Como implementar um SIRH com sucesso?

Deseja implementar um SIRH mas não sabe por onde começar? Dificuldades na transferência de dados, má utilização do software ou ainda resistência à mudança: são muitos os obstáculos que podem surgir aquando da implementação de um SIRH numa empresa. Então, como proceder concretamente? 

Se a implementação de um software SIRH é um verdadeiro desafio, é porque diz potencialmente respeito à totalidade dos colaboradores de uma empresa (falamos de uma implementação em grande escala?). Custo da implementação, heterogeneidade das competências digitais dos colaboradores ou ainda automatização dos processos de RH, o SIRH está no centro de muitos desafios das organizações. Mas sem pânico, se está a ler este artigo, é porque é perfeitamente possível superar este desafio. A Lemon Learning explica-lhe como realizar a implementação de um SIRH em 6 etapas. 

1. Identifique as suas necessidades

Por que razão deseja implementar um SIRH? Se tivesse sede e lhe trouxessem um computador portátil, acharia inútil, não é verdade? É perfeitamente normal: o computador portátil não responde de forma alguma a uma necessidade de beber. Por isso não tem qualquer interesse para si neste contexto. Em matéria de software, é a mesma coisa: a utilidade de um software depende das necessidades dos utilizadores finais. Esta é, portanto, a primeira etapa da implementação do seu sistema de informação de RH: identificar as necessidades da sua empresa e dos colaboradores. Mas por onde começar? 

Para identificar necessidades, nada melhor do que fazer as perguntas certas. Então quais são? 

• Quais são as razões que o levam a implementar um SIRH? (Reduzir custos, automatizar processos de RH para ganhar tempo, etc.)
• Qual é a necessidade principal no âmbito deste projeto? (Simplificar a utilização de um SIRH, acelerar a adoção do SIRH, proteger os dados, etc.)
• Quais são os colaboradores abrangidos por esta nova ferramenta? (100 colaboradores, 1000 colaboradores, 10 000 colaboradores, um departamento, toda a empresa, etc.)
• Qual é o maior desafio da implementação do SIRH? (Implementar em grande escala, reduzir custos, formar os colaboradores rapidamente na ferramenta, etc.)
• O que tornará a sua solução sustentável? (A adoção do SIRH, o suporte informático, a personalização, etc.)

Todas estas questões permitir-lhe-ão enquadrar o seu projeto e facilitar a adoção do seu SIRH pelos colaboradores. 

🍋 A dica Lemon Learning: colabore

Implementar um SIRH é bom, fazê-lo com os colaboradores é ainda melhor. A razão? O sucesso da implementação do seu SIRH depende intrinsecamente do comportamento dos colaboradores, o qual é influenciado pela forma como os vai envolver no projeto. Então como fazer para envolver os colaboradores adequadamente? 

• Criar uma equipa de projeto : a implantação de um SIRH é um projeto que requer uma equipa dedicada. Constituída por dois ou três colaboradores com perfis complementares, esta equipa será responsável pelo projeto de A a Z: desde a elaboração do caderno de encargos até à implementação, passando pelo acompanhamento da mudança. 
• Envolver a Direção : para maximizar as suas hipóteses de sucesso, o apoio e o empenho da Direção são indispensáveis. É, portanto, fundamental envolvê-la e comunicar com ela regularmente. 
• Envolver os utilizadores finais : se há pessoas que deve envolver, são eles. E com razão, envolver os seus utilizadores finais desde o início do projeto de implantação permite reduzir as possíveis resistências futuras. Para tal, questione-os sobre as suas necessidades e comunique regularmente com eles para estar o mais próximo possível das suas expectativas e favorecer a adoção do SIRH.

2. Escolha o SIRH adequado

Smart RH, Workday, Talentsoft, Sopra HR, ou ainda Cornerstone: não é a quantidade nem a qualidade que falta aos SIRH disponíveis no mercado. No entanto, o objetivo não é escolher a solução mais difundida ou mais popular, mas sim a mais adequada. Depois de ter identificado as necessidades e enquadrado o projeto, pode então escolher a solução adaptada à sua empresa (ou mesmo criar o seu SIRH à medida). Para isso, terá primeiro de escolher um SIRH entre uma das três categorias seguintes. 

• O modelo bottom-up : nesta abordagem ascendente, mais descentralizada, os SIRH locais alimentam o core RH. 
• O modelo top-down : nesta abordagem descendente, mais centralizada, o core RH alimenta os SIRH locais. 
• O modelo misto : esta abordagem híbrida permite combinar os modelos bottom-up e top-down consoante os processos. 

Para escolher o modelo adequado, baseie-se nos seus objetivos. Deseja ter uma gestão centralizada? Prefere privilegiar a colaboração? Certifique-se também de que os critérios são concordantes com as suas necessidades: orçamento, funcionalidades disponíveis, carácter evolutivo da oferta, simplicidade (integração, implementação, utilização). Por fim, não hesite em solicitar as referências de clientes das diferentes soluções e em utilizar comparadores em linha para ver com mais clareza. 

3. Acompanhe a mudança ao longo de toda a implementação do SIRH

Nova ferramenta, novas funcionalidades, novas formas de trabalhar: a implementação de um SIRH pode representar uma transformação profunda no quotidiano dos colaboradores. É, por isso, fundamental acompanhá-los nesta nova forma de trabalhar. Para isso, uma palavra de ordem: comunicar.

Comunicar antes do projeto, durante o projeto e após o projeto. Comunicar, sim, mas sobre o quê? Eis algumas questões que poderão ajudá-lo a acompanhar os seus colaboradores ao longo do projeto de implementação do SIRH. 

• Por que razão optou por implementar um SIRH na sua empresa?
• Como irá decorrer a implementação do SIRH (instalação, formação, transição para a ferramenta)?
• Quais são os benefícios da implementação do SIRH?

O objetivo destas questões é dar sentido aos seus colaboradores e à mudança que se avizinha. Ao comunicar regularmente com eles, permite-lhes ter uma melhor experiência da mudança e, consequentemente, reduzir as resistências que poderiam comprometer o projeto de implementação. 

🍋 A dica Lemon Learning: dê as boas-vindas à cultura digital

E se simplesmente desmistificássemos o digital? Não é novidade, a mudança implica uma parte de desconhecido que pode assustar. A sua missão é, portanto, tranquilizar os seus colaboradores e mostrar-lhes que esta mudança será benéfica. Mas não é tudo. É também necessário prepará-los para as mudanças que se avizinham. Porque se a transformação digital está em curso, está longe de ser um processo concluído. E é precisamente aí que entra a cultura de empresa. Ao integrar a cultura do digital e da mudança na sua cultura de empresa, reduzirá as possíveis resistências ao permitir que os seus colaboradores vejam o digital e a mudança com um novo olhar.  

4. Implemente o seu SIRH

Chegou o momento de implementar o seu SIRH! Uma vez mais, será necessário proceder passo a passo. Então, como fazê-lo concretamente? 

• Comece por configurar o seu SIRH. Esta primeira etapa da implementação permite-lhe adaptar o SIRH aos seus objetivos e responder às problemáticas existentes. 
• De seguida, teste o seu SIRH. A fase de testes é crucial para o que se segue, pelo que deverá sentir-se à vontade para testar tantas vezes quantas as necessárias, a fim de obter o resultado esperado. Para isso, é nomeadamente possível solicitar grupos de teste de forma a ajustar a ferramenta de acordo com as necessidades dos utilizadores. 
• Por fim, implemente o seu SIRH. Uma vez concluídas a configuração e os testes, pode implementar o seu SIRH e assegurar o suporte aplicacional de forma a garantir uma implementação eficaz. 

Mas não é tudo. Atualmente, um novo elemento pode também fazer parte da implementação para acelerar a adoção do SIRH: é o suporte aplicacional integrado. 

🍋 A dica Lemon Learning: opte por um suporte SIRH integrado

Graças ao suporte informático incorporado, diretamente integrado no seu software, pode favorecer a adoção do seu SIRH. O princípio? O suporte aplicacional incorporado está acessível 24h/24, 7 dias por semana. Resultado? Os pedidos de suporte diminuem, assim como os custos de suporte, e cada um pode concentrar-se nas suas tarefas mais importantes. Graças à sua acessibilidade, o suporte aplicacional incorporado permite aos utilizadores ganhar em eficiência ao serem mais autónomos. 

5. Forme os seus colaboradores no SIRH

A formação é uma etapa indispensável da adoção dos softwares. O SIRH não é exceção, é uma nova ferramenta que os colaboradores devem apropriar-se, nomeadamente através da formação. Para formar bem os seus colaboradores no software SIRH, é importante estar em consonância com as necessidades destes últimos. Diga adeus aos longos dias de formação, aos manuais densos ou ainda à formação coletiva. Hoje, os colaboradores querem formações curtas, personalizadas e sobretudo… em tempo real! 

🍋 A dica Lemon Learning: aposte no Learning by Doing

Uma formação personalizada, implementável em grande escala, curta e em tempo real? Isto sai de uma narrativa utópica? De modo algum, é totalmente possível! Graças ao suporte aplicacional incorporado da Lemon Learning, pode agora formar os seus colaboradores no SIRH em tempo real. O princípio? A partir do seu SIRH, os seus colaboradores aprendem fazendo (Learning by Doing) com a ajuda de guias interativos integrados na ferramenta. Seja para efetuar um pedido de férias no Sopra HR ou para consultar o seu planeamento teórico no Smart RH, já não é necessário sair do software, a informação está disponível quando os seus colaboradores precisam dela e no local exato onde se encontram (a prova em imagem abaixo). Resultado? Uma apropriação do SIRH em total autonomia, uma melhor experiência do digital e uma melhor adoção do SIRH!

6. Meça o ROI da implementação do seu SIRH

É hora das estatísticas! Como qualquer projeto, a implementação de um SIRH requer a medição dos seus resultados: como já compreendeu, falamos aqui de ROI. Então como escolher os indicadores certos? Tal como nas etapas anteriores, o mais importante é definir indicadores pertinentes de acordo com as suas necessidades. Aqui ficam exemplos de indicadores de desempenho que podem ser-lhe úteis. 

• O desempenho administrativo. 
• O custo do recrutamento. 
• A evolução dos efetivos. 

Pode determinar e acompanhar os seus indicadores desde a implementação do seu SIRH. Mas como tirar partido deles?

🍋 A dica Lemon Learning: avance para o Learning Analytics

Dados, dados e mais dados. Eis o resultado da implantação de novas ferramentas como o SIRH. Deseja conhecer o percurso do utilizador dos seus colaboradores, o formato que mais lhes convém, os erros mais frequentes no SIRH? Agora, é possível graças ao Learning Analytics e à funcionalidade estatística da Lemon Learning. Descubra a taxa de consulta dos seus guias interativos, os formatos mais consultados ou ainda os erros frequentes no SIRH. Com os dados recolhidos, dispõe de uma verdadeira alavanca estratégica para tomar decisões informadas e adaptar a sua solução em função dos avanços da sua empresa e das necessidades dos colaboradores. 

Como já compreendeu, a implementação do SIRH é um grande projeto que convém preparar e acompanhar com precaução. Desde a identificação das suas necessidades até à medição do ROI, passando pela implementação da solução, conhece agora todas as etapas para conseguir a instalação do seu SIRH. Para ir mais longe, descubra como a Lemon Learning acompanha as empresas e os colaboradores em SIRH como o Sopra HR, o Workday ou ainda o Smart RH (PS: se estiver noutra solução, também funciona, a Lemon Learning está disponível em qualquer ferramenta em linha, quer seja do mercado ou que se trate de uma solução interna!).