Formation ERP : ce que recherchent vos utilisateurs finaux

Avec la pandémie, les applications Saas sont plus répandues que jamais, dont les ERP. Le système des ERP gère et intègre de nombreuses activités commerciales quotidiennes dans un seul logiciel centralisé. 

Le défi pour les entreprises aujourd’hui ? Gérer leur transition vers la prochaine génération des ERP de la manière la plus harmonieuse possible. 

Pour cela, il est inconcevable de commencer autrement qu’en plaçant les utilisateurs au cœur d’un plan de formation du logiciel ERP efficace. Voici cinq étapes pour ce faire.

Identifier les utilisateurs

Un plan de formation efficace commence par déterminer qui sont vos utilisateurs. Vous pourrez par la suite établir le niveau de formation nécessaire pour les équipes et ce à quoi ils ont besoin d’accéder dans l’ERP. 

Certaines questions permettent d’identifier à qui s’adresse vos formations de logiciel ERP telles que :

• Combien y a-t-il d’utilisateurs globaux sur l’ERP ?
• Quels sont les différents rôles des utilisateurs ?
• Comment vont-ils utiliser l’ERP ?
• A quoi chaque utilisateur a-t-il accès dans l’ERP ?
• Les niveaux de compétence varient-ils ?
• Quel type de logiciel l’entreprise utilise-t-elle ?

Mener une conduite du changement réussie

Les ERP traditionnels sont souvent complexes avec des fonctionnalités difficiles à prendre en main, une accessibilité limitée et un besoin fréquent de maintenance interne.

Bien que la migration vers le cloud atténue la difficulté des fonctionnalités d’un ERP, les utilisateurs ont besoin d’une conduite du changement pour faciliter le processus.  

Pourquoi ? Il ne suffit pas de déployer un logiciel pour que le projet soit mené à bout, la conduite du changement est nécessaire pour aider les projets à grande échelle. 

Que recherchent donc les utilisateurs d’ERP ? Une structure et une orientation claire tout au long de la mise en place de l’ERP. Voici quelques étapes qui peuvent vous aider à mettre l’utilisateur au centre de cette structure :

• Etablir un plan de communication avant, pendant et après le déploiement 
• Anticiper tous les risques possibles auxquels l’utilisateur final est confronté.
• Déterminer et anticiper les ressources nécessaires pour les surmonter.
• Créer une formation personnalisée (nous en reparlerons plus par la suite) et adaptable pour une utilisation pérenne.
• Mesurer l’impact de votre formation logiciel ERP pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
• Fournir un soutien continu et adapté pour que les utilisateurs restent au fait de leur ERP.

L’objectif ultime pour les utilisateurs est de comprendre et maîtriser leur ERP. Les utilisateurs ne peuvent pas efficacement adopter un outil s’ils ne comprennent pas toutes ses fonctionnalités et ce qui peut leur apporter. Pourquoi ? 

S’ils ne comprennent pas le changement, les utilisateurs peuvent percevoir la transformation de l’ERP comme un risque, ce qui entraîne une résistance des employés au changement. 

Utiliser la conduite du changement pour justifier la transformation et l’automatisation de l’ERP permet d’accélérer les processus et de libérer du temps pour laisser place à des tâches plus importantes. 

Fournir une formation logiciel ERP basée sur les processus

Un ERP est un logiciel fait d’intégrations et de personnalisations complexes. Il n’existe pas deux systèmes ERP construits de la même manière. Les supports de formation généraux des fournisseurs sont alors utiles seulement jusqu’à un certain point. 

Les utilisateurs recherchent une formation efficace qui s’applique aux processus qu’ils utilisent au jour le jour. Ils recherchent des informations tels que : 

• Quels processus ont changé dans le nouvel ERP ? 
• Quels processus sont nouveaux ?
• Quelles nouvelles connaissances faut-il acquérir pour comprendre toutes les nouvelles fonctionnalités ?

Conseil de Lemon Learning : grâce aux plateformes d’adoption digitale, laissez derrière vous les formations génériques.

Créer une formation logiciel ERP personnalisée 

Baser une formation sur le processus de votre ERP et personnaliser cette même formation sont deux notions étroitement liées. De quoi parle-t-on concrètement ? Éliminer la formation générique permet de construire une formation basée sur les différentes populations et départements des utilisateurs.

Une formation personnalisée permet aux utilisateurs d’acquérir des compétences dans les processus dont ils ont besoin pour remplir leur tâches quotidiennes. Cela permet de former plus efficacement et accélère la valorisation de l’ERP car les utilisateurs ne perdent pas de temps à apprendre des fonctionnalités qu’ils n’utiliseront pas. 

Mettre en œuvre votre formation logiciel ERP avec une plateforme d’adoption digitale

Conseil de Lemon Learning : avec une plateforme d’adoption digitale, vous pouvez répondre à tous vos besoins de formation.

Suivez plusieurs projets à la fois et suivez les utilisateurs de la fabrication, de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, des ventes, du marketing, des RH et de tous les autres départements grâce à  l’ERP. 

Avec une plateforme d’adoption digitale, la formation au logiciel ERP ressemble à ceci :

• des flux de travail personnalisés (formation spécifique au rôle et au service),
• des flux de travail adaptables (formation basée sur les processus),
• des guides interactifs (bibliothèque de guides accessibles 24h/24 et 7j/7).

Le résultat ? Une solution ERP durable, grâce à une formation que vous pouvez suivre et optimiser en fonction des actions de vos utilisateurs finaux.