Toutes les entreprises ont à cœur d’augmenter leur rentabilité ainsi que leur efficacité. À une époque où l’organisation et le coût de la main-d’œuvre sont de plus en plus importants, l’entreprise ne doit plus se limiter à acheter au prix bas. Il est aujourd’hui essentiel d’optimiser l’ensemble de ses processus organisationnels. Il est alors important d’introduire une « colonne vertébrale » au sein de la structure. Lemon Learning vous présente dans cette optique le PGI, un logiciel conçu pour éliminer les erreurs et aider à la prise de décision, entre autres fonctions.
Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion intégré ?
Un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) ou logiciel ERP en anglais, est un système informatique de planification et de gestion d’entreprise composée d’une série de modules qui sont également appelés des applications. Le PGI permet de couvrir l’ensemble des besoins de gestion d’une entreprise. Capable d’intégrer tous les processus opérationnels d’une organisation, le PGI est conçu pour être à la fois un puissant outil de planification, mais aussi la colonne vertébrale des flux d’information.
Le PGI permet ainsi de mieux gérer l’entreprise dans tous les domaines, à savoir :
- la comptabilité,
- l’administration,
- la production,
- l’approvisionnement en ressources,
- la logistique,
- les achats et ventes, etc.
Il permet d’améliorer la coordination, d’augmenter la productivité et d’optimiser les phases de production et l’approvisionnement en matériaux.
Comment fonctionne un PGI ?
Les systèmes PGI reposent essentiellement sur un principe fondamental, à savoir la collecte des données provenant des achats, de la production, du commerce, mais aussi de la logistique. Ces logiciels de gestion permettent de mettre fin, de façon efficace, aux problèmes de duplication des données tout en offrant à l’entreprise la possibilité de s’appuyer sur une data base complète et unique.
Les systèmes PGI reposent également sur la notion de synchronicité. Cette base de données est mise à jour au fur et à mesure que n’importe quel niveau hiérarchique ou service réalise une opération dans le système. La structure d’un système PGI est composée de 3 principaux éléments, à savoir la suite, les modules et les fonctionnalités.
PGI généraliste ou spécialisé : quelle différence ?
Un PGI peut être spécialement dédié à un secteur en particulier (commercial, industriel, marketing ou être encore plus spécifique). Il existe aussi des PGI généralistes qui recouvrent l’ensemble des secteurs de l’entreprise et des progiciels qui sont spécialisés dans un seul domaine. Ces derniers comportent notamment bien plus d’avantages que les PGI qui s’adressent à tous les types d’entreprises.
Contrairement à un PGI généraliste qui est le plus souvent issu d’une suite bureautique classique de grandes marques, le PGI spécialisé se base essentiellement sur les besoins réels du secteur. Cela lui est possible en maîtrisant l’ensemble de ses problématiques d’une part, mais également les différents moyens qui permettent de les résoudre grâce à l’utilisation d’outils performants.
Pourquoi utiliser un PGI ?
Grâce à un système PGI, l’entreprise est en mesure de couvrir l’ensemble de ses besoins en matière de gestion de ses différents processus opérationnels. En effet, les technologies PGI connaissent une évolution rapide qui leur permet de réunir de façon progressive tous les processus de l’entreprise.
L’un des principaux intérêts des PGI réside dans la centralisation des données. Qu’il s’agisse de fichiers fournisseurs, clients, de la gestion des stocks ou de la production, toutes les informations sont regroupées dans un même logiciel puissant qui gère le traitement des données de manière homogène. L’entreprise réduit ainsi les risques de doublons, mais également les approximations ou les erreurs.
Les informations interagissent entre elles afin de fournir à l’entreprise des résultats fiables sur les reportings, qu’elle peut d’ailleurs segmenter en fonction de ses objectifs et de ses besoins. Les PGI participent également de façon active à la transformation digitale des entreprises. Au lieu d’opter pour des solutions différentes pour chaque segment de son organisation, les PGI fournissent ainsi une solution générale et normalisée la rendant totalement interconnectée et numérique.
Une fois les systèmes, les processus et les données connectées, l’entreprise bénéficie de la rapidité, de l’intelligence et de l’adaptabilité dont elle a besoin pour se lancer dans l’optimisation de ses opérations. Quelle que soit sa taille, l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré permet ainsi à l’entreprise d’augmenter sa productivité et de gagner du temps.
Les avantages et les inconvénients d’un PGI
L’utilisation d’un progiciel de gestion d’entreprise permet de bénéficier de nombreux avantages, mais elle présente aussi quelques inconvénients.
Les avantages d’un PGI
Un PGI présente de multiples avantages. Entre la meilleure maîtrise des coûts, la flexibilité et la modularité, en passant par une meilleure planification et des reportings pertinents, voici quelques-uns des atouts des systèmes ERP/PGI.
Une meilleure maîtrise des coûts
Bien que les progiciels de gestion intégrés représentent un investissement relativement important, ils permettent en contrepartie de fusionner les coûts informatiques. Au lieu d’investir dans différents systèmes qui nécessitent une infrastructure, des supports, des licences et du personnel, l’entreprise concentre ses moyens financiers en un seul investissement et un seul système PGI.
L’utilisation d’un système unique permet aussi de réduire les besoins en formation des équipes. Ces dernières n’ont besoin de se former que sur un seul système. Fini ainsi les interactions avec d’autres applications individuelles. Pour optimiser les coûts au maximum, il est conseillé d’opter pour un système modulaire. Ceci permet à l’entreprise de payer uniquement pour les éléments qui concernent réellement les besoins de la structure.
Une meilleure planification et des reportings pertinents
La mise en place d’une suite PGI dans l’ensemble des services signifie que l’entreprise possède un système de reporting unifié et unique pour chaque processus. Un système PGI peut facilement générer des analyses et des rapports utiles, car il récupère des informations à partir d’une source unique.
Grâce aux reportings, il est possible d’analyser puis de comparer les fonctions entre les différents services tout en évitant les inconvénients des emails et des innombrables feuilles de calcul.
Flexibilité et modularité
La majorité des fournisseurs proposent généralement des applications qui peuvent être installées ensemble en prenant en compte les besoins de l’entreprise. Chaque application est conçue de façon à être autonome ou à s’intégrer parfaitement à la suite. L’entreprise a ainsi la possibilité de choisir les composants dont elle aura besoin pour atteindre ses objectifs. Quant aux autres composants qui sont jugés inutiles, ils seront simplement mis de côté.
La façon dont le logiciel est installé a également un rôle sur la modularité et la flexibilité de la solution. Avec un système PGI sur site (on-premise), une application physique doit être achetée puis installée sur l’ensemble des ordinateurs, mais aussi sur les serveurs de l’entreprise. Cette gestion internalisée de la solution limite ainsi la modularité.
Lorsqu’il s’agit au contraire d’un système SaaS ou Cloud, un fournisseur ERP/PGI gère l’ensemble des logiciels en hors site. Les ERP/PGI modernes offrent ainsi une grande flexibilité. En effet, l’ajout des modules ou les mises à jour sont grandement simplifiés par la gestion externalisée du PGI.
Les inconvénients d’un PGI
Malgré ses nombreux avantages, le PGI présente néanmoins quelques inconvénients. Parmi ceux-ci, on peut notamment citer la durée. En effet, les projets d’implantation peuvent parfois être longs (de quelques mois à plusieurs années). Le choix d’un mauvais progiciel de gestion intégré peut entrainer aussi un coût pour l’entreprise (développements spécifiques pour faire face aux besoins fonctionnels non pris en charge en standard, maintenance de l’application, etc.).
On note également le refus de changement de la part de certains utilisateurs pendant la mise en place du projet. L’installation d’un progiciel de gestion intégré nécessite la mobilisation de certaines ressources pour constituer l’équipe du projet. Ceci concerne entre autres l’augmentation de la charge de travail (mobilisation au cours des ateliers de travail, répondre aux questionnaires de l’intégrateur PGI, etc.).
La formation des équipes nécessite généralement des coûts et la période d’adaptation des employés représente un luxe que ne peuvent pas se permettre toutes les entreprises.
Quel avenir pour les PGI ?
Les logiciels de gestion intégrés constituent un allié de poids pour les entreprises en raison de leurs nombreuses fonctionnalités. Simples outils de gestion administrative et logistique au départ, les PGI peuvent aujourd’hui être utilisés dans presque tous les secteurs de l’entreprise et pour de nombreuses tâches comme :
- la gestion de la logistique,
- la gestion de l’inventaire,
- la gestion de la production,
- la comptabilité-finance,
- la gestion commerciale et de la relation client (CRM),
- la gestion de projet,
- la gestion des ressources humaines.
Avec internet, les entreprises se retrouvent également avec de grandes quantités de données à traiter. L’utilisation des codes-barres et d’autres technologies de l’Internet des Objets ne font que renforcer l’utilité des ERP/PGI. Quant aux ERP de dernière génération, ils offrent des capacités de reporting de plus en plus avancées et proposent des outils de BI (Business Intelligence) particulièrement efficaces.
Le développement des solutions SaaS et du Cloud donne au PGI de nouvelles voies d’évolution. Au vu des avancées technologiques, on peut ainsi dire que les systèmes PGI ont encore de beaux jours devant eux.
On peut donc en déduire que le progiciel de gestion intégré se révèle être un outil particulièrement utile pour les entreprises de divers secteurs. Optimisant la gestion du temps et des tâches d’une société, il représente un allié de taille pour booster la productivité des employés. N’hésitez pas à faire appel aux services de Lemon Learning pour mettre en place une telle solution dans votre entreprise.
