Formation au SI Achats : ce qu’il faut retenir
Une bonne formation, c’est une formation personnalisée selon les enjeux et les usages des acteurs internes et externes
Formation au SI Achats, ce qui importe
Partie intégrante de la conduite du changement, la formation des utilisateurs finaux est essentielle pour favoriser la bonne prise en main de votre SI Achat.
Quel intérêt ?
En apportant une formation adaptée à vos utilisateurs, vous leur donnez toutes les clés en main pour utiliser le SI Achats de manière efficace. La formation permet non seulement d’outiller la mise en place du SI Achats mais aussi de réduire les résistances et les frustrations qui peuvent surgir en cas d’accompagnement insuffisant.
Pourquoi former les utilisateurs finaux au SI Achats ?
- Assurer la bonne prise en main du SI Achats
- Favoriser l’adoption du SI Achats par les utilisateurs finaux
- Favoriser une meilleure expérience utilisateur et réduire la frustration liée aux outils digitaux
- Réduire les coûts (Achats, support, formation)
- Accélérer la digitalisation des Achats
- Améliorer le bon fonctionnement des processus Achat
Avis d’expert
“Au-delà d’expliquer comment utiliser l’outil, la formation c’est aussi le moment où l’on est censé repasser tous les messages : les enjeux du projet, pourquoi l’on fait comme ça, etc. L’idée étant de toujours expliquer, de repasser les messages métier et projet et seulement après d’aller vraiment sur l’outil.”
Benoit Portevin, Consultant Senior – Finance, Achats et Opérations chez Althea
Si la formation au SI Achats est indispensable pour assurer une bonne prise en main de l’outil et une meilleure performance Achats, de nombreux freins peuvent altérer sa qualité. Pour lever ces freins, il existe aujourd’hui des solutions qui permettent de mettre en place des dispositifs de formation adaptés aux enjeux de digitalisation des entreprises. C’est notamment le cas des plateformes d’adoption digitale comme Lemon Learning.
| Les freins en matière de formation au SI Achat | Les réponses de Lemon Learning |
| 1. Un manque de temps pour se former 2. Un manque de motivation pour achever la formation 3. Une quantité d’informations à retenir trop élevéeUn 4. apprentissage trop détaché du SI Achats | 1. Le just-in-time : pour dispenser des formations aux utilisateurs au moment où ils utilisent l’outil. 2. La segmentation pédagogique : pour personnaliser la formation selon les différentes populations d’utilisateurs et leurs enjeux et usages métiers 3. Le micro-learning : pour former vos utilisateurs avec des modules de formation très courts qui favorisent la rétention d’information. 4. Les guides interactifs : pour former vos utilisateurs directement depuis leur SI Achats et de façon pratique (Learning by Doing) |
B) En pratique : les questions à se poser pour mettre en place une formation efficace
Les questions à se poser
- Qui sont les différents utilisateurs du SI Achats ?
- Acheteurs
- Acheteurs valideurs
- Fournisseurs
- Quels sont les enjeux des utilisateurs finaux en matière de formation aux logiciels ?
- Accessibilité en temps réel
- Simplicité de l’accompagnement
- Personnalisation des contenus
- Quels sont les objectifs de la formation au SI Achats ?
- Maîtrise de l’outil
- Respect des processus Achats
- Engagement des utilisateurs
Avis d’expert (client ?)
“Le SI Achats est un outil dans lequel les utilisateurs ne vont pas souvent, dans certains cas, donc ils doivent vite trouver leurs marques. Aujourd’hui on sait que l’on a un taux de consultation qui est 5 à 10 fois plus important quand on est directement dans l’outil.”
Pierre Leroux, CEO de Lemon Learning
Pour aller plus loin : la formation utilisateur intégrée au SI Achat
Dispenser une formation personnalisée et directement intégrée à l’outil Achats :
Voilà à quoi ressemble la formation au SI Achats 3.0. Le principe ? Depuis leur outil Achats, les utilisateurs ont accès à une bibliothèque de contenus de formation personnalisée en temps réel. Qu’ils soient en présentiel ou en distanciel, les utilisateurs apprennent à utiliser leur outil par la pratique (création de contacts fournisseurs, gestion des appels d’offre, réalisation de commandes, etc.) : c’est ce que l’on appelle le Learning By Doing. Le vrai plus ? Ces modules de formation sont aussi faciles et rapides à concevoir qu’ils le sont à les suivre et à les monitorer.
Ce que vous avez à gagner :
- Une formation pratique dispensée en temps réel
- Une formation rapide et facile à retenir
- Moins de frustrations liées au SI Achat
- Une meilleure adoption du SI Achat
- Une meilleure prise en main de l’outil achat
- Une diminution des coûts de formation et de support
- Un meilleur respect des processus métiers
Cas d’usage : Accompagnement de la prise en main d’un SI Achats par les utilisateurs d’un acteur majeur de la transition énergétique
Spécialiste de la transformation énergétique, la filiale d’un leader de l’électricité en Europe souhaite accompagner la prise en main de son outil Achats par ses 10 000 utilisateurs.
Pour ce faire, la filiale a déjà mis en place des guides PDF et des vidéos. Elle fait appel à Lemon Learning pour digitaliser une partie de son accompagnement utilisateur.
La méthode Lemon Learning : une formation personnalisée et directement intégrée au SI Achats
Lemon Learning accompagne la filiale dans la formation au SI Achats pour en améliorer la prise en main par les utilisateurs finaux.
Conception pédagogique différenciée
Les équipes Lemon Learning conçoivent des contenus pédagogiques sur-mesure pour les deux populations d’utilisateurs du SI Achats. Les contenus sont conçus pour des usages sur PC (collaborateurs sédentaires) et sur mobile (utilisateurs mobiles).
Intégration de la formation digitalisée au SI Achats
La formation est intégrée au SI Achats grâce à la solution Lemon Learning qui permet aux utilisateurs d’avoir accès à des guides interactifs à la demande en temps réel.
Aujourd’hui, ce sont 10 000 utilisateurs qui sont accompagnés dans 15 pays. Pour répondre à ses enjeux d’accompagnement, l’entreprise forme maintenant ses utilisateurs en Blended Learning : une formation mixte qui comprend à la fois une documentation papier et une documentation digitale.
