Una guía interactiva es un contenido pedagógico digital que acompaña paso a paso a un usuario en el manejo de una herramienta digital. Esta funcionalidad se integra como una capa superpuesta sobre un software y guía las acciones del usuario con el fin de ejecutar una tarea u obtener una información. Al dejarse guiar en un primer momento, el usuario comprende con el uso el funcionamiento de su herramienta.
¿Cómo funciona una guía interactiva?
Una guía interactiva se integra directamente en los programas SaaS como CRM, SIRH, ERM o también programas internos de las empresas. Este sistema de capa superpuesta se incorpora mediante una extensión o modificación del código de la herramienta.
Lo que llega a los usuarios finales y lo que concierne a los editores se encuentran en dos plataformas separadas. El acceso al editor permite crear, personalizar y administrar las guías interactivas para los usuarios.
¿Cómo crear una guía interactiva eficaz?
Una guía interactiva contiene diferentes funcionalidades en función de la herramienta sobre la que se incorpora, de las necesidades de los usuarios finales y de las de la empresa. Sin embargo, hay dos criterios que deben tenerse en cuenta al crear guías interactivas:
Observar las solicitudes de soporte más recurrentes es una buena manera de determinar con prioridad las guías interactivas que hay que crear para acompañar paso a paso a los usuarios. Estas se referirán entonces a los procesos de negocio en los que los usuarios finales tienen más dificultades (uso incorrecto, errores de introducción de datos, etc.).
- El perfil de los usuarios de las guías interactivas y sus necesidades.
Determinar quiénes son los usuarios permite adaptar el contenido en función del usuario y darle acceso al contenido que más le concierne. Los usuarios buscan diferentes informaciones en función de sus puestos, países, departamentos, equipos, etc.
¿Por qué apostar por una herramienta que simplifica la vida de los usuarios si no se basa en sus necesidades? Estos indicadores permiten adaptar y personalizar la creación de las guías tanto para los usuarios como para las empresas.
¿Qué herramientas permiten crear las guías interactivas?
Algunas herramientas permiten acceder fácilmente a guías interactivas.
Por ejemplo, algunas soluciones tienen guías interactivas integradas directamente, como Google, y se lanzan automáticamente para los usuarios cuando se implementa una nueva funcionalidad.
Las guías interactivas forman parte integrante de las plataformas de adopción digital. En su empresa, puede integrar guías interactivas y modificarlas fácilmente con este software.
¿Cuál es la diferencia entre una guía interactiva y una formación tradicional?
A diferencia de la formación tradicional, las guías interactivas permiten acompañar a un usuario en el manejo de sus herramientas digitales sin que tenga que salir de ellas.
Y con razón, la formación tradicional se ha basado durante mucho tiempo en la organización de módulos presenciales o en la implementación de dispositivos de formación (vídeos, LMS, manuales de usuario, etc.) que se consultan fuera de las herramientas digitales. En el contexto de la formación en herramientas digitales, el uso de guías interactivas resulta así más eficaz que un soporte de formación tradicional.
Las guías interactivas y el Learning by doing
Las guías interactivas se basan en la metodología del Learning by doing: aprender practicando.
Una guía interactiva acompaña a los usuarios en un programa, allí donde una formación tradicional deja al usuario en lo teórico.
Tomemos el ejemplo del carnet de conducir. El aprendiz adquiere conocimientos teóricos gracias al código de circulación y las horas de conducción permiten combinar la teoría con la práctica.
Algunos eligen también la conducción acompañada. Este método garantiza una tasa de éxito mayor en el carnet de conducir que un itinerario de aprendizaje tradicional.
¿Cuáles son los beneficios de una guía interactiva?
Una guía interactiva tiene varias ventajas, tanto para el usuario como para la empresa. Estos 4 ejemplos muestran el valor añadido principal de una guía interactiva:
- Hace que los usuarios sean autónomos a largo plazo (Learning by doing);
- Reduce las solicitudes de soporte;
- Simple e intuitivo;
- Disponible 24/7.
Una guía interactiva ofrece un mejor uso de las herramientas digitales en su conjunto y permite consolidar la adopción digital dentro de una empresa.
Guías interactivas: Casos de uso de Lemon Learning.
¿Cómo activa el usuario una guía interactiva?
Frente a su herramienta, el usuario tiene diferentes maneras de activar una guía interactiva y obtener una información. A continuación se presentan tres formas de iniciar una guía:
Algunas guías interactivas son visibles en la interfaz de las herramientas. El usuario puede iniciarla libremente para acceder a la información que busca gracias a un menú desplegable.
Esta función es una "información emergente" que se encuentra en un lugar determinado de una herramienta y hace referencia a una funcionalidad que requiere aclaraciones. Al pulsarla, el usuario inicia la guía.
- Los iniciadores inteligentes.
Esta función es también una "información emergente", pero se inicia automáticamente. El usuario no tiene que realizar ninguna acción, el editor decide cuándo se lanza la guía (especialmente en una funcionalidad que suele presentar problemas). El usuario tiene entonces la opción de continuar siguiendo la guía o cerrarla.
Las diferentes formas de activar una guía se crean en función del editor y son fácilmente personalizables. Cada forma de iniciar la guía es un medio para acompañar al usuario.
¿Cómo acompaña la guía interactiva a los usuarios?
Una vez iniciada la guía interactiva, el usuario puede comenzar a dejarse guiar en sus acciones. A continuación se explica cómo la guía interactiva acompaña al usuario hasta la información que busca:
- El tipo de acciones que la guía pide al usuario que realice:
- hacer un clic;
- activar un cambio de página;
- pasar el cursor por encima de un elemento;
- colocar el ratón sobre un elemento.
- Una acción desencadena otra. Cuando el usuario ha realizado una primera acción, activa otra etapa en la guía que le pide que realice una nueva acción.
- Las acciones se suceden hasta que el usuario llega a la información buscada.
Al dejarse guiar, el usuario ha aprendido el camino hacia la información. Puede iniciar la guía tantas veces como desee, hasta decidir que ya no la necesita (dicho de otro modo, volvemos a nuestro Learning by doing).
Aquí hay algunos ejemplos de guías interactivas de Lemon Learning:
- En Salesforce: "Crear un nuevo cliente potencial"
- En Workday: "Actualizar las opciones de pago"
- En Oracle: "Crear un nuevo prospecto"
- En Microsoft 365: "Subir un archivo a Onedrive"
