Implementazione HRIS: 6 fasi per riuscire nel tuo progetto

Volete implementare un HRIS ma non sapete da dove iniziare? Difficoltà nel trasferimento dei dati, utilizzo scorretto del software o resistenza al cambiamento: sono numerosi gli ostacoli che possono emergere durante l'implementazione di un HRIS in azienda. Allora come procedere concretamente?

Il deployment di un software HRIS è un progetto complesso perché riguarda potenzialmente la totalità dei collaboratori di un'organizzazione. Costo del deployment, eterogeneità delle competenze digitali o automazione dei processi HR: l'HRIS è al centro di numerose sfide. Niente panico: è assolutamente possibile raccogliere questa sfida. Lemon Learning vi spiega come riuscire nell'implementazione di un HRIS in 6 fasi.

1. Identificate i vostri bisogni

Perché volete implementare un HRIS? L'utilità di un software dipende sempre dal bisogno degli utenti finali. La prima fase dell'implementazione del vostro sistema informativo HR è quindi identificare le esigenze della vostra azienda e dei collaboratori. Da dove iniziare?

Ponete le domande giuste:

• Quali sono le ragioni che vi spingono a implementare un HRIS? (Ridurre i costi, automatizzare i processi HR, guadagnare tempo, ecc.)
• Qual è il bisogno principale di questo progetto? (Semplificare l'utilizzo del sistema, accelerarne l'adozione, proteggere i dati, ecc.)
• Chi sono i collaboratori coinvolti dal nuovo strumento? (Un dipartimento specifico, tutta l'azienda, ecc.)
• Qual è la sfida principale del deployment? (Distribuzione su larga scala, riduzione dei costi, formazione rapida, ecc.)
• Cosa renderà la soluzione sostenibile nel tempo? (Adozione dell'HRIS, supporto informatico, personalizzazione, ecc.)

Queste domande vi permettono di inquadrare il progetto e di facilitare l'adozione dell'HRIS da parte dei collaboratori.

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: collaborate

Implementare un HRIS è una buona cosa; farlo insieme ai collaboratori è ancora meglio. Il successo del deployment dipende intrinsecamente dal loro comportamento, a sua volta influenzato dal modo in cui li coinvolgerete nel progetto. Come fare?

• Create un team di progetto: composto da due o tre persone con profili complementari, questo team sarà responsabile del progetto dalla A alla Z, dall'elaborazione del capitolato d'oneri fino al deployment.
• Coinvolgete la Direzione: il sostegno e l'impegno della Direzione sono indispensabili. Comunicare con essa regolarmente mette tutte le probabilità dalla vostra parte.
• Coinvolgete gli utenti finali: includerli fin dall'inizio riduce le possibili resistenze future. Interrogateli sui loro bisogni e comunicate con loro regolarmente per essere il più vicino possibile alle loro aspettative.

2. Scegliete l'HRIS adeguato

Workday, Talentsoft, Sopra HR, Cornerstone: i sistemi HRIS disponibili sul mercato sono numerosi e di qualità. L'obiettivo, però, non è scegliere la soluzione più diffusa, bensì quella più adatta alla vostra realtà. Una volta identificati i bisogni, potete scegliere la soluzione adatta oppure valutare una versione su misura. Il primo passo è selezionare un modello tra i tre principali:

• Modello bottom-up: approccio ascendente e decentralizzato, in cui gli HRIS locali alimentano il core HR.
• Modello top-down: approccio discendente e centralizzato, in cui il core HR alimenta i sistemi locali.
• Modello misto: approccio ibrido che combina i due modelli precedenti in base ai processi.

Per scegliere il modello adeguato, partite dai vostri obiettivi. Desiderate una gestione centralizzata o preferite favorire la collaborazione? Verificate che i criteri di valutazione siano in linea con le vostre esigenze: budget, funzionalità disponibili, scalabilità dell'offerta, semplicità di integrazione e utilizzo. Non esitate a richiedere referenze ai fornitori e a consultare comparatori online per avere un quadro più chiaro.

3. Accompagnate il cambiamento per tutta la durata dell'implementazione

Nuovo strumento, nuove funzionalità, nuovi modi di lavorare: l'implementazione di un HRIS può rappresentare un cambiamento significativo nella quotidianità dei collaboratori. Accompagnarli verso questo nuovo modo di lavorare è fondamentale. La parola d'ordine è una sola: comunicare.

Comunicate prima del progetto, durante e dopo. Su cosa? Ecco alcune domande utili per guidare la comunicazione:

• Perché avete scelto di implementare un HRIS?
• Come avverrà l'implementazione (installazione, formazione, transizione)?
• Quali sono i vantaggi concreti per i collaboratori?

L'obiettivo è dare un senso al cambiamento. Comunicando con regolarità, si permette ai collaboratori di viverlo in modo più positivo, riducendo le resistenze che potrebbero mettere a rischio l'intero progetto.

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: costruite una cultura digitale

E se demistificassimo il digitale? Il cambiamento porta con sé una parte di ignoto che può generare timori. La vostra missione è rassicurare i collaboratori e mostrare loro che questo cambiamento sarà vantaggioso. Ma non è tutto: occorre anche prepararli ai cambiamenti futuri. Integrando la cultura del digitale nella cultura aziendale, ridurrete le resistenze e aiuterete i collaboratori a guardare all'innovazione con occhi nuovi.

4. Distribuite il vostro HRIS

È il momento di distribuire il vostro HRIS. Come sempre, è opportuno procedere passo dopo passo:

• Configurate il vostro HRIS. Questa prima fase consente di adattare il sistema ai vostri obiettivi e di rispondere alle problematiche esistenti.
• Testate il vostro HRIS. La fase di test è cruciale. Sentitevi liberi di ripeterla tutte le volte necessarie. Coinvolgere gruppi di test aiuta ad adattare lo strumento alle esigenze reali degli utenti.
• Distribuite il vostro HRIS. Una volta completati configurazione e test, potete procedere alla distribuzione e garantire il supporto applicativo per un'implementazione efficace.

Un elemento aggiuntivo può accelerare l'adozione dell'HRIS in questa fase: il supporto applicativo integrato.

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: optate per un supporto HRIS integrato

Grazie al supporto informatico integrato, incorporato direttamente nel vostro software, potete favorire l'adozione dell'HRIS. Il principio è semplice: il supporto applicativo è accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Le richieste di assistenza diminuiscono, così come i relativi costi, e ogni collaboratore può concentrarsi sui compiti più importanti. Grazie alla sua accessibilità, il supporto integrato permette agli utenti di guadagnare efficienza e autonomia.

5. Formate i vostri collaboratori all'HRIS

La formazione è una fase indispensabile per l'adozione di qualsiasi software. L'HRIS non fa eccezione: è un nuovo strumento che i collaboratori devono appropriarsi. Per formare efficacemente i vostri collaboratori al software HRIS, è importante essere allineati con le loro esigenze reali. Dite addio alle lunghe giornate di formazione, ai manuali densi e alle sessioni collettive generiche. Oggi i collaboratori cercano formazioni brevi, personalizzate e disponibili in tempo reale.

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: puntate sul Learning by Doing

Una formazione personalizzata, distribuibile su larga scala, breve e in tempo reale? È assolutamente possibile. Grazie al supporto applicativo integrato di Lemon Learning, potete formare i vostri collaboratori all'HRIS direttamente nel momento in cui ne hanno bisogno. Dal loro HRIS, i collaboratori imparano facendo (Learning by Doing) con l'aiuto di guide interattive integrate nello strumento. Che si tratti di effettuare una richiesta di ferie su Sopra HR o di consultare la pianificazione su Smart RH, non è necessario uscire dal software: le informazioni sono disponibili esattamente dove e quando servono. Il risultato è una presa in mano autonoma dell'HRIS, una migliore esperienza digitale e una maggiore adozione del sistema.

Come sottolinea Aurelien Veille, fondatore di Purchasing Partner: "Il go-live non è la fine del progetto, è l'inizio; ed è per questo che crediamo fortemente nella soluzione Lemon Learning."

6. Misurate il ROI dell'implementazione del vostro HRIS

Come ogni progetto, l'implementazione di un HRIS richiede di misurarne i risultati: stiamo parlando di ROI. La cosa più importante è definire indicatori pertinenti in base ai propri obiettivi. Ecco alcuni esempi utili:

• La performance amministrativa.
• Il costo del reclutamento.
• L'evoluzione degli effettivi.

Potete iniziare a monitorare questi indicatori già dalla distribuzione dell'HRIS. Ma come trarne il massimo vantaggio?

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: passate al Learning Analytics

Dati, dati e ancora dati: è il risultato naturale dell'implementazione di nuovi strumenti come l'HRIS. Grazie al Learning Analytics e alla funzionalità statistica di Lemon Learning, potete conoscere il percorso utente dei vostri collaboratori, i formati che preferiscono e gli errori più frequenti nell'uso del sistema. Scoprite il tasso di consultazione delle guide interattive, i contenuti più utilizzati e i punti di difficoltà ricorrenti. Con questi dati, disponete di una vera leva strategica per prendere decisioni informate e adattare la soluzione in funzione delle esigenze reali dei collaboratori.

L'implementazione dell'HRIS è un progetto articolato che merita preparazione e accompagnamento attento. Dall'identificazione delle esigenze alla misurazione del ROI, passando per la distribuzione e la formazione, conoscete ora tutte le fasi per riuscire nell'implementazione del vostro HRIS. Per approfondire, scoprite come Lemon Learning accompagna aziende e collaboratori su sistemi HRIS come Sopra HR, Workday o Smart RH. E se utilizzate un'altra soluzione, nessun problema: Lemon Learning è disponibile su qualsiasi strumento online, che provenga dal mercato o che si tratti di una soluzione interna.