💡 Saviez-vous que près de la moitié des déploiement d’ERP (Enterprise Resource Planning) échoue la première fois (source : Technology Evaluation Centers) ?
SAP, Infor, Sage X3, Microsoft Dynamics 365 ou encore Oracle, la réussite de la mise en place d’un ERP ne dépend pas seulement de la solution de gestion choisie. Coûts trop élevés, résistance au changement, difficulté lors du transfert des données… Nombreux sont les obstacles qui peuvent se dresser sur le chemin du déploiement d’un ERP. Alors comment faire pour relever ce défi ?
Diagnostic, communication, formation ou encore mesure du ROI, Lemon Learning vous explique comment mettre en place votre ERP en 6 étapes.
Étape 1 : établir un diagnostic
Ding, dong, c’est l’heure du diagnostic. Oui… mais par où commencer ? Et si vous partiez tout simplement de l’état actuel de votre entreprise et de votre système d’information ? Si vous souhaitez réussir la mise en place d’un ERP, c’est que votre entreprise a des enjeux auxquels il faut répondre de manière efficace. Vous pouvez donc commencer par les identifier grâce à des questions concrètes.
- Quelles sont les problématiques qui vous poussent à déployer un ERP ?
- Quel est votre enjeu principal dans le cadre de ce projet ?
- Qui sont les personnes concernées par la mise en place de la solution ERP ?
- Quels sont les différents flux d’informations existants ?
- Quels sont les outils utilisés par les différentes équipes concernées ?
- Quels sont les processus métiers impliqués ?
- Quel est le plus grand défi du déploiement ERP ?
- Qu’est-ce qui rendra votre ERP pérenne ?
Autant de questions qui vous permettront de :
- Identifier les besoins de votre organisation clairement.
- Etablir un cahier des charges ERP cohérent.
- Implanter un ERP avec des modules de gestion adaptés à vos problématiques.
🍋 L’astuce Lemon Learning : impliquez l’entreprise dans la mise en place de l’ERP
Faire un diagnostic c’est bien, le faire avec le patient concerné c’est mieux. En l’occurrence, votre patient est votre entreprise et les collaborateurs qui la composent. Pour pouvoir établir votre diagnostic, il est donc fondamental que vous impliquiez l’ensemble de l’entreprise, et ce dès le départ. Comment ?
- Constituez une équipe projet : cette équipe pilotera l’intégralité du déploiement de l’ERP. Elle devra élaborer un cahier des charges et veiller au bon déroulement du projet. L’idéal est une équipe de 2 ou 3 référents aux profils complémentaires et aux rôles bien définis.
- Impliquez la Direction : un déploiement d’ERP sans le soutien de la Direction court à sa perte. Assurez-vous que la Direction soit engagée afin d’impulser l’adhésion des collaborateurs au projet ERP.
- Impliquez les utilisateurs finaux : en matière d’adoption des logiciels, rien n’est plus important que les utilisateurs finaux. Il est donc primordial que vous les impliquiez dès l’étape du diagnostic en étant à l’écoute de leurs besoins, car c’est grâce à ces informations précieuses que votre ERP pourra être le plus abouti.
Etape 2 : choisir la solution ERP la plus adaptée
Il est temps de rentrer dans le vif du sujet : le choix de votre ERP ! Oracle, Infor, SAP ou Dynamics 365… S’il existe de nombreuses solutions logicielles sur le marché des ERP, toutes ne sont pas adaptées à vos enjeux de transformation digitale. Il est donc important de rester aligné avec votre diagnostic afin de ne pas se disperser. Vous devez pensez à plusieurs éléments, à commencer par le type de progiciel qui vous conviendra le plus.
- ERP généraliste ou ERP spécialisé ? Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un ERP généraliste ou un ERP spécialisé qui s’adapte davantage aux problématiques de votre secteur.
- ERP open-source, ERP propriétaire ou ERP en mode Saas ? Là encore, tout dépend de votre diagnostic. Vous pouvez choisir un ERP open-source, qui est moins coûteux car il ne nécessite pas de licence. Vous pouvez choisir un ERP propriétaire avec licence qui vous permet d’être accompagné dans votre projet et d’avoir accès à un SAV. Ou encore vous pouvez choisir un ERP en mode Saas qui fonctionne avec le Cloud et sous abonnement.
Pour faire votre choix, il faudra à nouveau se poser les bonnes questions. Quelle est la couverture fonctionnelle proposée par les différents éditeurs de logiciel ERP ? Quel est le niveau de simplicité du progiciel (utilisation, paramétrage, intégration aux systèmes d’information) ? L’offre de l’ERP est-elle évolutive (peut-elle accompagner votre croissance) ? Quel est le niveau de maintenance proposé ? Quelle est la couverture géographique possible ? Enfin, quelles sont les références clients ?
Étape 3 : communiquer
Vous pensiez y échapper ? Pourtant, les chiffres sont sans appel.
Votre déploiement ERP se fera avec vos collaborateurs ou ne se fera pas. Et pour cause, ils sont un élément clé de la réussite de la mise en place de votre système ERP. Parce que l’implantation d’un nouveau logiciel peut être un bouleversement dans le quotidien des collaborateurs, il est essentiel de les accompagner vers ce nouveau système de travail. Pour cela, un mot d’ordre : communiquer. Et c’est l’équipe projet qui sera en charge de cette mission, tant auprès des collaborateurs qu’auprès de la Direction. Mais sur quoi devez-vous communiquez exactement ? Voici quelques exemples qui pourront vous aider.
- Quelles sont les raisons du déploiement ERP dans votre organisation ?
- Quels sont les départements concernés (finance, logistique, RH, etc.) ?
- Comment va se dérouler la mise en place de l’ERP (implantation, formation, transition vers la solution) ?
- Et surtout, qu’est-ce que vos collaborateurs ont à gagner dans tout ce changement ?
Voici des questions auxquelles il est impératif d’apporter des réponses pour pouvoir engager vos collaborateurs et favoriser leur adhésion au projet et l’adoption digitale. Par ailleurs, la communication se faire tout au long du projet, à savoir avant, pendant et après la mise en place de la solution.
🍋 L’astuce Lemon Learning : instaurez une culture digitale
Si vous mettez en place un ERP dans votre entreprise, vous êtes déjà sur le chemin de la transformation digitale. Parce que cette transformation ne fait que commencer, il est essentiel de l’intégrer pleinement à la culture d’entreprise. Et pour cause, vos collaborateurs n’ont pas tous le même rapport au numérique, il est donc important d’accompagner chacun dans la compréhension et l’adhésion de cette transformation. Pour cela, il faut démystifier le numérique en l’intégrant à leur quotidien et en leur montrant les bénéfices du changement afin de réduire les résistances.
Etape 4 : lancer le déploiement ERP
Après vous être posé les bonnes questions, avoir communiqué sur le changement et choisi la solution la plus adaptée, il est grand temps de passer au déploiement de l’ERP. Alors comment procéder concrètement ?
- Paramétrer votre ERP : c’est une étape fondamentale qui vous permet d’avoir un progiciel qui répond aux problématiques identifiées lors de votre diagnostic.
- Tester votre ERP : testez, testez et retestez, pour ajuster votre outil ERP selon vos besoins.
- Déployer votre ERP : une fois le paramétrage et les tests effectués, il est temps de déployer votre solution. Mais cela ne suffit pas, une fois déployée, il est important de veiller à la maintenance de cette dernière afin qu’elle reste la plus efficace possible.
🍋 L’astuce Lemon Learning : passez au support ERP embarqué
Le saviez-vous ? Il faut en moyenne 24,2h aux équipes support pour apporter une première réponse aux tickets internes (ZenDesk). La solution ? Passez au support 3:0 : le support applicatif embarqué. Grâce à des solutions comme Lemon Learning, vous pouvez intégrer un support directement dans votre ERP et disponible 24/24h, 7/7j ! A la clé ? Une diminution des demandes de support et des coûts et une meilleure efficacité des équipes.
Étape 5 : former au logiciel ERP
Maintenant que vous avez déployé votre ERP, vous pouvez former vos collaborateurs à ce dernier.
Tableaux de bord, reporting, facturation… La formation vaut pour toutes les solutions ERP. La raison ? Cette étape est tout aussi importante que les autres : la formation a un impact direct sur l’attrition de votre outil. Autrement dit, elle affecte directement l’adoption de votre ERP et donc la réussite du déploiement. Alors comment s’y prendre ? Faites bonne impression !
🍋 L’astuce Lemon Learning : formez vos collaborateurs depuis leur ERP
Et si l’on vous disait qu’il est possible de permettre à vos collaborateurs de se former en toute autonomie tout en réduisant le support technique et ses coûts, vous le croiriez ? Oui, oui, vous avez bien lu. Vous vous demandez comment ? C’est simple, la clé de la formation aux logiciels tient en trois mots : support applicatif embarqué.
Grâce au support applicatif embarqué Lemon Learning, vos utilisateurs apprennent à maîtriser leur ERP directement depuis ce dernier. Besoin de créer des listes de matériaux de production, de gérer les devis ou encore suivre la marchandise ? Plus besoin de sortir de l’outil : la réponse est là où vos collaborateurs se trouvent et leur permet d’apprendre en faisant (Learning by Doing). Grâce au support applicatif embarqué, vos utilisateurs ont accès à la bonne information au bon moment, c’est-à-dire lorsqu’ils en ont besoin. Par exemple, lorsqu’ils souhaitent avoir une vue d’ensemble sur les fournisseurs, générer des rapports, personnaliser les factures ou encore avoir une vue précise des stocks.
À la clé ? Une meilleure expérience utilisateur et une réduction des coûts de support. Vos collaborateurs apprennent en toute autonomie et maîtrisent leur ERP plus vite et plus aisément tandis que vos équipes support passent moins de temps à répondre aux tickets internes.
Etape 6 : mesurer le ROI de la mise en place de l’ERP
Vous ne pensiez tout de même pas que c’était fini ? Maintenant que vous avez formé vos utilisateurs et qu’ils peuvent prendre en main leur ERP en toute simplicité, il ne vous reste plus qu’à mesurer les retombées de la mise en place de votre ERP. Pour cela, commencez par définir des indicateurs de performance afin de mesurer précisément la réussite de votre déploiement, tels que :
- l’évolution de la productivité des collaborateurs.
- l’évolution des délais de livraison.
- le taux de rotation du stock.
L’ERP étant au cœur de nombreux processus, il est important de définir des KPI adaptés à chaque métier et activité impliqués. Mais, il ne suffit pas de mesurer. Une fois que vous avez récolté et analysé vos données, il vous faut faire des ajustements afin d’améliorer continuellement votre ERP. Mesurer et ajuster, oui, mais comment ?
🍋 L’astuce Lemon Learning : mesurez votre ROI avec le Learning Analytics
Vous avez déjà entendu parler du Learning Analytics ? Ce dispositif permet de prendre des décisions fondées sur la donnée : un véritable levier stratégique ! Mais comment cela fonctionne exactement ?
Prenons l’exemple d’une fonctionnalité de gestion des bons d’achats mal maîtrisée. Grâce au Learning Analytics, vous pouvez découvrir la source exacte du problème : vos utilisateurs se trompent à chaque fois au même endroit, ils ne consultent pas le guide dédié et ne maîtrisent donc pas bien la solution. En sachant d’où viennent les différents blocages, vous pouvez alors optimiser votre ERP en continu afin d’en améliorer l’utilisation.
Vous connaissez désormais toutes les étapes nécessaires à la mise en place d’un ERP :
- établir un diagnostic ;
- choisir la solution la plus adaptée ;
- communiquer ;
- déployer l’ERP ;
- former les collaborateurs au logiciel ;
- mesurer le ROI.
Vous souhaitez aller plus loin ? Découvrez comment accélérer l’adoption de votre ERP grâce à notre solution d’adoption digitale (pssst, nous sommes disponibles sur SAP, Oracle, Infor, Dynamics 365 et sur n’importe quel outil en ligne, y compris vos outils internes !).
