favorise une mauvaise expérience utilisateur qui peut conduire à un délaissement des outils et une mauvaise performance Achats. Accès à la demande, personnalisation ou encore intégration directe du support aux outils Achats : voilà, entre autres, ce à quoi renoncent les entreprises en retardant la digitalisation de leurs Achats.
Le chiffre clé à retenir : En 2020, 68 % des agents d’assistance se disaient dépassés par la charge de travail (Source : Zendesk)
La transformation digitale des Achats est aujourd’hui indispensable pour l’ensemble des entreprises et de leurs départements. Mais quel rôle jouent les SI Achats dans cette transformation ?
