Come implementare un HRIS con successo?

Volete implementare un SIRH ma non sapete da dove iniziare? Difficoltà durante il trasferimento dei dati, utilizzo non corretto del software o resistenza al cambiamento: sono numerosi gli ostacoli che possono emergere durante l'implementazione di un SIRH in un'azienda. Allora come procedere concretamente? 

Se il deployment di un software SIRH è un vero e proprio cantiere, è perché riguarda potenzialmente la totalità dei collaboratori di un'azienda (avete detto deployment su larga scala?). Costo del deployment, eterogeneità delle competenze digitali dei collaboratori o ancora automazione dei processi HR, il SIRH è al centro di numerose sfide delle organizzazioni. Ma niente panico, se leggete questo articolo, è perché è assolutamente possibile raccogliere questa sfida. Lemon Learning vi spiega come riuscire nell'implementazione di un SIRH in 6 fasi. 

1. Identificate i vostri bisogni

Perché volete implementare un SIRH? Se aveste sete e vi portassero un computer portatile, lo trovereste inutile, vero? È del tutto normale: il portatile non risponde in alcun modo a un bisogno di bere. Non ha quindi alcun interesse per voi in questo contesto. In materia di software, è la stessa cosa: l'utilità di un software dipende dal bisogno degli utenti finali. Questa è quindi la prima fase dell'implementazione del vostro sistema informativo HR: identificare i bisogni della vostra azienda e dei collaboratori. Ma da dove iniziare? 

Per identificare i bisogni, niente di meglio che porsi le giuste domande. Quali sono allora? 

• Quali sono le ragioni che vi spingono a fare il deployment di un SIRH? (Ridurre i costi, automatizzare i processi HR per guadagnare tempo, ecc.)
• Qual è il bisogno principale nell'ambito di questo progetto? (Semplificare l'utilizzo di un SIRH, accelerare l'adozione del SIRH, proteggere i dati, ecc.)
• Chi sono i collaboratori interessati da questo nuovo strumento? (100 collaboratori, 1000 collaboratori, 10 000 collaboratori, un dipartimento, tutta l'azienda, ecc.)
• Qual è la sfida più grande del deployment del SIRH? (Fare il deployment su larga scala, ridurre i costi, formare rapidamente i collaboratori sullo strumento, ecc.)
• Cosa renderà la vostra soluzione sostenibile nel tempo? (L'adozione del SIRH, il supporto informatico, la personalizzazione, ecc.)

Tutte domande che vi permetteranno di inquadrare il vostro progetto e di facilitare l'adozione del vostro SIRH da parte dei collaboratori. 

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: collaborate

Implementare un SIRH è una buona cosa, farlo insieme ai collaboratori è ancora meglio. Il motivo? Il successo del deployment del vostro SIRH dipende intrinsecamente dal comportamento dei collaboratori, a sua volta influenzato dal modo in cui li coinvolgerete nel progetto. Come fare allora per coinvolgere i collaboratori in modo adeguato? 

• Creare un team di progetto: l'implementazione di un SIRH è un progetto che richiede un team dedicato. Composto da due o tre collaboratori con profili complementari, questo team sarà responsabile del progetto dalla A alla Z: dall'elaborazione del capitolato d'oneri fino al deployment, passando per l'accompagnamento al cambiamento. 
• Coinvolgere la Direzione: per mettere tutte le probabilità dalla vostra parte, il sostegno e l'impegno della Direzione sono indispensabili. È quindi fondamentale coinvolgerla e comunicare con essa regolarmente. 
• Coinvolgere gli utenti finali: se c'è una categoria di persone che dovete coinvolgere, sono proprio loro. E per una buona ragione: coinvolgere i vostri utenti finali fin dall'inizio del progetto di implementazione permette di ridurre le possibili resistenze future. Per farlo, interrogateli sui loro bisogni e comunicate regolarmente con loro per essere il più vicino possibile alle loro aspettative e favorire l'adozione del SIRH.

2. Scegliete il SIRH adeguato

Smart RH, Workday, Talentsoft, Sopra HR, o ancora Cornerstone: non mancano né la quantità né la qualità dei SIRH disponibili sul mercato. Tuttavia, l'obiettivo non è scegliere la soluzione più diffusa o più popolare, bensì quella più adatta. Una volta identificati i bisogni e inquadrato il progetto, potete quindi scegliere la soluzione adatta alla vostra azienda (o anche creare il vostro SIRH su misura). Per farlo, dovrete prima scegliere un SIRH tra una delle tre categorie seguenti. 

• Il modello bottom-up : in questo approccio ascendente piuttosto decentralizzato, i SIRH locali alimentano il core HR. 
• Il modello top-down : in questo approccio discendente piuttosto centralizzato, il core HR alimenta i SIRH locali. 
• Il modello misto : questo approccio ibrido consente di combinare i modelli bottom-up e top-down a seconda dei processi. 

Per scegliere il modello adeguato, basersi sui propri obiettivi. Si desidera una gestione centralizzata? Si preferisce favorire la collaborazione? Assicurarsi inoltre di avere criteri in linea con le proprie esigenze: budget, funzionalità disponibili, scalabilità dell'offerta, semplicità (integrazione, distribuzione, utilizzo). Infine, non esitare a richiedere i riferimenti dei clienti delle diverse soluzioni e a utilizzare comparatori online per avere un quadro più chiaro. 

3. Accompagnate il cambiamento per tutta la durata dell'implementazione del SIRH

Nuovo strumento, nuove funzionalità, nuovi modi di lavorare: l'implementazione di un SIRH può rappresentare uno stravolgimento nella quotidianità dei collaboratori. È quindi fondamentale accompagnarli verso questo nuovo modo di lavorare. Per farlo, una parola d'ordine: comunicare.

Comunicare prima del progetto, durante il progetto e dopo il progetto. Comunicare, sì, ma su cosa? Ecco alcune domande che possono aiutare ad accompagnare i collaboratori per tutta la durata del progetto di distribuzione del SIRH. 

• Perché avete scelto di distribuire un SIRH nella vostra azienda?
• Come avverrà l'implementazione del SIRH (installazione, formazione, transizione verso lo strumento)?
• Quali sono i vantaggi dell'implementazione del SIRH?

L'obiettivo di queste domande è dare un senso ai collaboratori e al cambiamento che verrà. Comunicando regolarmente con loro, si consente di vivere il cambiamento in modo più positivo e quindi di ridurre le resistenze che potrebbero mettere a rischio il progetto di distribuzione. 

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: dite benvenuto alla cultura digitale

E se semplicemente demistificassimo il digitale? Non è una novità: il cambiamento implica una parte di ignoto che può fare paura. La vostra missione è quindi rassicurare i collaboratori e mostrare loro che questo cambiamento sarà vantaggioso. Ma non è tutto. Bisogna anche prepararli ai cambiamenti che verranno. Perché se la trasformazione digitale è avviata, è ben lontana dall'essere un processo concluso. Ed è proprio qui che entra in gioco la cultura aziendale. Integrando la cultura del digitale e del cambiamento nella cultura aziendale, si ridurranno le possibili resistenze permettendo ai collaboratori di guardare al digitale e al cambiamento con occhi nuovi.  

4. Distribuite il vostro SIRH

È giunto il momento di distribuire il vostro SIRH! Come sempre, sarà necessario procedere passo dopo passo. Quindi come farlo concretamente? 

• Iniziate configurando il vostro SIRH. Questa prima fase della distribuzione consente di adattare il SIRH ai vostri obiettivi e di rispondere alle problematiche esistenti. 
• Successivamente, testate il vostro SIRH. La fase di test è cruciale per il seguito, quindi sentitevi liberi di testare tutte le volte necessarie per ottenere il risultato desiderato. A tal fine, è possibile coinvolgere gruppi di test per adattare lo strumento alle esigenze degli utenti. 
• Infine, distribuite il vostro SIRH. Una volta completati la configurazione e i test, potete distribuire il vostro SIRH e garantire il supporto applicativo per assicurare un'implementazione efficace. 

Ma non è tutto. D'ora in poi, un nuovo elemento può far parte della distribuzione per accelerare l'adozione del SIRH: il supporto applicativo integrato. 

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: optate per un supporto SIRH integrato

Grazie al supporto informatico integrato, direttamente incorporato nel vostro software, potete favorire l'adozione del vostro SIRH. Il principio? Il supporto applicativo integrato è accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Risultato? Le richieste di supporto diminuiscono, così come i costi di supporto, e ognuno può concentrarsi sui propri compiti più importanti. Grazie alla sua accessibilità, il supporto applicativo integrato permette agli utenti di guadagnare in efficienza essendo più autonomi. 

5. Formate i vostri collaboratori al SIRH

La formazione è una fase indispensabile dell'adozione dei software. Il SIRH non fa eccezione, è un nuovo strumento che i collaboratori devono appropriarsi, e ciò in particolare grazie alla formazione. Per formare bene i vostri collaboratori al software SIRH, è importante essere in linea con le loro esigenze. Dite addio alle lunghe giornate di formazione, ai manuali densi o alla formazione collettiva. Oggi i collaboratori vogliono formazioni brevi, personalizzate e soprattutto... in tempo reale! 

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: puntate sul Learning by Doing

Una formazione personalizzata, distribuibile su larga scala, breve e in tempo reale? Sembra uscita da un racconto utopico? Per niente, è assolutamente possibile! Grazie al supporto applicativo integrato di Lemon Learning, potete ora formare i vostri collaboratori al SIRH in tempo reale. Il principio? Dal loro SIRH, i vostri collaboratori imparano facendo (Learning by Doing) con l'aiuto di guide interattive integrate nello strumento. Che si tratti di effettuare una richiesta di ferie su Sopra HR o di consultare la pianificazione teorica su Smart RH, non è più necessario uscire dal software, le informazioni sono disponibili quando i vostri collaboratori ne hanno bisogno e nel posto esatto in cui si trovano (la prova in immagine qui sotto). Risultato? Una presa in mano del SIRH in piena autonomia, una migliore esperienza del digitale e una migliore adozione del SIRH!

6. Misurate il ROI dell'implementazione del vostro SIRH

È il momento delle statistiche! Come ogni progetto, l'implementazione di un SIRH richiede di misurarne le ricadute: avete capito, qui parliamo di ROI. Allora come scegliere i giusti indicatori? Proprio come le fasi precedenti, la cosa più importante è definire indicatori pertinenti in base alle vostre esigenze. Ecco alcuni esempi di indicatori di performance che possono esservi utili. 

• La performance amministrativa. 
• Il costo del reclutamento. 
• L'evoluzione degli effettivi. 

Potete determinare e monitorare i vostri indicatori fin dal momento della distribuzione del vostro SIRH. Ma come trarne vantaggio?

🍋 Il consiglio di Lemon Learning: passate al Learning Analytics

Dati, dati e ancora dati. Ecco il risultato dell'implementazione dei nuovi strumenti come il SIRH. Volete conoscere il percorso utente dei vostri collaboratori, il formato che si addice loro meglio, gli errori più frequenti sul SIRH? Ora è possibile grazie al Learning Analytics e alla funzionalità statistica di Lemon Learning. Scoprite il tasso di consultazione delle vostre guide interattive, i formati più consultati o ancora gli errori frequenti sul SIRH. Con i dati raccolti, disponete di una vera leva strategica per prendere decisioni informate e adattare la vostra soluzione in funzione dei progressi della vostra azienda e delle esigenze dei collaboratori. 

Avete capito, l'implementazione del SIRH è un grande cantiere che è opportuno preparare e accompagnare con cura. Dall'identificazione delle vostre esigenze alla misurazione del ROI, passando per la distribuzione della soluzione, conoscete ora tutte le fasi per riuscire nell'implementazione del vostro SIRH. Per approfondire, scoprite come Lemon Learning accompagna le aziende e i collaboratori su SIRH come Sopra HR, Workday o ancora Smart RH (PS: se siete su un'altra soluzione, funziona lo stesso, Lemon Learning è disponibile su qualsiasi strumento online, che provenga dal mercato o che si tratti di una soluzione interna!).