Guida interattiva: definizione, come funziona e perché è utile in azienda

Una guida interattiva è un contenuto pedagogico digitale che accompagna passo dopo passo un utente nella presa in mano di uno strumento digitale. Si integra come livello sovrapposto su un software e guida le azioni dell'utente con l'obiettivo di eseguire un'attività o ottenere un'informazione. Lasciandosi guidare, l'utente comprende con l'uso il funzionamento del proprio strumento.

Come funziona una guida interattiva?

Una guida interattiva si integra direttamente nei software SaaS come CRM, HRIS, ERP o software interni alle aziende. Questo livello sovrapposto si innesta tramite estensione o modifica del codice dello strumento.

Ciò che raggiunge gli utenti finali e ciò che riguarda gli editor si trovano su due piattaforme separate. L'accesso all'editor consente di creare, personalizzare e amministrare le guide interattive per gli utenti.

Come creare una guida interattiva efficace?

Una guida interattiva contiene funzionalità diverse in base allo strumento su cui si innesta, alle esigenze degli utenti finali e a quelle dell'azienda. Due criteri sono fondamentali durante la creazione:

1. Analizzare le richieste di supporto

Osservare le richieste di supporto più ricorrenti è un buon punto di partenza per determinare, in ordine di priorità, le guide da creare. Queste riguarderanno i processi aziendali su cui gli utenti finali incontrano maggiori difficoltà: utilizzo errato, errori di inserimento e simili.

Puoi approfondire questo aspetto nell'articolo dedicato a come misurare l'efficacia del supporto utente.

2. Conoscere il profilo degli utenti

Determinare chi sono gli utenti consente di adattare il contenuto al loro ruolo, paese, dipartimento o team. Gli utenti cercano informazioni diverse in base al contesto in cui operano. Personalizzare le guide in base a questi profili ne aumenta l'efficacia e la pertinenza.

Quali strumenti permettono di creare guide interattive?

Alcuni strumenti consentono di accedere facilmente a guide interattive. Alcune soluzioni le integrano direttamente, come Google, che le avvia automaticamente al rilascio di nuove funzionalità.

Le guide interattive fanno parte integrante delle piattaforme di adozione digitale. Con questo tipo di software è possibile integrare guide interattive all'interno degli strumenti aziendali e modificarle in modo semplice.

Differenza tra guida interattiva e formazione tradizionale

Contrariamente alla formazione tradizionale, le guide interattive accompagnano l'utente nella presa in mano degli strumenti digitali senza che debba uscire da questi ultimi.

La formazione tradizionale si è a lungo basata su moduli in presenza o su dispositivi formativi (video, LMS, manuali utente) da consultare al di fuori degli strumenti digitali. Nel contesto della formazione su software aziendali, le guide interattive risultano quindi più efficaci rispetto al supporto formativo tradizionale.

Guide interattive e Learning by doing

Le guide interattive si basano sulla metodologia del Learning by doing: imparare praticando.

Una guida interattiva accompagna l'utente su un software, laddove una formazione tradizionale resta nel teorico.

Prendiamo l'esempio della patente di guida. Il discente acquisisce conoscenze teoriche grazie al codice della strada, mentre le ore di guida consentono di unire teoria e pratica. Chi sceglie la guida accompagnata ottiene in media un tasso di successo più elevato all'esame rispetto a un percorso di apprendimento tradizionale: lo stesso principio si applica all'adozione dei software aziendali.

Quali sono i vantaggi di una guida interattiva?

Una guida interattiva presenta vantaggi concreti sia per l'utente che per l'azienda. Ecco i principali:

• Rende gli utenti autonomi nel lungo periodo (Learning by doing);
• Riduce le richieste di supporto;
• È semplice e intuitiva da usare;
• È disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Una guida interattiva migliora l'utilizzo degli strumenti digitali nel loro insieme e contribuisce a radicare l'adozione digitale all'interno dell'azienda.

Guide interattive: casi d'uso con Lemon Learning

Come l'utente attiva una guida interattiva?

Di fronte al proprio strumento, l'utente dispone di tre modalità principali per avviare una guida interattiva:

• Premendo sulla guida. Alcune guide interattive sono visibili sull'interfaccia dello strumento. L'utente può avviarle liberamente per accedere all'informazione cercata tramite un menu a discesa.
• I lanciatori rapidi. Si tratta di un tooltip posizionato in un punto specifico dello strumento, relativo a una funzionalità che richiede precisazioni. Premendo su di esso, l'utente avvia la guida.
• I lanciatori intelligenti. Anche questi sono tooltip, ma si avviano automaticamente senza che l'utente compia alcuna azione. È l'editor a decidere quando la guida viene attivata, ad esempio su una funzionalità che causa frequentemente problemi. L'utente può scegliere di seguire la guida o chiuderla.

Ogni modalità di avvio viene configurata dall'editor ed è facilmente personalizzabile in base alle esigenze degli utenti.

Come accompagna gli utenti la guida interattiva?

Una volta avviata, la guida interattiva conduce l'utente verso l'informazione cercata attraverso una sequenza di azioni:

• Le azioni richieste possono includere:
  • fare un clic;
  • attivare un cambio di pagina;
  • passare il cursore su un elemento;
  • posare il mouse su un elemento.
• Ogni azione completata innesca la fase successiva della guida.
• Le azioni si susseguono fino a quando l'utente raggiunge l'informazione cercata.

Lasciandosi guidare, l'utente memorizza il percorso verso l'informazione. Può avviare la guida tutte le volte che desidera, fino a quando non ne ha più bisogno: è il principio del Learning by doing applicato all'uso quotidiano dei software.

Esempi di guide interattive Lemon Learning

• Su Salesforce: "Creare un nuovo lead"
• Su Workday: "Aggiornare le opzioni di pagamento"
• Su Oracle: "Creare un nuovo prospect"
• Su Microsoft 365: "Caricare un file su OneDrive"