Découvrez l'importance de la digitalisation des processus RH de l'entreprise et les étapes à suivre pour y parvenir.
Depuis quelques années, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter les nouvelles solutions numériques. Cette digitalisation de différents processus présente un défi pour le service RH qui voit les besoins des employés évoluer au fil des années. Afin de répondre à ces besoins, les gestionnaires RH doivent également se moderniser et adopter de nouveaux outils pour automatiser certains process. Cela leur permet de rester compétitifs et de mieux remplir leur rôle. Ce projet de digitalisation se réalise en plusieurs étapes. Découvrez l’importance de la digitalisation des processus RH de l’entreprise et les étapes à suivre pour y parvenir.
La transformation digitale des ressources humaines, ou « Digital RH », fait référence à l’adoption et à l’intégration des nouvelles technologies dans le processus de gestion des ressources humaines. Tous les process relatifs à la fonction RH sont concernés :
Le projet se base sur l’utilisation du potentiel de développement qu’offrent les différentes solutions numériques disponibles sur le marché actuellement et celles qui sont à venir.
Les enjeux liés à l’intégration d’un outil digital SIRH dans les fonctions RH sont nombreux. Depuis quelques années, les DRH sont confrontés à un changement des besoins des salariés en raison de l’apparition de nouvelles technologies, de l’évolution des règlementations et des modifications de certaines démarches administratives. Ces évolutions rendent leur travail encore plus complexe et délicat. Pour répondre à ce changement, il est indispensable d’automatiser les processus les plus sollicités qui nécessitent peu de personnalisation. De cette manière, les DRH pourront se concentrer davantage sur les tâches les plus stratégiques ayant une forte valeur ajoutée et demandant davantage de concentration.
La première étape d’un projet de digitalisation des processus de la fonction RH est le diagnostic qui fait le point des forces et des faiblesses de l’entreprise sur le plan digital. Le diagnostic doit vous situer sur une échelle de 1 à 10 par rapport à votre niveau de digitalisation RH.
Il est essentiel de cartographier et d’évaluer complètement l’état actuel des processus et des outils RH. À la fin de l’analyse, l’entreprise doit être en mesure de connaître quels aspects de la gestion des ressources humaines doivent bénéficier prioritairement de la numérisation. Cela peut nécessiter de solliciter les commentaires des parties prenantes (employés, DRH) pour comprendre leurs préoccupations, les défis auxquels ils sont confrontés et leurs points de vue sur les améliorations possibles.
Vous pouvez avoir recours à des auditeurs internes ou contacter des experts comme ceux de Lemon Learning pour établir le diagnostic initial. Ces derniers dresseront une première liste des processus de la fonction RH qui ont déjà fait l’objet d’une transformation partielle. Une seconde liste contiendra ceux qui peuvent être améliorés par les nouvelles technologies.
Le diagnostic complet réalisé permettra notamment de définir une vision et des objectifs clairs. Cette étape est importante pour guider l’ensemble du projet de transformation numérique RH.
Avoir une vision à long terme est nécessaire pour poser les bases sur lesquelles reposera toute la transformation RH de l’entreprise. Vous pourrez aligner les efforts sur un but clair. La vision à long terme de votre projet servira à :
Au final, cela vous empêchera de vous disperser ou de mener, sans le savoir, des actions contradictoires.
La définition d’une vision à long terme vous permettra aussi de fixer des objectifs clairs concrets. Ces derniers serviront de repère pour mesurer l’évolution du projet et évaluer l’efficacité des outils SIRH employés.
Les objectifs doivent être clairs et compréhensibles par toutes les parties impliquées. En plus d’être clair, chaque objectif doit avoir une échéance pour motiver et activer les personnes concernées. Vous pouvez par exemple vous fixer comme objectif de réduire de 30 % le délai de recrutement des talents dans les 12 prochains mois en ayant recours à des outils numériques efficaces.
La transformation numérique du service RH suppose que vous devez avoir recours à des outils digitaux ou des logiciels. C’est l’une des étapes les plus importantes, car le choix d’outils SIRH adéquats vous permettra d’atteindre vos objectifs dans les meilleurs délais.
Le marché des logiciels et solutions technologiques s’est fortement développé et diversifié ces dernières années. Même si vous avez besoin d’un logiciel SIRH tout-en-un pour digitaliser entièrement votre fonction RH, le choix est relativement vaste. La meilleure chose à faire est donc d’évaluer les différentes options de manière approfondie en fonction de vos besoins spécifiques. Quelques critères peuvent vous guider dans votre choix :
Tenir compte de tous ces critères demandera un véritable travail de la part de la direction et des professionnels RH de l’entreprise. Le fait de trouver un outil efficace facilite les métiers des ressources humaines et fait gagner beaucoup de temps.
L’humain est au centre de tout projet de transformation numérique RH. La mise en place de nouvelles technologies digitales au sein de la direction des ressources humaines exige nécessairement un effort conséquent. Elle garantit une bonne adoption et une utilisation efficace des outils pour un développement pérenne. Les métiers impliqués sont en effet obligés d’adopter de nouveaux réflexes.
La montée en compétences des employés est un pilier fondamental de la digitalisation. En absence d’une formation efficace de chaque collaborateur, vous pourriez être confronté à de sérieux problèmes de résistance à la conduite du changement. Les membres de l’équipe RH doivent être bien formés pour savoir utiliser les solutions mises à leur disposition, tout comme les autres employés qui ont besoin de formations sur mesure. Cela suppose que vous devrez peut-être mettre en place plusieurs programmes de formation (sur place ou à distance) adaptés à chacune des parties prenantes du projet de changement.
Le suivi de la digitalisation du service RH est incontournable. Elle permet de s’assurer du fait que la transformation se déroule correctement et s’aligne avec les objectifs définis afin de conduire à l’obtention de résultats intéressants.
La mesure de la performance des politiques de transformation digitale offre la possibilité de collecter les informations nécessaires pour l’évaluation de l’efficacité des outils adoptés. La Direction peut se servir des indicateurs de performance (KPI) pour suivre les progrès effectués. Intéressez-vous à certaines données spécifiques afin de voir s’il y a eu effectivement des améliorations :
L’analyse des données permet de faire des ajustements en cas de besoin. Si certains objectifs n’ont pas été atteints dans les délais prévus, vous pourrez alors prendre des mesures pour régler tout problème détecté. Il est important d’itérer ce processus d’analyse et d’ajustement pour ancrer le changement dans l’entreprise.
La transformation digitale RH s’inscrit dans une démarche globale de digitalisation de l’entreprise. Cette étape importante de la vie de chaque organisation nécessite certains changements majeurs. Pour que la transformation digitale soit durable, chaque collaborateur doit nécessairement adhérer à la démarche. Vos équipes doivent coopérer, accepter le changement et s’impliquer activement dans la réussite du projet de transformation digitale RH.
L’un des éléments qui peut vous aider dans le management du changement est la communication. Pour favoriser l’adhésion des collaborateurs et les motiver, vous devez clairement leur exposer les avantages de la transition vers des process digitalisés. Une bonne communication et une formation de qualité permettront d’atteindre les objectifs fixés. En outre, n’hésitez pas à demander des feedbacks et à encourager vos collaborateurs à proposer des idées d’amélioration pour enrichir la culture du changement au sein de votre société.
On peut conclure que la transformation digitale des services des ressources humaines est devenue un impératif dans la vie de toutes les entreprises qui cherchent à prospérer dans un environnement en constante évolution. Elle offre la possibilité d’automatiser des tâches importantes, de gagner du temps en gérant plus facilement les demandes et d’augmenter la satisfaction des employés. Pour réussir la transformation digitale RH, il est recommandé de suivre toutes les étapes abordées dans cet article et de se faire accompagner par des experts. Cela vous permettra d’ancrer le changement dans votre entreprise et d’assurer l’efficacité de vos processus RH sur le long terme.
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