Un logiciel CRM aide les entreprises à mieux interagir avec leur client et à booster leur rentabilité. Pour assurer la bonne gestion des processus de votre structure, il est important que le CRM soit adapté aux besoins des utilisateurs avec une interface à jour. Une refonte CRM est parfois nécessaire pour se mettre à jour. Avec Lemon Learning, découvrez comment bien réussir la transition vers un nouveau logiciel de relation client.
L’évaluation et la planification du projet
À la question qu’est-ce qu’un CRM, il faut savoir qu’un CRM est avant tout un outil de gestion de l’ensemble des données des clients d’une entreprise. Il permet d’améliorer le service client à travers la centralisation des données, la personnalisation des campagnes ou encore l’automatisation des tâches redondantes. Cependant, pour optimiser les performances en entreprise, un changement de logiciel CRM est parfois nécessaire. Cette transition nécessite une bonne planification. Il s’agit principalement d’identifier les besoins de l’entreprise en prenant en compte les limites du logiciel CRM existant.
Pour la refonte CRM, il faudra établir des objectifs clairs. L’intégration du nouveau logiciel CRM doit répondre à des enjeux précis concernant l’entreprise et le secteur d’activité. Il faut procéder à une analyse minutieuse des processus actuels de gestion de la relation client de l’entreprise afin de mieux comprendre la cible et les objectifs à atteindre. L’évaluation des besoins vous donne une idée de l’attente de vos clients.
Évaluez les dépenses et les coûts liés à la mise en œuvre de votre projet pour avoir une idée de l’investissement que représente la transition. Vous pourrez ainsi allouer au projet les ressources techniques, financières et humaines nécessaires à la refonte.
Le choix du logiciel et la migration vers un nouveau CRM
Le choix et la migration du nouveau CRM sont également des étapes de la refonte CRM.
Le choix du logiciel CRM
Pour la mise en place CRM, il faut s’assurer que le nouveau logiciel choisi propose de meilleures performances par rapport à l’ancien. L’outil doit également être adapté aux besoins de l’entreprise. Évaluez les différentes options des systèmes CRM proposés sur le marché. Comparez les offres et choisissez un éditeur de confiance. Pour être mieux orienté, n’hésitez pas à consulter les avis des internautes en ce qui concerne la qualité des services. Pour choisir votre outil CRM, prenez en compte les critères tels que la flexibilité, les fonctionnalités proposées, l’ergonomie de l’interface, etc.
La migration des données
Une fois qu’un logiciel a été choisi, la prochaine étape est le transfert ou la migration des données de l’ancien système vers le nouveau logiciel. Cette migration permettra de rendre l’information accessible à toutes les équipes de l’entreprise. Avant le transfert des données, prenez le temps d’évaluer leur pertinence. La migration doit se faire suivant un processus bien défini. S’il s’agit d’un transfert vers le cloud, assurez d’avoir une connexion à haut débit et choisissez une bonne plateforme.
La formation des utilisateurs
L’installation d’un nouveau système CRM implique un temps de formation des équipes afin de les aider à mieux appréhender le nouvel outil. En effet, l’un des défis dans la refonte CRM est la difficulté des utilisateurs à se familiariser avec les nouveaux systèmes qui sont généralement très différents des anciens avec des mises à jour et de nouvelles fonctionnalités. Il est important de mettre en place des stratégies pour former les utilisateurs et les encourager dans l’adoption de ce nouveau système.
Prévoyez pour cela des temps de formations des employés au cours desquels ils apprennent à utiliser le nouvel outil CRM. Assurez-vous que les utilisateurs ont suffisamment de temps pour se familiariser avec le logiciel et répondez à leurs différentes préoccupations. Vous devrez peut-être faire des formations individuelles pour les employés ayant des difficultés à maîtriser l’outil.
Le suivi et les ajustements de l’outil
Le suivi des performances permet de savoir si votre système CRM répond aux objectifs fixés. Il s’agit de collecter des informations actualisées sur la manière dont fonctionne le CRM pour votre entreprise. Vous pourrez ainsi identifier les points clés à améliorer. Pour évaluer les performances de l’outil, vous pouvez suivre plusieurs indicateurs clés de performance, à savoir :
- le temps de fonctionnement du système,
- le taux d’adoption par les utilisateurs,
- les erreurs de saisie des données,
- les niveaux d’engagement des clients.
Le suivi des performances est essentiel, car il permet d’optimiser le système de CRM et de tirer un meilleur parti de ses outils et fonctionnalités.
Conclusion
La refonte d’un CRM est importante pour une meilleure gestion de la relation client et pour optimiser la rentabilité en entreprise. Cette refonte passe en premier lieu par une évaluation et une planification du projet. Il faudra ensuite choisir un nouveau CRM et entamer la migration des données. Un temps de formation doit être mis à disposition pour amener les employés à se familiariser avec l’outil. Enfin, le suivi des performances permettra d’identifier les points à améliorer pour optimiser les performances du système CRM. Pour le choix de votre logiciel CRM, vous pouvez choisir parmi les 20 CRM incontournables la solution qui vous aide à développer au mieux votre activité.
