L’ERP (Enterprise Resource Planning) assure l’optimisation des processus commerciaux et opérationnels des entreprises, notamment avec un CRM. Il est indispensable pour toute société qui souhaite mieux piloter ses activités. La gestion des processus de votre entreprise avec un logiciel ERP vieillissant n’est pas toujours une bonne idée. Même avec une solution performante et robuste, vous devez faire face au changement. La mise en place d’un nouveau logiciel de gestion ERP s’avère donc être un choix judicieux. La réussite de ce projet nécessite cependant une bonne organisation et une méthodologie précise. Comment faut-il s’y prendre ? Découvrez dans ce guide tout ce qu’il faut savoir pour réussir la refonte d’un logiciel ERP.
Évaluation des besoins et des lacunes de l’ERP existant
Pour une transition réussie, vous devez prendre le temps d’étudier votre projet ERP en détail. Concrètement, il s’agit de déterminer les besoins de l’entreprise tout en considérant les limites du logiciel ERP existant. Une analyse approfondie des processus métier actuels de l’entreprise est donc requise. Cet examen vous aide à mieux comprendre les objectifs de votre entreprise, votre public cible et les attentes de vos clients. Cela vous aidera à réaliser une étude pointue des flux de travail et des exigences fonctionnelles de votre organisation.
Vous devez par la suite identifier les inefficacités et les problèmes que présente le logiciel ERP actuel. N’hésitez pas à collecter les retours d’expérience des utilisateurs clés (DSI, intégrateur ERP, Gestionnaire de projets…) de l’outil. Demandez leurs avis afin de comprendre leurs besoins et leurs frustrations. À l’issue de cette étape, vous pourrez facilement déterminer les fonctionnalités inadaptées ou manquantes dans l’ERP existant.
Planification de la refonte de l’ERP
La refonte de votre ERP doit prendre en compte tous les aspects de votre entreprise. Cela nécessite une bonne planification du projet.
Définissez les objectifs et les indicateurs de succès
L’ERP permet d’optimiser les données et l’ensemble du système d’information d’une entreprise. L’intégration de ce logiciel doit donc répondre à des enjeux précis de votre entreprise ou de votre secteur. Il convient alors d’établir des objectifs clairs pour la refonte de l’ERP. Vous devez par la même occasion définir les indicateurs de succès mesurables qui vous offriront la possibilité d’évaluer l’efficacité de la refonte.
Optez pour un système ERP adapté
Le choix d’un système ERP pour votre entreprise ne doit pas être pris à la légère. Il faut s’assurer que le nouveau logiciel propose une meilleure performance. Pour ce faire, évaluez les différentes options de systèmes ERP disponibles sur le marché.
Faites le tour des fournisseurs et fiez-vous à un éditeur de confiance. Vous pouvez consulter les avis des internautes sur la qualité des services de ce dernier pour être mieux situé. N’hésitez pas à comparer les fonctionnalités, la flexibilité et la convivialité des solutions ERP qui vous sont proposées.
Organisez vos ressources et les délais
La refonte d’un ERP représente un investissement important. Vous devez évaluer les coûts et les dépenses liés à la mise en œuvre de votre projet. Cela vous aidera à allouer les ressources humaines, financières et techniques nécessaires pour la refonte.
Une fois cette étape franchie, vous devez vous organiser pour que la transition se déroule sans accrocs. Établissez alors un calendrier réaliste en considérant les contraintes et les dépendances de votre entreprise.
Mise en œuvre et gestion du changement
Après avoir choisi votre nouveau logiciel et défini un plan d’organisation efficace, vous pouvez déployer progressivement l’ERP. Cette entreprise se réalise en suivant différentes étapes.
Migration des données
Le transfert des données du système précédent vers le nouveau logiciel est une étape indispensable dans la réussite de votre transition. Grâce à cette migration, l’information sera accessible à tous les départements de l’entreprise. Évaluez alors la qualité et la pertinence des données existantes. Planifiez ensuite leur transfert.
Effectuez enfin la migration des données vers le nouveau système ERP en suivant un processus bien précis. Dans le cadre d’un transfert vers le cloud, il faut choisir une bonne plateforme et surtout disposer d’une connexion internet à haut débit.
Formation des utilisateurs
Le changement s’applique à toutes les parties prenantes de votre entreprise. Pour aider les membres du groupe à s’adapter à la transformation, vous devez investir dans leur formation. Élaborez alors un programme d’apprentissage pour les utilisateurs clés de l’ERP. Proposez à ces derniers un accompagnement personnalisé pour faciliter leur adaptation au nouveau système ERP.
Test, déploiement et suivi
Effectuez les tests nécessaires pour vous assurer de l’efficacité et de la stabilité du nouvel ERP. En fonction des résultats, vous pouvez déployer progressivement le logiciel. Après la refonte, un suivi régulier des performances de l’ERP doit être réalisé pour faire évoluer la transformation.
La refonte d’un ERP passe par la prise en compte des besoins de l’entreprise. La réalisation de ce projet exige une planification minutieuse et une capacité de gestion du changement remarquable. Sa réussite améliore la productivité de votre entreprise, facilite la prise de décision et contribue à l’optimisation de ses processus métiers. Vous gagnerez donc à vous investir dans ce projet de transition.
