User Onboarding e Time to Value: come accelerare l'adozione del software

Strumenti di procurement, CRM, HRIS o ERP: nessun software sfugge al processo di user onboarding. Si tratta di una fase fondamentale nella gestione delle soluzioni digitali, con un ruolo centrale sulla retention degli utenti, sull'adozione del software e sulle prestazioni dei dipendenti.

La qualità dell'onboarding influenza direttamente il Time to Value: determina quanto rapidamente gli utenti percepiscono il valore aggiunto degli strumenti digitali e decidono di continuare a usarli nel tempo.

Di seguito, tre strategie concrete per condurre un user onboarding ottimale, ridurre il TTV e favorire un'adozione sostenibile del software.

Cos'è il Time to Value?

Definizione di Time to Value (TTV)

Il Time to Value (TTV) è il tempo necessario affinché un nuovo utente percepisca concretamente il valore di una soluzione o di un prodotto. Questo valore può emergere a breve o a lungo termine. Con un nuovo HRIS, per esempio, il valore a breve termine potrebbe essere la rapida creazione di note spese, mentre a lungo termine potrebbe essere l'automazione dei processi HR.

Ma qual è esattamente il legame tra il Time to Value e l'user onboarding? E come si collega all'adozione del software?

Qual è il legame tra Time to Value e user onboarding?

L'implementazione di un software comporta costi, sia economici che in termini di risorse umane. Tra questi rientrano:

• L'acquisto del software (licenze o abbonamenti Cloud).
• Il supporto al deployment attraverso personale dedicato (change management, formazione, supporto applicativo).

A questi si aggiungono i costi legati alle performance, tra cui:

• La scarsa autonomia digitale dei dipendenti, se non adeguatamente formati.
• L'abbandono del software, se gli utenti non sono coinvolti.

La domanda chiave diventa quindi: quanto tempo ci vuole perché i tuoi utenti siano operativi e autonomi sul software?

Un TTV più breve permette di ottimizzare questi costi, in particolare quelli legati alla performance. Vediamo come migliorare l'user onboarding passo dopo passo.

1. Accoglienza: fai sentire i nuovi utenti a loro agio

Non accoglieresti un nuovo dipendente senza salutarlo. Lo stesso principio vale per gli strumenti digitali: i nuovi utenti devono sentirsi accolti fin dal primo accesso. Usare un software per la prima volta è come iniziare un nuovo lavoro: richiede tempo per orientarsi, adattarsi ed essere pienamente operativi.

Comunica con i tuoi utenti direttamente dal software.
Ricordi il primo messaggio di benvenuto ricevuto su Slack o Trello? Anche i tuoi utenti apprezzano una comunicazione pertinente e coinvolgente fin da subito. Con Lemon Learning puoi inviare notifiche push e tooltip personalizzati sin dal primo utilizzo del software, rendendo l'esperienza positiva e riducendo il Time to Value fin dalle prime sessioni.

2. Contestualizza la formazione sul software

La formazione è essenziale per un user onboarding efficace e ha un impatto diretto sul Time to Value. Ma come renderla realmente utile? Vale la pena considerare quali sono i limiti della formazione software tradizionale per capire dove intervenire.

La pratica diretta è fondamentale.

La chiave per padroneggiare un software è l'uso diretto. Gli utenti devono utilizzare il software per imparare a gestirlo, ma non in modo casuale: la pratica è efficace solo se avviene nel contesto giusto.

Pensiamo a un artigiano alle prime armi: non impara il suo mestiere seduto a un tavolo o durante un viaggio. Ha bisogno di un contesto favorevole, con tutti gli strumenti necessari a portata di mano. Lo stesso vale per i nuovi utenti: non possono apprendere al di fuori del software stesso e senza una formazione contestuale disponibile nel momento del bisogno.

Investi in una formazione pratica e contestuale

Con Lemon Learning, gli utenti imparano facendo. Attraverso guide interattive disponibili in tempo reale, possono gestire il software in autonomia senza uscire dall'applicazione: per esempio, creare un'opportunità su Salesforce o gestire i segnalibri su Oracle.

I benefici concreti:

• Gli utenti vengono formati nel momento in cui ne hanno bisogno.
• L'esperienza utente migliora, così come il Time to Value.
• I ticket di assistenza diminuiscono, riducendo i costi di supporto.

3. Personalizza l'onboarding degli utenti

Hai mai notato quanto i profili di Netflix o Pinterest siano personalizzati? Lo stesso approccio si applica all'onboarding: gli utenti si aspettano contenuti su misura per il loro ruolo e le loro esigenze specifiche.

Il 74% dei potenziali clienti potrebbe passare a un concorrente se il processo di onboarding è troppo complicato. (Akita)

Personalizzazione semplificata

Con Lemon Learning, puoi personalizzare i contenuti di formazione in base al dipartimento, alla lingua o al ruolo dell'utente con pochi clic. Questo approccio migliora il Time to Value e riduce il tempo necessario per adattare i materiali formativi alle diverse tipologie di utente.

Lo user onboarding è una leva strategica per migliorare il Time to Value e promuovere l'adozione digitale. La combinazione di accoglienza efficace, formazione contestualizzata e personalizzazione è ciò che distingue un software davvero adottato da uno abbandonato dopo le prime settimane.

Tieni presente che l'onboarding non si esaurisce al lancio: ogni aggiornamento o nuova funzionalità richiede un nuovo ciclo di accompagnamento degli utenti. Pronto per il prossimo passo?